Årsregnskapet - styrets ansvar

Årsregnskapet:
Det er styret, i samarbeid med ledelsen, sitt ansvar å presentere årsregnskapet i overensstemmelse med lov og god regnskapsskikk, samt å sende årsregnskapet til Regnskapsregisteret i Brønnøysund. Før regnskapet kan sendes inn må det godkjennes i generalforsamling, og det er styret som er ansvarlig for innkallelsen. Årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning skal sendes til aksjonærene sammen med møteinnkallelsen. For at årsregnskapet skal bli godkjent, må det inneholde regnskap med noter, styrets årsberetning og revisjonsberetning. I tillegg må en del formelle forhold være i orden, som for eksempel riktige notehenvisninger, korrekt utfylling av forsiden til årsregnskapet og at samtlige styremedlemmer og daglig leder har undertegnet årsregnskapet. Innsending skal skje innen en måned etter godkjennelse av regnskap i generalforsamling, og senest 31. juli året etter regnskapsåret. Ved elektronisk innlevering er fristen en måned senere. Ved for sen innlevering vil det påløpe forsinkelsesgebyr per påbegynt uke frem til innlevering, og dette kan bli betydelige beløp avhengig av overskridelsesperioden.

Selv om avleggelsen av årsregnskapet er styrets ansvar, er det ofte daglig leder, i samarbeid med revisor og økonomiansvarlig, som utfører det praktiske arbeidet. Det er derfor å anbefale at styreleder gjennomgår regnskapet sammen med revisor for å kontrollere at det er sammenheng mellom tallene. Et godt samarbeid mellom styret og revisor er et godt utgangspunkt for et riktig årsregnskap, og viktigheten av å få frem så korrekt informasjon som mulig bør være av felles interesse. Alle selskap burde ha minimum ett møte med revisor i løpet av året, da dette vil bidra til bedre samarbeid og virke preventivt for konflikter. Møtet bør omhandle temaer som årsregnskapet, selskapets regnskapsmessige behandling gjennom året og interne rutiner.

Årsberetning:
Årsberetningen skal følge årsregnskapet og skal inneholde en rekke lovbestemte punkter. Dette gjelder blant annet arten av virksomheten, likestilling, arbeidsmiljø, samt utvikling i resultat og stilling. Samtlige styremedlemmer og daglig leder skal underskrive på årsberetningen. Denne skal dateres samme dag som styret behandler årsregnskapet og årsberetningen. Dersom det har vært utskiftninger i styret, er det styresammensetningen ved fastsettelsen av årsregnskapet som skal signere.

Formålet med årsberetningen er å gi brukeren av regnskapet en bedre forståelse av de underliggende forhold som har påvirket det avlagte regnskapet. Da årsberetningen er tilgjengelig i Brønnøysund kan den også utformes på en slik måte at den kan brukes i markedsføringsøyemed av selskapet. Årsberetningen skal også gi informasjon om grunnlaget for fortsatt drift av selskapet. En vurdering av forsvarlig egenkapital vil da være en viktig forutsetning.

Handleplikt ved tap av egenkapital:
Aksjeloven krever at selskapet til en hver tid skal ha en forsvarlig egenkapital. Det er styrets ansvar å omgående behandle saken dersom det antas at egenkapitalen er lavere enn det som er forsvarlig ut fra risikoen og omfanget ved virksomheten. Tilsvarende gjelder dersom egenkapitalen er mindre enn halvparten av aksjekapitalen. Dette betyr at et selskap kan ha en forsvarlig egenkapital selv om aksjekapitalen er tapt, eksempelvis når virkelig verdi på enkelteiendeler overstiger bokførte verdier. Dersom det antas at egenkapitalen er under forsvarlig nivå skal styret kalle inn til generalforsamling innen rimelig tid. Selskapets økonomiske stilling skal da opp til diskusjon og det skal foreslås tiltak som kan rette på forholdene. Kommer man da ikke opp med tiltak til forbedring, eller disse ikke lar seg gjennomføre, skal styret foreslå oppløsing av selskapet.

Årsregnskapet, styrets årsberetning og revisjonsberetningen er offentlig tilgjengelige dokumenter som skal bidra til å gi selskapet selv, myndigheter og øvrige brukere, innsyn i den økonomiske stillingen i selskapet. At dette gir et så korrekt bilde som mulig av reell situasjon er styrets ansvar. Et styremedlem kan bli erstatningspliktig dersom hun eller han påfører selskapet tap, enten med hensikt eller ved å opptre grovt uaktsomt. Det er derfor viktig å være seg bevisst det ansvaret man tar på seg når man signerer årsregnskapet og årsberetningen.

www.bdonoraudit.no
Tekst: Ida K. Skaar og Trond-Morten Lindberg

Årsregnskapet
- styrets ansvar
Årsregnskapet og selskapets årsberetning skal gi et så korrekt bilde som mulig av selskapets virksomhet. Ansvaret for dette ligger hos selskapet - og da spesielt hos styret. Ikke alle styremedlemmer er klar over omfanget av plikter og ansvarsområder styret har i forbindelse med årsavslutningen.