Derfor tar CFO’er stress på alvor

Når uttellingen på lønnsutgiftene kan bli redusert med opp til 20% lavere produktivitet grunnet vedvarende stress (hyperstress) skjønner vi at det har sin pris. Hypertress skaper ‘skjulte’ kostnader (nærværsfravær) og fartshindringer i organisasjonen (forsinkelser, misforståelser, dobbeltarbeid, dårlig kundeservice, konflikter etc.), som gir et produktivitetstap. I følge WHO koster produktivitetstap industrien i USA 300 milliarder pr. år.

• Er dette problemstillinger og tall vi kjenner igjen i virksomheter i Norge?
• Og i tilfelle - hva kan ledelsen gjøre for å redusere tapet?

Virksomheter i Norge sliter med akkurat de samme problemstillingene. Majoriteten av norske ledere, er slitne og vedvarende stressede. 1 million norske yrkesaktive har opplevd helseplager grunnet stress. For å få et raskt overslag koster stressrelatert produktivitetstap  5.600 NOK pr. år og ansatt (i UK). Det er således store menneskelige og økonomiske gevinster ved å senke produktivitetstapene skapt gjennom menneskelig atferd. Det bør interessere enhver moderne CFO, CEO og CHRO, særlig i kunnskapsbedrifter under høyt press som baserer seg på ansattes mentale kapasitet - for eksempel ingeniørbedrifter. Stress og avbrytelser ‘spiser’ nemlig den begrensede tilgangen på kognitiv kapasitet og gjennomføringsevne. Eller tror vi fortsatt at mennesker jobber like produktivt uavhengig av stress- og energinivå?

Eksempel på kostnad for produktivitetstap
Regneeksemplet fra bedriften ‘Høyt tempo’ med 100 ansatte viser at kostnaden for produktivitetstapene kan være høy sett fra en forventet prestasjon/ lønnsaspekt:
Antatt gjennomsnittslønn 800.000 kr (inkludert sosiale kostnader) gir 80 millioner i lønnskost, 25% er hyperstressede, og produktivitetsreduksjonen hos de berørte er 5% (lavt).

[total lønnskost] x [andel hyperstressede ansatte] x [produktivitetsreduksjon] =

80 millioner x 0,25 x 0,05 = 1 million per år i produktivitetstap pr. 100 ansatte (kostnad for ulykker, sykefravær og turnover i tillegg).

Mulig å redusere produktivitetstapet?

Å hente inn hele produktivitetstapet på kort tid kan være urealistisk. Men, erfaring viser at profesjonelle produktivitetstiltak kan redusere tapet betraktelig. Et godt program for 20 ledere kan typisk koste 250.000 NOK. Hvis produktivitetstapet på 1 million reduseres med 50 % gir det en økt verdi på 250.000.              

Win-win for alle

’Inntjeningen’ i eksemplet dekker allerede 1. året prislappen for tiltaket, som for å regnes som profesjonelt, bør gi vedvarende effekt også etterkommende år. Lønnskostnadene er like store, men uttellingen på lønn/prestasjoner forbedres når organisasjonen blir mer stresstålig og produktiv. Kostnadene fra nærværsfravær senkes samtidig som risikoen for stressrelaterte sykemeldinger, ulykker og turnover reduseres. Win-win for alle. Derfor tar CFO’er stress på alvor.

Strategisk forvaltning av mental kapasitet
Kunnskapsbedrifter er avhengige av ansattes mentale kapasitet som skal ta gode beslutninger og bearbeide store mengder informasjon. Høy jobbpress dobler sjansen for å bli deprimert. Depresjon, et vanlig symptom på utmattelse, reduserer evne til tidsstyring, produktivitet, og mentale- og mellommenneskelige aktiviteter. Å skape forutsetninger som gir høy mental kapasitet er blitt et strategisk toppledertema. De siste 20-30 årene har vi i internet- og globaliseringens tid økt effektivitet gjennom teknologi og prosessforbedringer. Nå vet vi at velvære og stressnivå spiller stor rolle for produktivitet. Vi vet at stress fra ledelse og arbeidsmiljø påvirker nærværsfravær og sykefravær mer enn ansattes livsstilsvaner. Vet vi hvilke anti-stresstiltak som gir best effekt?

Individuelle eller organisatoriske anti-stresstiltak?
Tiltak for individer kun med fokus på å stresse ned gir kortvarig effekt, og øker ikke organisatorisk effektivitet. Det er også min erfaring. Bedre effekt oppnås ved å styrke både den organisatoriske OG individuelle stressbrannmuren. Når forretningspraksis forbedres, reduseres stressende produktivitetslekkasjer (misforståelser, dobbeltarbeid, dårlig kommunikasjon, forsinkelser m.m.). Individuell stresstålighet oppnås ved å sikre at arbeids- og livsstilsrutiner gir overskudd. Det går å måle. Høyt presterende og stresstålige medarbeidere har et snitt på over 80 %. Erfaring viser at gjennomsnittet for deltakere i norske ingeniørsvirksomheter ligger rundt 67 % før tiltak.

Stresspolitikk et overordnet toppledelse- og organisasjonsansvar
Utfordringen er å få toppledere og forstå verdien av stressreduserende- og produktivitetsfremmende tiltak. Generelt er holdningen at stressmestring er et individuelt ansvar og ikke virksomhetens. Internasjonalt ser vi at CFO’er (mer enn HR) i økende grad forstår at hyperstress skaper kostbare fartshindringer som reduserer lønnsomhet, og investerer i stressreduserende- og produktivitetsfremmende tiltak på organisasjonsnivå.
Det er gledelig at de to polene nærmer seg, og glimrende at EU nylig lanserte en omfattende ‘Healthy Workplaces Managing Stress’ kampanje for å promotere temaet.

Stressrelatert produktivitetstap må løftes opp på agendaen og tas på alvor i toppledelsen for å optimalisere forvaltning av ressurser og uttelling av lønns-kostnader.

Ansette, eller redusere produktivitetstap først?
Vi kan anta at de fleste virksomheter har stressede mennesker som ikke yter maksimalt.

Det medfører for høye lønnskostnader ift forventet nivå av produktivitet. Nyansettelser kan bli vurdert for å håndtere arbeidsmengden. Men, ofte kan det være bedre for alle å redusere produktivitetstap enn å ansette flere. Reduksjon av stress kan øke produktivitet, redusere kost/output og forbedre arbeidsmiljøet!

Vinn hverdagskampene!
Norge har mange kunnskapsmedarbeidere med høy faglig kompetanse. Adferdskompetansen, det vil si forretningspraksis for å håndtere hverdagssituasjoner er derimot sjeldent på like høyt nivå. Forretningspraksis, (kulturen for å nyttiggjøre faglig kompetanse i en organisasjon), er måten hverdagskampene utspilles på når vi for eksempel møtes, tar beslutninger, og kommuniserer. Det påvirker individuell og organisatorisk stressnivå i stor grad. Det handler om å vinne hverdagskampene sånn at det skapes minst mulig ringvirkninger i form av misforståelser, irritasjon, motstand og dobbeltarbeid. Det handler om å skape en organisasjon med sterk stressbrannmur. Å finne optimal jobbstress-sone for å optimere prestasjonsnivå og forbedre arbeidsmiljøet. Det handler om å ta forretningspraksis /adferdskompetanse på alvor, og løfte det til et nivå som gjør at organisasjonen i størst mulig grad vinner hverdagskampene. Derfor tar CFO’er stress på alvor.

Tekst: Efwa Hagström, Produktivitetscoach Power People Akademy

Efwa Hagstrøm er forfatter av den kommende boken ‘Vinn hverdagskampene, og nå
målene lettere’. Hun driver Power People Akademi og jobber som produktivitetscoach
ved å forbedre individers- og virksomheters forretningspraksis (adferdskompetanse).