Bedre oversikt med PaperLess
onsdag den 29. april 2009, 22:58
PaperLess er størst i Norge på elektronisk bilagshåndtering, og selskapet opplever at stadig flere ser fordelene med å redusere papirflommen. Bedrekontroll og færre fakturaer på avveie er noen av fordelene med elektronisk bilagshåndtering.
Når man i tillegg sparer tid og ressurser er det kanskje ikke rart at etterspørselen vokser.
Hvem har ikke opplevd at fakturaer har rotet seg bort i papirbunken på skrivebordet, og hvor mye tid bruker man egentlig på å finne tilbake til gamle bilag? Med PaperLess kan brukerne enkelt søke og finne det de leter etter pårekordtid.
– Selskapet ble startet av en revisor som erfarte at han brukte unødvendig mye tid i arkivrommet, der han måtte kopiere de dokumentene han ville ha med seg tilbake til kontoret. Han opplevde at arbeidsflyten ble forstyrret og at han jobbet lite effektivt. Med den bakgrunnen utviklet han konseptet PaperLess som nå er integrert med de største regnskapssystemene i Norge, forteller produktsjef i PaperLess, Jan Tore Hanssen.
Bedre oversikt
De som bruker PaperLess reduserer papirbruken og opplever bedre kontroll på fakturaene. Innkomne fakturaer skannes og sendes med e-postvarsling for attestering og man unngår dermed faren for at fakturaer forsvinner. Etter attesteringen overføres fakturaen til regnskapssystemet. Løsningen erstatter faktisk det papirbaserte arkivet, og gjør jobben langt enklere for bedriftene som bruker systemet. Et skannet og registrert bilag er for eksempel langt enklere å finne igjen senere.
– Vi henvender oss stort sett mot regnskapsførere og bedrifter med egne regnskapsavdelinger, som stiller store krav til brukervennlighet og effektivitet. Erfaringene viser at de som har tatt i bruk en papirfri løsning ikke vil tilbake til permer og papirarkiv, påpeker Hanssen.
En annen fordel med PaperLess er at man kan bruke funksjonen Fakturatolk som automatisk henter ut viktige opplysninger. Fakturanummer, KID, beløp og leverandørnavn er blant opplysningene programmet finner. Slik automatiseres deler av bokføringen og man slipper blant annet å skrive inn lange KID-nummer, dette gjør jobben for regnskapsførerne langt enklere.
Økende etterspørsel
Siden oppstarten i 1997 har PaperLess utviklet seg til å bli størst i sitt segment, og selskapet tror på fortsatt vekst. Urolige tider kan faktisk være medvirkende til fremgangen.
– Vi merker at stadig flere selskaper ønsker mer effektive løsninger for å spare tid og penger, og ikke minst å ha bedre kostnadskontroll. Det er nok også en av årsakene til at vi merker vekst også i nedgangstider, forklarer Hanssen.
Trygge partnere
PaperLess er utviklet for å kunne kombineres med de mest populære regnskapsløsningene og fungerer blant annet sammen med regnskapssystemer fra Mamut ASA og DI-Business fra DI Systemer AS. Sistenevnte håndterer også brukerstøtte og salg for PaperLess. Samarbeidet fungerer svært bra og er et godt bevis på at løsningene fra PaperLess tilfredsstiller de strengeste krav. Nå tilbyr imidlertid selskapet produktene og tjenestene ved å selge direkte til kundene. Utviklingen skal imidlertid ikke erstatte samarbeidet med partnerne.
–Vi ønsker å skape bedre tilgjengelighet for nye kundegrupper og vil derfor øke innsatsen på både salg og support. Samtidig er vi svært fornøyde med våre partnere som i dag gjør en god jobb for de eksisterende kundene.
– Vi ser stadig på nye markeder og merker interessen fra brukere av mange forskjellige økonomisystemer. Det er derfor viktig at å kontakte PaperLess for å høre om vi har planer om integrasjon mot deres økonomisystem.
Om PaperLess:
• Løsninger for elektronisk bilagshåndtering• Gir bedre kontroll på fakturaene
• Etablert 1997
• Omlag 1500 installasjoner i Norge
• Samarbeider med DI Systemer og Mamut ASA i Norge
