Sannsynligvis trenger du ikke å gjøre absolutt alt selv – slik lærer du deg å delegere.

Å delegere kan være utfordrende. Du har kanskje vanskeligheter med å gi slipp på oppgaver du føler at du gjør aller best selv, du er redd for å miste kontrollen, eller er usikker på hvem som sitter med ansvaret hvis noe går galt?  

          – Enkelte ledere blir heller arbeidsnarkomane, og jobber seg halvt i hjel, i stedet for å delegere, sier Henning Bang, han er psykolog og førsteamanuensis ved Psykologisk institutt på Universitetet i Oslo.

Bang har erfart at mange ledere har motforestillinger til å delegere fordi de ikke har tillit til at de ansatte klarer å utføre oppgavene tilfredsstillende.

          – «Skal du ha gjort noe riktig, så gjør det selv» er et gammelt ordspråk som også høres i dag. Mange ledere argumenterer med at de gjør arbeidsoppgaven bedre eller fortere selv, eller at den ansatte ikke utfører oppgaven slik lederen ønsker det, sier han. Han tror mange har en tendens til å være for perfeksjonistiske i sine krav til hvordan ting skal utføres.

– På litt lengre sikt vil det nok være mer effektivt å bruke tid på å veilede og lære opp medarbeideren på et bestemt område, i stedet for å være avhengig av å gjøre alt selv, sier psykologen.

Henning Bang mener at delegering kan ses på som selve nøkkelen til et effektivt lederskap. Men selv om det er mange åpenbare fordeler ved å delegere, synes han at det gjøres altfor lite.

– En leder er jo avhengig av at han eller hun får gjort en del av arbeidsoppgavene gjennom andre, fordi det er forventet av dem at de oppnår større resultater enn det de alene kan klare å skape. Gjennom delegering får du som leder frigitt tid til mer overordnede og viktigere arbeidsoppgaver, og du slipper å bli bundet opp i detaljer.

Ansvar og myndighet

Ifølge Henning Bang er ansvar og myndighet to viktige begreper når man snakker om delegering.

          – Det innebærer å gi medarbeideren ansvar for å oppnå et bestemt resultat, og samtidig gi den myndigheten eller de fullmakter han eller hun trenger for å ivareta dette ansvaret, sier psykologen. Å gi noen et ansvar for å utføre en arbeidsoppgave betyr imidlertid ikke at du som leder ikke lenger er ansvarlig for resultatet.

– Medarbeideren du har delegert oppgaven til er ansvarlig overfor deg for å levere det resultatet dere har blitt enige om. Som leder er du imidlertid fremdeles ansvarlig overfor din sjef for at de oppgavene du er pålagt, blir utført tilfredsstillende, sier Bang.

Hva kan du delegere?

For å finne ut hva som skal delegeres kan du gå gjennom oppgavene som skal gjøres, og delegere bort de som kan utføres bedre av en annen medarbeider.

          – Noen arbeidsområder ivaretas faktisk bedre av en underordnet enn av lederen, fordi han eller hun har mer kunnskap og ferdigheter på området, sitter nærmere problemet, eller fordi lederen rett og slett ikke har tid til å utføre oppgaven skikkelig.

Han anbefaler også å delegere bort de oppgavene som kan fremme andres utvikling og karriere.

          – Et viktig aspekt ved delegering er at det kan brukes som et virkemiddel i utvikling av medarbeidere. Utviklingsorientert delegering innebærer blant annet å delegere ansvaret for prosjekter som krever at den ansatte må strekke seg for å få til en utfordrende oppgave, og ta initiativ og løse problemer som oppstår underveis, sier Henning Bang.

Delegerte oppgaver bør være utfordrende for den ansatte, men ikke så vanskelige at han eller hun sannsynligvis vil mislykkes. Og de bør være både morsomme og kjedelige, slik at de ansatte ikke blir demotiverte, samtidig som du selv som leder ikke gir fra deg alle de spennende arbeidsoppgavene. Og de aller mest sentrale og viktige oppgavene, bør du la være å delegere bort.

– Her tenker jeg på oppgaver som å sette mål og prioriteringer, spørsmål om lønnsøkninger og forfremmelser av medarbeidere, lede gruppen gjennom en krise samt ulike oppgaver hvor lederen må fremstå som bedriftens ansikt utad, sier psykologen.

Vær tydelig

– Hvorvidt du vil lykkes eller ei når du delegerer, er vel så mye avhengig av hvordan du delegerer, som hva som delegeres, sier Henning Bang. Hans råd er å være tydelig og å spesifisere både ansvarsområder og det resultatet du ønsker når du delegerer en oppgave.

          – Det er helt essensielt at du sikrer deg at den ansatte forstår sitt nye ansvarsområde fullt ut. Forklar vedkommende hvilke resultater du forventer at han eller hun skal levere, klargjør mål og prioriteringer og informer om de tidsfrister som må overholdes. Hvis den underordnede har lite erfaring på det nye området, kan det være nødvendig å be vedkommende utforme en handlingsplan som dere går gjennom sammen før arbeidet starter, sier Bang.

Samtidig er det viktig at du gir tydelig informasjon om hvordan arbeidet vil bli fulgt opp, og hvor ofte det skal rapporteres tilbake til deg.

          – Hyppig oppfølging er på sin plass ved kritiske oppgaver hvor man kan risikere høye kostnader hvis den mislykkes, og for medarbeidere som mangler erfaring eller har liten tro på sine egne evner. En god idé kan være å avholde statusmøter innimellom. På den måten kan du følge opp arbeidets utvikling uten å puste medarbeideren for tett i nakken. Den underordnede bør gis tilstrekkelig rom til å takle ulike problemer som oppstår, uten at du griper inn, samtidig som hun eller han må føle seg fri til å be om råd og hjelp når det er påkrevd.

Øvelse gjør mester

Som for enhver annen ferdighet kreves det trening for å bli god på delegering. Det må sette av tid til å finne ut hvilke oppgaver som kan delegeres, hvem de kan delegeres til, samt oppfølging og veiledning underveis.

– For mange ledere innebærer dette en ganske annen bruk av tiden enn de har vært vant med, noe som gjør at gamle vaner faktisk må forandres. Det kan kjennes vanskelig i starten, men gevinstene er likevel såpass store ved vellykket delegering at det uten tvil er verdt å ikke gi opp, sier Bang.

– Det er av avgjørende betydning å mestre kunsten å delegere som leder, da den på mange måter kan sies å være essensen i god ledelse – nemlig å skape resultater gjennom andre.

Hva kan du delegere?

Ikke alle arbeidsoppgaver bør eller kan delegeres. Klassifiser oppgavene dine i følgende kategorier:  

A Oppgaver en MÅ gjøre selv

B Oppgaver en BØR gjøre selv, men som kan delegeres hvis nødvendig

C Oppgaver en KAN gjøre selv, men som en bør delegere

D Oppgaver en MÅ delegere

Tips til vellykket delegering

  1. Spesifiser ansvarsområdet og de ønskete resultatene klart og tydelig
  2. Sørg for at medarbeideren har den myndighet som skal til for å utføre oppgaven, og spesifiser hvor grensene går for hva vedkommende kan foreta seg på egenhånd
  3. Spesifiser hvordan oppfølging og rapportering skal foregå
  4. Forsikre deg om at medarbeideren aksepterer sitt nye ansvarsområde
  5. Informer andre som berøres, om hvem som nå har myndighet til å utføre de oppgavene du selv har hatt tidligere
  6. Følg opp utviklingen i arbeidet
  7. Sørg for at medarbeideren mottar eller har tilgang til den informasjon som er nødvendig for å ivareta det nye ansvarsområdet