Det er ikke alle som trives i den nokså trange A4-boksen. Faktisk finnes det en hel del mennesker - og dermed også arbeidstakere - som ikke hadde passet inn i den om de så ble presset inn med makt. Så hvorfor slite seg ut på sånt?

Å ta et lite dypdykk inn i de mange arbeidsmetodene som finnes der ute, kan være gull verdt - både for deg som leder, dine ansatte og ikke minst for bedriften i seg selv.

- Det kan høres rart ut om en av dine ansatte spør om de ikke kan droppe kaffen etter lunsj til fordel for å gå en halvtime tidligere fra jobb, men det trenger ikke nødvendigvis å være så rart som det høres ut. Vi er ikke like, så selv om du foretrekker å gå fra jobben fire sharp, trenger ikke det å bety at det er det riktige for alle andre, sier daglig leder og Sr. Organisasjonspsykolog ved Organisasjonspsykologene AS, Helge Dale.

Du som leder har et ansvar

Det sier seg selv at det ikke hadde vært særlig populært om en av dine ansatte til stadighet danset ut av kontorets dører en halvtime før arbeidsdagen er over. Er hun lat? Gidder han ikke å være her lenger? Har hun i det hele tatt gjort noe som helst fornuftig? Hater han jobben sin?

Uten kommunikasjon gjenstår det som regel bare et alternativ; spekulasjon.

- Her er det viktig å snakke sammen. Oppfordre dine ansatte til å snakke med deg om hva det er som motiverer dem, hvordan de kan få det bedre på jobben og hva som skal til for at de skal kunne jobbe så godt og effektivt som mulig, råder Dale.

Det er særlig et spørsmål han ønsker at alle ledere bør spørre sine ansatte; hvordan liker du å jobbe?

- Så enkelt kan det altså være. Det er ikke sikkert at de ansatte vet helt hva de skal svare med det første, så i noen tilfeller må du hjelpe dem litt på veien her, forteller Dale.

Du kan hjelpe ved å spørre om når de sist trivdes godt på jobb, eller om hva som kunne ha vært annerledes. Den travle småbarnsmoren hadde kanskje arbeidet mer effektivt om hun fikk komme en halvtime senere på jobb, for å få hverdagskabalen med barnehage-levering og rushtrafikk til å gå opp? Snakk sammen på tomannshånd, og finn ut hva som skal til for at hver enkelt ansatt skal kunne yte sitt beste - på sine kompromisser.

Hva er rammene?

Et annet viktig punkt er å selv være klar over, og meddele dette til dine ansatte, hvilket rammeverk de alle må forholde seg til. Hvilke forventninger gjelder for alle, uten å kunne rikkes ved?

- Dersom arbeidstimene er fra et gitt tidspunkt til et annet uten muligheter til å fires, må dere finne andre løsninger. På hvilke områder kan de ansatte få fritt spillerom, og på hvilke områder er reglene en «done deal» som ikke kan diskuteres? Dette bør alle være klar over før man selv begynner å eksperimentere med ulike arbeidsmetoder, sier Dale.

For; selv om arbeidstidene ikke er til å fire på er det ikke dermed sagt at du ikke kan gjøre annet enn å stige ned i den lite populære A4-boksen.

- Tid er vår viktigste ressurs; vi får den aldri tilbake, og den kan ikke fornyes. Det er mange gode tips rundt effektiv tidsbruk, for eksempel Pomodoro-teknikken som går ut på å jobbe i perioder på 25 minutter med pause etter hver periode, for så å ha en lengre pause etter fire perioder, forteller leder for Stamina Census, Ruth Gagliardi.

Hun legger til at ikke alle passer inn i den boksen;

- Vi er alle forskjellige. Har du mest energi tidlig på dagen, eller utover kvelden? Får du mer energi av å jobbe alene, eller sammen med andre? Hvilken del av jobben gir deg mening? Hva gjør du når du er på ditt beste? Å lære å kjenne deg selv er viktig når du skal utvikle en arbeidsmetode. 

Om du som leder velger å ta opp denne samtalen med dine ansatte, eller om du tilfeldigvis legger denne siden opp på pauserommet er opp til deg. Det viktigste vil uansett være at du gjør både deg selv og dine ansatte klar over at det finnes muligheter for variasjon og det å bestemme løpet selv - innenfor de rammene som er «spikret i stein».

RUTH.jpg

Hva er en god dag for deg?

En metode du kan bruke for å finne ut hva som trigger nettopp deg til å yte det lille ekstra i arbeidstimene, er å tenke over når du sist var fornøyd med jobben og din egen innsats.

- Spør deg selv; hva er en god dag for deg? Når hadde du sist en god dag? Og viktigst av alt; hva var det som gjorde at nettopp denne arbeidsdagen var god? Hvorfor var du så effektiv den dagen? Spør Dale.

Der noen tenker på en dag med tid til å surfe på Facebook og å utveksle Snapchat-bilder med kona og kompiser, kan andre tenke på en dag med hendene fulle fra morgen til det minuttet han gikk fra arbeidsplassen - et kvarter før tiden.

- For noen er for eksempel sosiale medier en tidstyv som verken motiverer eller engasjerer. For andre kan «inputs» fra sosiale medier gi både inspirasjon og energi til arbeidet han eller hun skal utføre, forteller Dale.

Når du vet hva som er en god dag for deg, og nøyaktig hva det er som gjør at slike dager er effektive, er det langt enklere å inkludere svaret på dette, i arbeidsdagene dine. Når du vet hva som gir deg energi og inspirasjon er det ikke verre enn å - innenfor arbeidets rammer - inkludere dette i så stor grad som mulig.

Dette er også viktige spørsmål som du kan stille dine medarbeidere for at de selv skal bli klar over, og kunne gjøre noe med, hvordan de selv foretrekker å arbeide. 

Skill mellom tidstyver og pusterom

For noen kan det å bruke tid på Internett være en tidstyv. Du vet; når du ikke riktig får deg tilbake til arbeidsinnstillingen etter en «time out», bruker tiden du egentlig skulle ha brukt til viktig arbeid på et eller annet fullstendig fjasete og du ikke får noe ut av verken det ene eller det andre. Da kalles det gjerne en tidstyv.

- Like fullt kan slike avbrekk med noe helt annet enn nettopp jobben, gjøre godt for enkelte. Det å få et pusterom mellom avbrekkene kan være med på å gi mer motivasjon og energi til de som måtte foretrekke en arbeidsmetode hvor man hyppig belønner seg selv med slike små pusterom. For de som foretrekker denne arbeidsmetoden er det viktig å sette av plass til å prioritere nettopp dette, sier Dale.

Det er altså ikke nødvendigvis negativt å lene seg tilbake og rette fokus mot noe helt annet enn arbeidsoppgavene dine. Her igjen handler det om åpenhet med både leder og andre medarbeidere; du ser kanskje ut som latskapen selv der du sitter med nesen i Facebook-statuser og Snapchat-filters, når det heller kanskje er rent motsatt; at energien tvert imot kommer flyvende så snart ansiktet ditt ikke lenger er dekket av grønne menn eller blomsterkranser, og arbeidseffektiviteten igjen står på topp.

- Vi trenger å gjøre noe annet for å la hjernen slappe av innimellom. Visste du at når vi slapper av eller for eksempel jogger etter jobb, kan hjernen på samme tid jobbe hardt med å rydde gjennom informasjonen og uttrykkene fra dagen, og la deg se saker fra andre perspektiv? Har du lagt merke til at det ofte er da du får dine beste ideer? Forteller Gagliardi.

Husk at disse små avbrekkene bør være en belønning for noe du allerede har gjort - om ikke kan det raskt bli en skjev fordeling mellom arbeidsinnsats og «belønning» på forskudd.

Derfor bør du tillate deg selv fleksibilitet og frihet på jobben:

Det å ha fleksibilitet og frihet til å selv bestemme hvordan du skal organisere og gjøre arbeidet ditt, har i forskning vist seg å være noe av det som bringer engasjementet i arbeidet, forteller Gagliardi.

Når du er engasjert merker du:
Vitalitet. Høyt energinivå, utholdenhet og vilje til å anstrenge deg i arbeidet.
Dedikasjon. Du vil få følelsen av inspirasjon, stolthet, utfordring og en sterk identifisering med arbeidet ditt.
Fordypning. Evnen til dyp konsentrasjon, så opptatt av arbeidsoppgavene dine at du nesten ikke enser noe rundt deg eller det at tiden flyr.

Det er viktig å ha kontroll og autonomi til å strukturere arbeidsdagen din

 Få orden i systemet, og finn ut hvordan du burde prioritere:

For å finne ut hvordan du på best mulig måte kan prestere på jobb, er det lurt å ha en viss oversikt over hvilke arbeidsoppgaver som er viktige, haster, mindre viktig - og som ikke haster. Til det har Helge Dale ved Organisasjonspsykologene AS en enkel modell:

diagram.jpg

- For mange tar stresset overhånd dersom oppgaver som har lagt under «ikke viktig» og «ikke haster» for lenge, brått blir flyttet inn i de andre boksene. Vi har lett for å glemme litt av eller ignorere det som ligger der, så her kan det være lurt å sortere på fast basis, råder Dale.

Ved å først vite hva du bør gjøre og når du bør gjøre det, er det langt enklere for deg å kunne utbrodere en arbeidsplan- og metode som også gir deg energi, motivasjon og inspirasjon. 

TEKST: LIZBETH OSNES / FOTO: ISTOCK.COM OG PRIVAT