Helgardere seg mot svindel?

Tenk som en tyv! Hvis du fikk i oppgave å svindle din virksomhet for 100.000 kroner, uten å bli oppdaget, hvordan ville du gjort det?

Dette er forhåpentligvis en fremmed tanke for de fleste av oss, men klarer du å finne metoder ved å ”tenke som en tyv”, så kan andre gjøre det tilsvarende. Det er helt vanlig å tro godt om egen virksomhet og egne ansatte.  Men er vi for naive? 

En amerikansk undersøkelse slår fast at i gjennomsnitt taper en amerikansk virksomhet syv prosent av sin årlige inntekt som følge av yrkesmessig bedrageri. Og tror du forholdene er noe bedre i Norge? I en undersøkelse gjennomført av Transparency International Norge fremkommer det at svært mange bedrifter ikke har økt sitt bevissthetsnivå om korrupsjonsrisiko og konsekvenser, og de har ikke innført nye tiltak mot korrupsjon på flere år, (siden nye bestemmelser mot korrupsjon ble tatt inn i straffeloven i 2003). Andre undersøkelser viser at over 40 prosent av norske virksomheter har vært utsatt for ett eller flere tilfeller av økonomisk kriminalitet. Så hva forteller dette oss?

Økonomiske misligheter er ikke bare noe som skjer andre, det er en av de største omdømmerisikoene og ledelsesutfordringene alle virksomheter står overfor. Norske media har bevist dette gjentatte ganger denne høsten.

Hva er korrupsjon og misligheter?

Det sies at korrupsjon og misligheter undergraver business på lang sikt. Men hva er dette egentlig?

Eksempler på økonomisk kriminalitet er mange og spenner vidt. Det kan handle om skatte- og avgiftsunndragelser, brudd på konkurranselovgivningen, korrupsjon, konkurskriminalitet, økonomisk utroskap, bedrageri og underslag, brudd på regnskapsbestemmelser, piratkopiering, misbruk av offentlige støtteordninger, innsidehandel, kursmanipulasjon og industrispionasje.

Tømmermestrer Frank Murud ble dømt til syv års fengsel og har innrømmet underslag på 89,5 millioner kroner mens han jobbet som eiendomssjef i Undervisningsbygg i Oslo. I en reportasje i Magasinet i Dagens Næringsliv tidligere i år uttalte han at han tror det samme kan skje igjen. Er det mulig? Har de ikke lært? Hvordan er forholdene da i selskaper som ennå ikke har fått en sak mot seg?

Hva sier ekspertene?

Noen av Norges ledende eksperter innenfor dette fagområdet, Septia AS, sier at altfor mange selskaper fremdeles jobber med brannslukking, særlig i dårlige tider. Men det er nettopp i dårlige tider det lønner seg å arbeide forebyggende. Dessuten er dette mindre kostbart!

Det er nok sant at et økende press fra kunder, eiere, ansatte og frivillige organisasjoner har bidratt til at bedrifter jobber mer samfunnsansvarlig enn tidligere, samt mer proaktivt for å forhindre korrupsjon. Det Norske Veritas (DNV) erfarer at flere bedrifter enn tidligere erkjenner behovet for å sikre seg mot uønskede hendelser og ”ha ryggen fri” gjennom kontrolltiltak, holdningsskapende arbeid og beredskapsplaner. Men budskapet som ledelsen sender ut både gjennom ord og handling kan ikke undervurderes. Så spørsmålet er: Er ledelsens etiske holdninger reflektert i deres og de ansattes etiske adferd, og reflektert i selskapets virksomhetssystemer?

Hvordan kan en jobbe forebyggende?

DNV har utarbeidet en metode og et verktøy som vurderer virksomhetens motstandsdyktighet mot og evne til å unngå misligheter og korrupsjon, “Corporate Integrity Profile” (CIP), basert på internasjonale rammeverk som UN Global Compact Transparency International og COSO. Verktøyet gir virksomheten en profil fremstilt som en ”diamant” (se eksempel) som illustrerer områder for forbedring (jo mer utfylt, jo bedre). Profilen gir en vurdering både av det forebyggende, proaktive arbeidet og det reaktive dersom en hendelse oppstår.

En virksomhet kan ha mange kontrolltiltak og gode rutiner for intern revisjon, men er det de riktige kontrolltiltakene?  Kontrolltiltakene bør være på de områder hvor risikoen er størst, og det beste er å integrere risiko for misligheter og korrupsjon i risikokartlegging og risikostyring i virksomheten.

En av de største utfordringene når man jobber med integritet og forebyggende arbeid mot misligheter og korrupsjon er å integrere arbeidet med dette i den daglige driften. Vi mener ledernes holdning til etiske spørsmål og deres etiske adferd vil forplante seg i de ansattes holdninger til etikk og i virksomhetens styringssystem. Der ligger et stort ansvar på dere som ledere.

Derfor kan det være nyttig for ledere å stille seg selv følgende spørsmål:

-          Går jeg foran med et godt eksempel og tar jeg opp etikk og integritet som aktuelle temaer?

-          Er de etiske retningslinjene kjent ute i organisasjonen og er de lett tilgjengelige? 

-          Vet jeg hvilke risikoer som finnes i min virksomhet?

-          I hvor stor grad er etikk og moral et tema blant våre ansatte?

-          Hva skjer egentlig i virkeligheten? Blir det rapportert eller dysset ned som en personalsak?

Selv om ingen kan helgardere seg mot svindel, så kan alle gjøre en systematisk gjennomgang av sitt eget risikobilde og iverksette tiltak der motstandsevnen mot korrupsjon og misligheter er svakest.  Begynn med å diskutere temaet i ditt neste ledermøte og deretter kommuniser ut til ansatte hvordan dere vil ha det i organisasjonen. Budskapet som sendes ut vil bidra til å etablere positive holdninger i organisasjonen. Så, er du klar for å bygge robusthet? 

SKRIBENTER: Merete Nordsveen og Tone Varslot Stave – Rådgivere i Det Norske Veritas