Forside | Jobb & Ledelse | Gjør noe før begeret renner over
KONFLIKTER
Jobb & Ledelse

Gjør noe før begeret renner over

Konflikter på arbeidsplassen

Her får noen råd om hvordan du enklere kan håndtere den vanskelige samtalen basert på hvordan politiet forbereder seg til vanskelige avhør

Overgangen fra å være etterforsker i Troms politidistrikt til å bli HR sjef i det private næringslivet viser seg å ha mange likhetstrekk. Politiets avhørsmetoder kan brukes som gode verktøy i det som kan oppleves som den vanskelige samtalen. Den skaper trygghet for begge parter og sjansen for et godt utfall er stor.

Levekårsundersøkelsen, utført av Statistisk sentralbyrå i 2013 sier at 31 prosent av alle spurte har opplevd dårlig forhold mellom ansatte og ledelse, ofte eller av og til. 22 prosent av de som svarte sa at de opplever dårlig forhold mellom ansatte ofte eller av og til.

En amerikansk undersøkelse viser at amerikanske ledere brukte 20 prosent av tiden sin på å håndtere konflikter eller ettervirkninger av konflikter (Thomas & Smith 1976). L.R. Pondy skriver i Reflections on organizational conflict (1992) at det er mer regelen enn unntaket at det eksisterer konflikter i grupper og organisasjoner (Raaheim R. (2000): Mellommenneskelig kommunikasjon).

I denne artikkelen vil du få noen råd om hvordan du enklere kan håndtere den vanskelige samtalen basert på hvordan politiet forbereder seg til vanskelige avhør. En medarbeidersamtale er på ingen måte et avhør og rammene rundt er svært annerledes, men det er mye å hente fra politiets prosedyrer for forberedelser og gjennomføringen av en slik samtale.

Innkalling

Medarbeideren som ikke kjenner agendaen for møtet, kommer inn med «guarden» oppe. Det er naturlig å grue seg etter følgende, intetsigende innkalling på mail eller sms: «Du innkalles til et møte på mitt kontor fredag klokken 1500».

Maktforholdet forskyves enda mer dersom du ikke gir medarbeideren sjansen til å komme forberedt til møtet. Ingen liker utrygge rammer, og det er helt naturlig at medarbeideren som kommer inn på møtet er stresset, redd og forberedt på å gå i forsvar.

I politiet er man pliktig til å gjøre den man skal avhøre kjent med saken, hva det gjelder (og rettigheter) så tidlig som mulig i prosessen. Det er en ryddig metode. Den lederen som setter klare rammer for møtet med en klar agenda får medarbeidere som kan konsentrere seg om temaet, og ikke alle mulige andre scenarier. I tillegg vil medarbeideren være forberedt, ha tenkt gjennom saken og kanskje kunne presentere en løsning eller erkjennelse.

Det er ingen som kommer til avhør hos politiet uten at de vet hva man skal snakke om. At det kan komme opp noe uventet i løpet av disse samtalene er helt naturlig, og noe begge parter må regne med. Slik vil det også være i en medarbeidersamtale.

Forberedelser

Et godt råd til deg som leder er å ikke ta vanskelige samtaler uten å ha forberedt deg godt, eller ha tenkt gjennom følgende:

  • Har du nok kunnskaper om vedkommende du skal snakke med?
  • Hvordan gikk det sist gang, og hva må du gjøre annerledes denne gangen?
  • Har du som leder selv forstått hensikten med denne samtalen og har du et klart bilde av hva du skal oppnå?
  • Kjenner du alle sider av saken? Klarer du å være saklig og redelig?
  • Hva er det sentrale tema som du ønsker å ta opp?
  • Kan du dokumentere, hva har du hørt fra andre, hva er dine tanker og hypoteser?
  • Hvordan skal jeg legge opp samtalen for å realisere hensikten?
  • Har du vurdert behovet for å trene på samtalen i forkant?

I politiet brukes maler for avhør hvor etterforskeren lager en disposisjon for å ivareta kvaliteten. Saken skal belyses og du er avhengig av bidrag fra den du prater med for å komme i mål. Du må også tenke på hva slags spørsmål du som leder trenger å få svar på før du kan fatte en beslutning.

Gjennomføring

Det er viktig å la medarbeideren begynne å snakke. Da vil du raskt avdekke hvor lista ligger. Du får muligheten til å justere deg inn og kan møte medarbeideren på samme nivå i valg av ord, kroppsspråk og tempo. Dere har garantert ikke samme synspunkt med det samme, men ved å lytte og observere kroppsspråk kan du se hvordan du kan ta samtalen videre. Om medarbeideren kommer inn i møtet og viser tegn til at han eller hun er redd så kan ikke du være sint, utålmodig eller gå rett på sak.

Så lenge medarbeideren vet hva som skal være tema så er det viktig å la vedkommende snakke seg ferdig. Her er kunsten å holde munn og bruke ørene. Bruk din stillhet til å få frem flere detaljer rundt det dere skal prate om. Dette kalles for den innledende fasen.

Neste er spørsmålsfasen hvor du som leder har mulighet til å stille spørsmål om det du lurer på.  Det kan være at dere egentlig ikke er så uenig. Bruk åpne spørsmål og ord som fortell, forklar og beskriv.

Etter spørsmål og oppklaringer gjør du som leder lurt i å fokusere på «veien til enighet». Ut fra den informasjonen som er fremkommet har dere nå trolig en felles situasjonsforståelse. Dette er et godt grunnlag for å bli enig. «Konfrontasjonsfasen» slår ofte inn på grunn av manglende tillit eller dyp uenighet mellom partene. Følelsene tar mer plass enn rasjonell tenking, temaet utfordrer partenes verdigrunnlag/integritet, eller det oppleves som om for mye står på spill.

Det finnes noen teknikker for å løse opp uenighet, eller forhindre at konfrontasjonsfasen oppleves som et angrep eller anklagende.

  • Bygg tillit gjennom samsvar mellom det du sier og viser i kroppsspråk. 
  • Anerkjenn motparten. Bekreftelse er tillitsbyggende og bidrar til å mildne kamplysten. Dette betyr ikke at du gir motparten rett. Det kan være anerkjennelser som eks; «jeg forstår at dette betyr mye for deg», eller «dette ser jeg du har brukt mye tid på å gå igjennom».
  • Gå tilbake og fokuser på elementer dere allerede er enig om. Forsøk å skape «ny harmoni» slik at dere kommer dere ut av konfrontasjonsmodus.
  • Ta en pause dersom samtalen utarter seg til konfrontasjon. Det er ikke når man er som sintest eller følelsesmessig satt på prøve at en sier de smarteste tingene. En liten pause kan bidra til å «få landet litt».

Avslutning

I avslutningsfasen gjør du deg selv en stor tjeneste om du oppsummerer, sørger for at begge parter har sagt sitt, og at man er enig om noe. Det minste man kan være enig om er at man er uenig. Bruk avslutningen til å oppklare, ta imot spørsmål og forklare veien videre. Lag et referat fra møtet og del det med medarbeideren slik at dere begge har det som støtte dersom det blir behov for det senere.

Det er ikke sikkert det alltid er naturlig å søke en positiv avslutning på samtalen, men dersom du gjør det så vil det være lettere å møtes rundt kaffemaskinen dagen etter. Om dere fortsatt står langt fra hverandre kan du finne en positiv avslutning som ikke er relatert tema for møtet.

Oppsummering

Mange ledere har fokus på kjernevirksomheten og utsetter vanskelige møter med sine medarbeidere for lenge. Resultatet er at samtalen blir gjennomført sent og når konflikten har eskalert.

Husk at alt kan snakkes om bare man tar seg tid, forbereder seg og legger ryddige rammer for hva samtalen skal dreie seg om.

  • La medarbeideren din komme forberedt på tema.
  • Bruk tiden først på å lytte og still åpne spørsmål.
  • La medarbeideren få tømme seg for sine tanker og meninger. 
  • Oppklar uklarheter før du kommer med dine synspunkter.
  • Veien til enighet. Bygg tillit, anerkjenn, finn punktene der dere er enig, ta en pause om følelsene tar overhånd.
  • Oppsummer samtalen slik at begge parter får anledning til å uttale seg, og lag en forankring for hva som gjelder videre.
  • Dokumenter dette skriftlig og del med medarbeideren din.

Lykke til med den vanskelige samtalen og husk at det alltid er lov til å be om hjelp. Du trenger ikke være politi, men det kan hjelpe deg å tenke som en.

Tekst: Magnar Slåtto Rådgiver/partner i Solid utvikling AS, Utdannet fra Politihøgskolen i Oslo, og har jobbet ti år i politiet i Tromsø som etterforsker, to år som HR sjef for Rica Ishavshotel i Tromsø. Vant i 2013 sammen med hotellet IA prisen for Troms for godt inkluderende arbeidsliv fra NAV

LES OGSÅ:

 Det er ikke alltid konflikter løses best ved at lederen sikter inn mot samarbeid.

 

KOMMENTARER

Annonsér her!

Motta nyhetsbrev

Meld deg på nyhetsbrev!
Annonsér her!

7 + 1 steg til en vellykket forhandling

Forhandlingsteknikk

Gode, strukturerte forberedelser er helt avgjørende for å gjennomføre vellykkede forhandlinger. Det gir deg retning, kunnskap, kontroll og ofte et overtak i forhandlingene. 
Slik lykkes du med forhandlinger
Annonsér her!
Annonsér her!

Finn frem listemakeren i deg

Målrettet jobbing

Ved å skrive og bruke huskelister på riktig måte, vil du kunne jobbe mer effektivt og målrettet gjennom dagen. ­
Jobb mer effektivt og målrettet

Blir du manipulert?

Manipulasjon

De finnes i de fleste virksomheter, trådtrekkere, manipulatorer, som med godt skjult, gjennomtenkt strategi fortryller, bløffer, rundsnakker, overlister og villeder ledere, kolleger og medarbeidere.  ...
Arbeidsmiljø og manipulasjon

Er du forberedt på digital disrupsjon?

Digital Disrupsjon

Ny studie viser at de fleste ledere ikke er forberedt på å møte utfordringene ved digital disrupsjon
Digital disrupsjon

Fra styring av tid til styring av energi

Jobb og energi

En normal arbeidsdag legger opp til tre-fire timer med arbeid, en lengre pause og en ny jobbøkt tilsvarende den før pausen. Denne arbeidsformen møter de aller fleste når de trer inn i arbeidslivet. 
Energi på jobben
Annonsér her!
Annonsér her!

Kvinnen med flest ansatte i Norge

kvinner og ledelse

Hun stikker sjelden nesen frem i media, og sjansen er stor for at du ikke har hørt om henne. Men denne næringslivslederen er ingen hvem som helst. Møt Hilde Britt Mellbye - damen i Norge som leder fle...
Ledelse og kommunikasjon

Slik håndteres og forebygges mobbing

Mobbing på arbeidsplassen

Som leder har man et stort ansvar, også når det kommer til forebygging og tiltak mot mobbing. 
Hvordan forebygge mobbing på jobben?

Fremtidens ledere er hjelpere

Hvordan lykkes som leder?

Er du en leder som liker å se at andre lykkes, eller er du en leder som vurderer deg selv urealistisk høyt i din rolle som leder?
Fremtidens ledere

Hjemmekontor? Slik får du bedre struktur

hjemmekontor

Å arbeide hjemmefra kan være en utfordring, men også den perfekte hverdag for den som måtte beherske god struktur, og et klart skille mellom privatliv og arbeidstid. Heldigvis kan det meste læres - og...
Hjemmekontor
Annonsér her!
Annonsér her!

Å lykkes som ung leder

For å bli en god leder er det noen personlige egenskaper som er viktigere enn andre, mener Fredrik Aasebø. 
Unge ledere
Tilbake til toppen