«God ledelse kan ikke finne sted uten god kommunikasjon», sier Jan Ketil Arnulf, førsteamanuensis ved BI og medforfatter av boka Kommunikasjon for ledere og organisasjoner. Jeg støtter Arnulf. Problemet er at mange ledere vet at de bør kommunisere bedre, men ikke helt hvordan de skal få det til.

En vanlig feil er at sjefen ikke fanger opp hva egen organisasjon eller omgivelsene er opptatt av, og derfor ikke snakker med dem om det de synes er viktig. En annen feil er at lederen kommuniserer på en måte som ikke engasjerer. Påvirkning skapes når gode argumenter fremføres med følelser av en avsender med troverdighet. Dette må ledere forstå, og trenes i.

Mange ledere frustreres også av alle kanalene som finnes. For i tillegg til de vanlige internkanalene som allmøter, intranett, epost og nyhetsbrev, finnes en haug eksterne muligheter, som blogg, Facebook og Twitter – for å nevne noen. Enkelte forsøker å være god i alle kanaler. Resultatet blir gjerne at kommunikasjonen ikke fungerer særlig godt i noen.

Hva er det så du som leder trenger for å kommunisere bedre? I mine øyne vil man komme langt med tre verktøy.

1. En håndfull presise analyser

For det første trenger du relevante analyser av hva som er viktig for dine ansatte, dine kunder og dine omgivelser. Analysene skal både gi en diagnose på situasjonen og være en indikator på om du og virksomheten er på rett kurs. Alle store organisasjoner trenger:

  • En medarbeiderundersøkelse – der tilfredshet med ledelsens kommunikasjon også avdekkes.
  • En kundetilfredshetsmåling – som også sier noe om kommunikasjonen mellom kundene og din organisasjon.
  • En omdømmeanalyse – som beskriver hvordan omgivelsene vurderer virksomheten og hvordan dette påvirker deres atferd.

Analysene skal fungere som barometer i det klimaet virksomheten opererer i. Store virksomheter bør i tillegg gjøre årlige medieanalyser. Her bør det fremkomme hva som sies om dere i media og sosiale media, og om virksomhetens eget mediearbeid har ønsket effekt. Er rekruttering viktig, er det også lurt å analysere hvordan dere oppfattes i de miljøene dere rekrutterer fra

2. En overordet historie

Det andre du som leder trenger, er en overordnet historie. Første gang jeg hørte Stormberg-grunnlegger Steinar Olsen holde foredrag, fortalte han om en gang han og sønnen på 4-5 år var på tur. Turen ble ikke særlig lang. De kunne se huset fra der de slo seg ned. Men for sønnen var det en flott opplevelse å være på tur med pappa og grille pølser på bål. Hendelsen ble kilden til Stormbergs slagord ”Små turer er også store”, som på en fin måte beskriver kjernevirksomheten til Sørlandsbedriften: Å produsere rimelige uteklær for vanlige folk, ikke polfarere. Stormberg har hatt stor suksess, og er to ganger kåret til omdømmevinner i Norge.

Slike historier kan danne utgangspunktet for en større fortelling om hvorfor bedriften finnes og hvor den er på vei. Historier er viktig, fordi vi tenker i bilder. Du så for deg Steinar Olsen og sønnen på tur, ikke sant? Spørsmålet er om du som sjef er bevisst på hvilken film som skal begynne å rulle i folks hoder når de hører om din virksomhet? Historien bør være: Troverdig, relevant, differensierende, inspirerende og samfunnsnyttig. Den bør både kunne fortelles på bedriftens nettsider og på film, men også i kortversjon på fest eller i åpningen av et møte.

Postens ”Vi lever for å levere” og Forsvarets ”For alt vi har og for alt vi er” er eksempler på ekstrakten av to gode og relevante overordnede historier – tatt ut i et posisjonerende løfte.

Alle virksomheter forteller historier om seg selv. Og alle liker en god historie. Sørg for at ansatte kunder, samarbeidspartnere og journalister forteller den historien du ønsker.

3. Et utvalg effektive kanaler

For å ha plattformer der du som leder kan engasjere viktige målgrupper, må du i tillegg ha en håndfull effektive kanaler å kommunisere i. Med mindre du leder Statoil og har 50 PR-medarbeidere, er det verken mulig, lønnsomt eller hensiktsmessig å kommunisere godt i alle kanaler. Min anbefaling er derfor at du velger ut noen og jobber med å bli gode i dem. De kanalene du velger finnes i skjæringspunktet mellom hvor dine målgrupper er og hva du som leder behersker best.

Er du god til å snakke i forsamlinger, bør foredrag være en prioritert kanal. Er du bedre til å skrive, passer blogg eller nyhetsbrev bedre. Poenget er å velge ut 4-5 kanalene der du er god og kan nå fram til målgruppene dine effektivt. Ved å jobbe med et begrenset antall kanaler oppnår du tre fordeler: For det første skaper du forutsigbarhet når det gjelder hvor dine målgrupper finner viktig informasjon. For det andre blir du trolig bedre som følge av mengdetrening. Og du sparer tid. Et råd er imidlertid å hele tiden forsøke å forbedre deg, blant annet ved å ta kurs og lytte til kolleger som gir ærlig respons.

Så i stedet for å kommunisere etter magefølelsen og fortelle ulike historier i nye kanaler hver gang – samle kreftene, og oppnå mer presis og effektiv kommunikasjon.

Om skribenten: Nils M. Apeland er rådgiver i Bedre Kommunikasjon, assosiert partner i First House og høyskolelærer ved Høyskolen Kristiania. Han skriver for tiden på boken: ”Kommunikasjon – en sjefsjobb!”.

nils apeland.jpg

Foto: Frida Marie Grande / istock.com