Bokføringsplikt, løpende ajourhold og dokumentasjon

Alle som er regnskapspliktige har bokføringsplikt. I tillegg vil alle som leverer næringsoppgave, eller omsetningsoppgave etter merverdiavgiftsloven, ha bokføringsplikt. Det innebærer at alle næringsdrivende har en plikt til systematisk å registrere og dokumentere alle transaksjoner som gjennomføres etter gitte regler i bokføringsloven med forskrift. Ansvaret for å etterleve bokføringsloven ligger hos den næringsdrivende. Det gjelder også hvis den næringsdrivende benytter en ekstern tjenestetilbyder ved regnskapsførselen.

Bokføringsloven har klare krav til ajourhold i forhold til registrering av opplysninger. Hovedregelen for ajourhold er knyttet til pliktig regnskapsrapportering, og senest hver fjerde måned. Med pliktig regnskapsrapportering menes rapportering av merverdiavgift, skattetrekk og lignende. Bokføringsforskriften gir næringsdrivende unntak for 4 måneders ajourhold hvis den næringsdrivende har få transaksjoner. Det vil si under 300 bilag. Dette unntaket gjelder ikke hvis den næringsdrivende har skatte- eller avgiftsrapportering hver andre måned.

Videre stiller bokføringsloven strenge krav til dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Dokumentasjonen skal utstedes med et korrekt og fullstendig innhold og vise de bokførte opplysningenes berettigelse. Det skal også være mulig å spore opplysningene fra dokumentasjon til regnskapsgrunnlag og tilbake. Ved utarbeidelse av årsregnskap skal alle vesentlige balanseposter være dokumentert med bilag som kan verifisere eksistens og verdsettelse.

Næringsdrivende har plikt til å oppbevare dokumentasjonen i opp til ti år etter regnskapsåret. Tidspunkt for de ulike typene dokumentasjon er nærmere angitt i lovens oppbevaringsbestemmelser. Oppbevaringspliktig dokumentasjon:

·         Årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning

·         Spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering

·         Dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger, regnskapssystem og balansen

·         Nummererte brev fra revisor (for dem som har revisor)

·         Avtaler som gjelder virksomheten

·         Korrespondanse som gir tilleggsinformasjon til en bokført opplysning

·         Utgående pakksedler eller tilsvarende på leveringstidspunktet

·         Prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov

En skiller mellom to typer dokumentasjon, primærdokumentasjon og sekundærdokumentasjon. Disse har oppbevaringstid på hhv 10 og 3,5 år. Se bokføringsloven §13 for nærmere spesifikasjon av hvilke typer dokumentasjon som havner i de to gruppene.

Hensikten med bokføringsreglene er å sikre at grunnlagene for regnskapsrapporteringen er mest mulig lik, noe som igjen skal gi pålitelige og rettvisende regnskaper, samt sammenlignbarhet mellom regnskap på tvers av selskaper. Loven har også som hensikt å gi kontrollspor ved innsyn fra myndighetene i forbindelse med skatte- og avgiftsrapportering.

Brudd på bokføringsloven kan medføre bøter, eller fengsel inntil tre år. Under skjerpende omstendigheter, kan fengsel inntil seks år idømmes.

Regnskapsplikt

Endringene i revisjonsplikten har heller ikke medført endring i regnskapsplikten. Alle aksjeselskaper, uansett størrelse, har plikt til å avlegge regnskap innen seks måneder etter at regnskapsåret er avsluttet. Årsregnskapet skal sendes inn til Regnskapsregisteret én måned etter avleggelse. I denne forbindelse er det viktig å understreke at kvaliteten av regnskapet som avlegges av selskapet og skal sendes inn, skal være like god som tidligere.

Skribenter: Kristian Skibenes, siviløkonom i revisjonsavdelingen i BDO og Trond-Morten Lindberg, administrerende direktør i BDO Norge DA.