Dersom du skal bygge hus er det en logisk prosess som settes i gang. Du stiller deg en del spørsmål om plassbehov og hva dette bør koste. Du gjør en grundig jobb med å finne eller lage den «perfekte» tegningen. Behov analyseres, beslutninger tas og sirkuset starter for alvor. Etter en liten kamp med byråkratiet og leverandører som ikke holder det de lover, er omsider grunnmuren på plass. Dette er naturligvis ikke noe du tar lett på da det tross alt er snakk om mye penger og noe du skal leve med over lang tid. Gjør du feil innledningsvis så får det store konsekvenser. Dette er direkte overførbart til en rekrutteringsprosess. Det er forbausende å se hvor ofte det blir tatt for lett på utforming av kravspesifikasjon og stillingsbeskrivelse. Det første som vurderes er om det faktisk finnes et reelt behov for å ansette en ny medarbeider.

En bedrift som er kommet dit at man administrerer administrasjon fremfor produksjon, bør ikke ansette flere i administrasjonen!

HVA SKAL HAN BIDRA MED?

Hovedfokus i en stillingsbeskrivelse bør være hva den man ønsker å ansette skal bidra med av verdiskaping og resultater. Sett at personen skal ha kr 500.000,- i årslønn. Hva er det da personen skal bidra med for å forsvare lønna og i tillegg tilføre bedriften verdi? Hva er det du ønsker å oppnå med å ansette personen? Utover det som er målbart i kroner og øre, hva annet er det du ønsker at personen skal bidra med til fellesskapet? Skal du ansette en selger er dette vanligvis enkelt målbart på dekningsbidrag, omsetning, antall nye kunder, mersalg på eksisterende kunder eller kundetilfredshet. Spørsmålet er alltid: hva er viktigst for denne stillingen? Hva er det du ønsker at den nyansatte skal ha hovedfokus på å tilføre av verdi? Skal du ansette en daglig leder er det enda enklere. Hovedfokus bør være å tjene penger for eierne, gjennom å skape vekst på en arbeidsplass der mennesker trives og utvikler seg.

ARBEIDSOPPGAVENE

Det neste du ser på er arbeidsoppgavene. Hva må personen konkret gjøre for å oppnå ønskede resultater? Med selgeren som eksempel er dette rimelig oversiktlig: finne potensielle kunder, ringe et visst antall telefoner for å booke tilstrekkelig antall møter, gjennomføre salgsmøter/finne løsninger som tjener kunden, skrive tilbud, close avtalen, se til at varen/tjenesten blir levert og følge opp til kunden er fornøyd.

KUNNSKAP OG ERFARING

Neste spørsmål er hvilken kunnskap og erfaring som er nødvendig for å kunne utføre de aktuelle arbeidsoppgavene. Hva er et absolutt minstekrav og hva er optimalt. Feilen mange gjør er å vurdere nødvendig kompetanse før det er tydelig nok klarlagt hva som skal leveres. «Vi trenger en salgsingeniør, og det er viktig at han er siv.ing. med minimum fem års erfaring.» Er det virkelig nødvendig når størstedelen av jobben går ut på å skaffe nye kunder? Fagfolk som ansetter fagfolk har en tendens til å overvurdere viktigheten av en tung formell utdannelse. Kanskje praktisk erfaring og dokumenterbare resultater kan kompensere for en litt svakere utdannelse?

PLUSS-SIDENE VED STILLINGEN

Motivasjon og ytre forhold er neste spørsmål. Hva er pluss-sidene med stillingen? Hva er innsalgsargumentene? Hva har stillingen å tilby som gjør den interessant for potensielle kandidater og hva er man villig til å betale i lønn? Hva med tilgjengelighet utover normal arbeidstid og antall reisedøgn? Hva er akseptabelt når det gjelder reisetid til og fra jobb? Er arbeidsmiljøet i ferd med å bli forgubbet slik at man optimalt sett ønsker en yngre person, eller er det en mer stabil, trygg og voksen person som bør inn i stillingen? Det er viktig å tenke funksjon før person. Funksjoner endrer seg mindre enn personer, mennesker utvikler seg eller slutter mens basisfunksjonene i en bedrift er mer stabile. Legger man for stor vekt på å bemanne opp ut ifra at den nyansatte skal passe sammen med eksisterende personal, fremfor å se på området personen skal ha ansvar for, kommer man fort i problemer.

Det er mange spørsmål som bør stilles og de vil være forskjellige avhengig av type stilling eller bedrift. Det viktigste er at de blir stilt og besvart før neste steg – som er stillingsannonsen eller å ta kontakt med nettverket for å få frem aktuelle kandidater.

GRUNNREGLER

Det finnes noen få viktige grunnregler når du skal lage en god stillingsannonse:

  • Bruk dobbelt så mange du og deg som vi – du henvender deg til søkeren og bruker en innbydende form. Ord som «vedkommende» og «søkeren» skaper distanse. «Det er et krav at vedkommende søker har …» kan enkelt erstattes med «er du...» eller «har du…».
  • Vær inkluderende – hvis det ikke er et absolutt krav, så kall det ønskelig fremfor krav.
  • Hvis du legger for mye vekt på å selge inn godene, så får du søkere som er mer interessert i godene enn det å få jobben gjort.
  • Ikke overselg stillingen. Vær ærlig. Ikke prøv å selge noe du får problemer med å levere.
  • Vær tydelig og ha et klart budskap med hensyn til arbeidsoppgaver og det som skal leveres i stillingen.
  • Dersom du bruker den vanlige terminologi en som kreativ, løsningsorientert, resultatorientert, selvstendig, initiativrik etc, så forklar hva du mener og hvorfor det er viktig.
  • Våg å skille deg ut. Lek litt med ord, og finn en punchline som fanger aktuelle kandidater sin interesse. Det er selvsagt viktig å bruke et språk som «treffer» den du ønsker å nå. Det er ikke alltid lurt å sette en kreativ markedsfører til å lage stillingsannonse etter en regnskapsmedarbeider.

Kreativ regnskapsføring er som kjent lite populært! I oversikten nederst finner du noen retningslinjer som beskriver hvordan du formulerer deg, avhengig av hva som er viktig i stillingen. 

TEKST:  IVAR BRUVOLL.