Bli superstrukturert uten stress

Jobbvirkeligheten er for mange preget ikke bare av et overfylt og uoversiktlig skrivebord, men av møter som går i glemmeboken og tidsfrister som ikke blir overholdt. Ofte er valg av arbeidsoppgave mer bestemt av tilfeldigheter enn av en gjennomtenkt prioritering ut i fra konkrete mål og delmål og medarbeidere bruker ofte altfor mye tid på å lese og svare på mail eller lar viktige arbeidsoppgaver vente på bekostning av tilfeldige mailer eller forespørsler som popper opp der og da. En ustrukturert hverdag går ut over effektiviteten på jobben og skaper lite produktive medarbeidere.

Den svenske forfatteren og struktøren David Stiernholm hjelper mennesker og bedrifter til å bli mer effektive gjennom å skape bedre orden og struktur i hverdagen. En del av hans verktøy og metoder avsløres i boken “Bli superstrukturert på 31 dager” som kom ut på norsk i 2013. Orden og struktur er for ham viktig og gir et bedre liv.

-           Det finnes så mye jeg vil oppleve i livet, og god struktur gjør det mulig - med helsa i behold, skriver han i forordet.

Boken er lagt opp som et kurs eller et treningsprogram på 31 dager med en leksjon for hver dag med innlagte arbeidsoppgaver og øvelser. For hver øvelse skal en også gi seg selv en belønning.

Samle informasjon

Struktur består ifølge Stiernholm av tre områder som vi må lære å mestre. Det dreier seg om å organisere, fokusere og automatisere.  Her har de fleste et forbedringspotensiale.

Det første vi ifølge ham bør ta tak i er alle gule lapper og tilfeldige notater med arbeidsoppgaver som må gjøres og samle alle arbeidsoppgaver i en oversiktlig gjøremåls-liste, enten på et digitalt medium eller på papir.  Dette er det ifølge ham viktig å ta tak i.

-           Vi må holde styr på alt vi har å gjøre og samle det på ett sted, sier Stiernholm til Ledernytt.

Informasjon må lagres slik at vi lett finner den igjen. Det spiller ingen rolle om det skjer på papir eller på et digitalt medium. Når alle arbeidsoppgavene er samlet på ett sted og vi vet hvor vi finner dem, kan vi slappe av og konsentrere oss om det vi har å gjøre der og da. Stiernholm viser til Microsoft Outlook som har et oppgaveregister som han synes er veldig bra til dette formålet, men det finnes mange andre. Google kalender har en enklere utgave. Dessuten finnes det et program som heter Todoist.com som han også kan anbefale. Poenget er å samle all slik informasjon på ett sted slik at en slipper å ha gule lapper liggende overalt med notater om arbeidsoppgaver som må gjøres.

Mailhåndtering

Mange bruker mye tid på å lage en mappestruktur hvor de sorterer mail i forskjellige undermapper. Dette mener Stiernholm er unødvendig tidsbruk. Det kan fort bli veldig mange mapper og det kan medføre at vi må bruke ekstra tid til å lete etter mailer på flere steder.  Søkefunksjonen gjør at det er enkelt å finne igjen mailer selv om de ligger på ett sted.

-           Det beste er å ha en eneste undermappe der en legger mailer som er ferdig behandlet, sier han.

Selve innboksen bør være tom når en har gått gjennom mailen. Dersom en får en mail som en ikke kan behandle der og ta, så bør en heller opprette en gjøremåls-oppgave av mailen og legge den til oppgavelisten. Han er ingen tilhenger av å markere mail med røde flagg. Det er ifølge ham et utydelig signal som ikke beskriver hva som skal gjøres med mailen.

Når mailen er omformulert til en oppgave og lagt til oppgavelisten, kan den fjernes fra mailboksen og flyttes til undermappen. På den måten vil innboksen bare inneholde uleste mailer.

Rydd skrivebordet

Stiernholm påpeker også nødvendigheten av å ha et ryddig skrivebord og arbeide i ryddige omgivelser.

-           Et fullt skrivebord betyr kanskje at man har mange ting i hodet, hva skulle så et tomt skrivebord tyde på? sier han humoristisk.

Ifølge ham er det to problemer med et rotete og overfylt skrivebord. For det første er det vanskelig å finne det vi trenger når vi trenger det. Medarbeideren vil kanskje svare at han eller hun finner det uansett, men Stiernholm mener dette likevel er en risiko for bedriften. Han forteller om et tilfelle der en sjefsjurist i et firma fikk slag og døde i løpet av natten. Skrivebordet hans var overfylt og det tok bedriften flere måneder å gå gjennom alt og finne ut hva han egentlig holdt på med.

Det andre problemet med det overfylte skrivebordet er at saker som en ikke arbeider med akkurat der og da ligger framme og kan virke distraherende slik at vi kan komme til å arbeide med dem i stedet.

-           Et tomt skrivebord gir en ubeskrivelig god følelse. Da kan vi konsentrere oss utelukkende om det vi holder på med, sier han.

Vær fokusert

Det andre området som det ifølge Stiernholm er viktig å ta tak i er å fokusere på det vi til enhver tid har å gjøre. Da er det viktig å unngå forstyrrelser og alt som kan ta fra oss oppmerksomheten.

-           Det innebærer å organisere innflytelsen over mail, telefoner og forstyrrelser fra kollegene, sier han.

Når man er på jobb og har ting en skal ha gjort er det viktig å passe på at man ikke drukner i henvendelser utenfra. En svært vanlig distraksjon kommer fra innkommende mail, gjerne varslet av et pling fra mobiltelefonen. Den profilerte forfatteren forteller at han selv pleier å slå av denne typen varsler.

-           Vi skal selv bestemme når vi skal se etter mail, forklarer han.

Et annet problem kan være kolleger som kommer innom for å spørre om noe. Da er det viktig å finne en måte å signalisere at vi ønsker å arbeide uforstyrret. Det kan gjøres med et skilt på døra, en lukket dør eller med et headset på ørene. Uansett mener han det er viktig at kolleger snakker sammen om dette og blir enige om hvordan dette skal løses.

I åpne kontorløsninger kan dette være et større problem.  Et headset kan også da være en hjelp til å fortelle kolleger og andre at en vil arbeide uforstyrret. Han forteller også at det har blitt mer og mer vanlig med kontorlandskap der medarbeiderne ikke har faste plasser, men bytter plass. Noen plasser er reservert for stille, uforstyrret jobbing, mens andre er egnet for samarbeid eller er tilpasset andre oppgaver.

Riktig prioritering

Det å fokusere handler også om å prioritere riktig slik at vi velger å jobbe med rett sak til rett tid. Da er det viktig at vi kan velge riktig arbeidsoppgave uten å måtte bekymre oss for at det er noe vi kan ha glemt.

            Stiernholm forteller at det finnes hjelpemidler og metoder også for dette. Den vanligste er ifølge Stiernholm et program som setter arbeidsoppgavene inn i en urgent-important-matrise der en skiller mellom det som er viktig og ikke viktig og det som haster og ikke haster.

-   Mange blander sammen det som haster med det som er viktig og jobber hele tiden med det som haster, forklarer Stiernholm.

Hvis en i stedet legger alle arbeidsoppgavene inn i en slik matrise, blir det lett å velge riktig. Da skal en begynne med den arbeidsoppgaven som er viktigst og haster mest. På denne måten får en god hjelp til å prioriteringen.

Samtidig er det også viktig å sette seg mål og klargjøre for seg selv hva som egentlig er målet på kort og lang sikt.

-           Selgere og toppsjefer vet alltid det, men mange andre gjør ikke alltid det, sier han.

Har man et klart og tydelig mål kan man prioritere arbeidsoppgavene ut i fra det. Arbeidsoppgaver som ikke hjelper en til å nå målet, kan en derfor med god samvittighet velge bort eller nedprioritere, selv om det er noe som haster. På den måten frigjør en tid.

Målene bør være tydelige og konkrete slik at en alltid har dem for øye når en prioriterer mellom arbeidsoppgavene.

-           Mange setter mål for neste år i desember, men gjemmer dem bort nederst på intranettsiden, humrer Stiernholm.

Hensikten med å ha et mål er å gjøre det nærværende i hverdagen.

Systematisering og automatisering

Det tredje området han mener vi bør jobbe med er automatisering. Mye skriving og mange arbeidsoppgaver er gjentagelser av noe vi har gjort før. Da er det en fordel å forenkle det mest mulig slik at vi får mer tid til de viktige arbeidsoppgavene. Struktøren fra Gøteborg forteller at det finnes både metoder og programmer som kan hjelpe en til å få ting til å gå fortere.

Tekster kan eksempelvis gjenbrukes og formuleringer som en bruker mange ganger kan en lagre i notatprogrammer som Evernote eller i et word-dokument og hente fram når man trenger dem. Han peker spesielt på et nyttig program som heter Phrase Express, som finnes både for Windows og Android. Dette kan gi ytterligere hjelp. Her er det mulig å legge inn korte fraser som brukes mye og knytte en forkortelse til hver av dem. Når en skriver forkortelsen, kjenner programmet dem igjen og legger inn hele frasen. På den måten kan en lage en tekstbank som hjelper en til å skrive veldig fort.

Det finnes også programvare som flytter filer automatisk til en mappe, for eksempel til Dropboks og hjelper til å trigge igang riktig aktivitet.

-           Hensikten med alt dette er at vi ikke skal trenge å ha så veldig mye i hodet, men kan slappe av og konsentrere seg om det en gjør her og nå, sier han.

På samme måten er Tickler files en utmerket måte å arkivere dokumenter og materiale som en ikke trenger akkurat nå. Dette systemet består av 44 hengemapper, en for hver dag i hver måned og en mappe for hver måned. Systemet gjør det mulig å legge riktig dokument på riktig dato og hente den fram igjen på riktig dato.

Skaper tillit

Vibeke Holtskog fra firmaet Holtskog AS  påpeker at struktur er viktig fordi det fører til fremgang og skaper tillit.

-           Vi velger helst mennesker som har «orden i sysakene». Når jeg for eksempel velger håndverkere til oppussing hjemme, velger jeg ikke nødvendigvis den med den laveste prisen, men den som skaper mest tillit, sier hun. Da er både struktur, menneskekunnskap og integritet viktige stikkord.

Det samme mener hun gjelder i bedriften.  De ansattes struktur, oversikt og kontroll blir en del av bedriftens ansikt utad. Derfor tror hun næringslivet har mye å hente på å hjelpe sine medarbeidere til bedre struktur og effektivitet.

Kan medføre stress

Hun mener struktur er viktig også for oss rent personlig. Det å mestre vår egen hektiske hverdag er viktig for oss.

-           I perioder der «alt koker» og vi mister oversikten, mister vi også følelsen av kontroll og mestring, noe som kan være uheldig. Hvis dette pågår over tid, kommer stresset snikende, og vi vet alle hva negativt stress kan føre til over tid, sier hun.

Tid er dyrebart og hun har enda til gode å møte noen som mener det er nok av den. Derfor mener hun tiden må utnyttes maksimalt. Det gjelder å finne de rutinene som passer for hver enkelt.

 -          Jeg tror ikke det er en oppskrift som gjelder for alle. Vi er ulike og har ulik kapasitet, påpeker hun.

Noen ting er likevel generelle. Den vi som regel glemmer først i en hektisk periode, er oss selv. Og her mener hun ofte kjernen til problemene er for mange. Hvis en ikke passer på seg selv oppi det hele, hvem skal da gjøre jobben?

Være bevisste på tiden

Hennes firma arrangerer kurs overfor bedrifter og da bruker de også tidsstyringsmatrisen som Stiernholm viser til. Selv følger hun bloggen hans og får nye tips hver uke.

-           Jeg har prøvd mange av dem, og noen fungerer godt, mens andre ikke passer for meg, legger hun til.

For mange mener hun det er mye å hente bare ved å bli mer bevisste hvordan de bruker tiden sin. Tiden forsvinner, uten at de vet hvor den ble av. Og så sitter de med følelsen av ikke å ha fått gjort noe – og blir fortvilet og enda mer ineffektive.

-           Å hjelpe medarbeidere til denne bevisstheten tror jeg er verdifullt, både for den enkelte og for bedriftens effektivitet og omdømme, sier hun.

Noen av David Stiernholms strukturtips

• Skriv opp det du skal gjøre på ett sted. Det vil si i én app, én bok eller ett kalenderprogram. Da får du raskt overblikk over alt du skal gjøre, og kjenner at du har ryggen fri.
• I stedet for å ha en haug av papirer som skal leses, og som tynger deg med dårlig samvittighet, så legg inn lesingen som en arbeidsoppgave. Også når du leser noe, gjør du noe.
• Lagre papirer og digital informasjon på færre steder enn i dag. Da sparer du plass og finner lettere det du trenger.
• Skaff deg ett sted der du kan sette deg når du virkelig trenger å være uforstyrret. Det kan være i jobbens lokaler eller et sted utenfor. Pass på at du ikke blir funnet av kollegaer og andre om du ikke selv vil det.
• Tydeliggjør for deg selv hvilke konkrete formulerte mål du arbeider mot dette året. Først når du vet det, kan du gjøre en bevisst og korrekt prioritering blant alt det du skal gjøre.
• Tøm skrivebordet for alt du ikke jobber med i øyeblikket, eller som inspirerer deg. Tomme overflater distraherer mindre.
• Skaff deg en tekstbank for formuleringer, fraser og annet, så du slipper å finne opp hjulet hver gang du skal skrive noe.
• Lag sjekklister over hvordan du gjør de oppgavene som du synes er krevende. Da slipper du å gå rundt og huske på hvordan du gjorde det

LES OGSÅ: KAN MOTIVASJON OG ENGASJEMENT LÆRES?

Tekst: Steinar Sund