Ledernes forlengede arm

Den nye generasjonen sekretærer er mer selvgående enn tidligere og fungerer oftere som en koordinator enn en sekretær.  Derfor er tittelen ”Administrativ koordinator” en betegnelse på denne rollen som i dag benyttes der vedkommende fungerer som PA for sin leder, og i tillegg er det koordinerende bindeledd mellom leder og øvrig ledergruppe.  Det er ofte stor forskjell på hvilke oppgaver en leder ønsker at en lederassistent skal avlaste med, og hvor stor del av en assistents hverdag som belegges av typiske avlastningsoppgaver.  Oppgavene blir derfor ofte knyttet opp mot hele ledergruppen.

Hva ligger i rollen?

Det har gjennom årene vært mange og ulike oppfatninger og holdninger til sekretær/assistentrollen. Hva ligger i denne rollen og er rollen en profesjon?

Rutineoppgaver er en selvsagt del av en PAs jobb, men i takt med den utvikling vi har sett i det øvrige næringsliv, har den tradisjonelle sekretær-rollen også hatt en rivende utvikling de siste årene. Vi snakker om en profesjonell tilrettelegger med stålkontroll!  Og da begynner det å ligne noe!  Å mestre det å være i forkant til enhver tid – og ha et organisator-talent er egenskaper som kommer godt med i denne rollen.

Limet

Lederassistenten er ofte ”limet” i organisasjonen, som har full oversikt over lederens hverdag og dermed også bedriftens nåsituasjon.  Hun – for det er primært kvinner i denne stillingen – er med på ledermøter og kjenner ledergruppen godt, og hun kjenner de ansatte på alle plan fordi hun har en rolle som gjør at hun er i kontakt med de fleste.

Annet behov i dag

Det kan ikke herske noen tvil om at det å være leder i dag er mer krevende enn noen gang tidligere. Som leder forventes du å være på toppen av en økende informasjonsstrøm, og du har medarbeidere som stiller større krav enn tidligere til ditt engasjement og dine evner både som leder og (med)menneske. Slik vi ser det betyr dette at du som leder i dag har et helt annet behov for tilrettelegging og bistand i din rolle for å kunne fungere optimalt.  Derfor er det viktig å ha en assistent som kan teknikkene med å administrere en leders hverdag for om mulig å frigi optimalt med tid.

Flere menn

Her mener vi at rollen som PA har en stadig økende relevans. Nettopp fordi rollen i de senere år har hatt en så stor utvikling - fra å være en passiv mottaker av oppdrag til å bli en aktiv deltaker - har funksjonen også blitt en mer attraktiv stilling. Kandidatene som innehar disse rollene på ulike nivåer i en bedrift er stadig mer velutdannet (ofte tilsvarende bachelor nivå) og har kompetanse til å avlaste sin leder optimalt innenfor sitt område. Derfor er det også spennende å observere at det stadig er flere og flere menn som viser interesse for de spennende oppgavene og de muligheter en god PA-stilling kan gi.

En mulitfunksjonell rolle

En (senior) PA-stilling i dag innehar mange ulike elementer knyttet til kompetansekrav; forretnings- og tallforståelse, kommunikasjonsevner, språk/kultur, IT, kjennskap til styrearbeid/børs, deltakelse i ledermøter som referent og bidragsyter, evne til å fungere som prosjektmedarbeider/koordinator, organisator av arrangementer/events, ha en særdeles god evne til alltid å være i forkant og håndtere mange baller i luften samtidig.  Dette er en multifunksjonell rolle, og hvor mulighetene for å spille på hele ”klaviaturet” er tilstede.  Mangfoldet gjør dagen spennende og uforutsigbar.

Personlighet og holdninger

En PA vet til enhver tid hvilke behov lederen har for avlastning.  ”Det lille ekstra” ligger i blodet, og derfor er personlighet og holdninger også en meget vesentlig del av de totale kravene som stilles til den som skal inneha en slik rolle. En god PA vil også ofte fungere som sparringspartner og rådgiver for sin leder med evne til å kunne gi verdifulle innspill og tilbakemeldinger i en hektisk hverdag, og vedkommende er også i en posisjon hvor hun/han kan komme med innspill andre ikke tør å komme med til sin leder.

En PA ruller gjerne ut den røde løperen, men er ingen dørmatte, har sjefens øre og passer på at viktig informasjon tilflyter, men farer aldri med sladder, er 100 % lojal mot sjef og bedrift og gir alltid det lille ekstra, men forventer det også i retur!

Frigjort tid

Den tiden du investerer i å informere din assistent og diskutere dine tanker og holdninger vil du få tilbake i form av frigjort tid, og som regel er din tid som leder bedriftens dyreste timelønn. En britisk undersøkelse blant ledere konkluderte med at det å ha en personlig assistent gjorde dem over 30 prosent mer effektive i sitt arbeid.

Og husk at en god lederassistent/administrativ koordinator vil kunne fungere optimalt på alle nivåer i en bedrift.

Tekst: Jorunn Fragge