En god måte å pleie eksisterende kunder på, få nye kunder samt presentere nyheter er å delta på de store messene som arrangeres både i Norge og i utlandet. Men skal man lykkes på messene, må man planlegge alt nøye. Ellers kan investeringen bli kostbar for bedriften. For på messene møter man også konkurrentene og da gjelder det å ha et god og gjennomarbeidet konsept som er konkurransedyktig.

Tre faser

- Når man bestemmer seg for å delta med egen stand på en messe består deltakelsen av tre faser. Planleggingen, gjennomføringen og oppfølgingen. Og planleggingen er den aller viktigste fasen, og god planlegging gir som oftest de beste resultatene. Det første man bør gjøre er å analysere messen. Definere størrelsen, vurdere hvor mange av eksisterende kunder man kan nå, samt muligheten for å nå nye kunder. Deretter gjelder det selve presentasjonen, valg av stand. Hvor stor stand bør man ha? Skal man kjøpe displaysystemene som trengs på standen eller lønner det seg å leie? Hvor mange fra bedriften bør delta på messen og hvordan skal man være kledd? I tillegg bør man planlegge hvordan møte kundene for å få de interessert i nettopp din stand og dine produkter. Og mitt råd er som følger. Ikke velg de minste standene som er rundt 3 x 3 meter. Da blir det liten mulighet til å la kundene stikke innom standen samtidig som plassen til å vise fram produktene blir mindre. Valg av størrelse avhenger jo igjen av hvilke type bedrift og produkter man har, men en stand på 3 x 6 meter og oppover gir langt større muligheter. Selve utstillingssystemene og veggene til standen kan enten kjøpes eller leies, litt avhengig av om deltagelsen på messen er en engangs deltagelse, eller om materialet skal brukes i andre sammenhenger hvor man skal markedsføre og promotere bedriften. For flergangsbruk anbefaler jeg å kjøpe utstyret. Da kan man bruke det år etter år. Deltar man på flere messer i løpet av året er det lurt å investere i utstillingssystemer. Disse er enkle å frakte og de fleste kan da rigge opp relativt store stands på egen hånd slik at man sparer innleid hjelp for montering. Hvis det derimot bare dreier seg om en engangspresentasjon kan det lønne seg å leie, sier Nils-Ivar Børli, leder av Oslo avdelingen i messebedriften expoline.no. Børli har jobbet profesjonelt med messer siden 1988 og han mener det er viktig å tenke profesjonelt også når man skal velge det grafiske uttrykket.

Del på oppgavene

- Selve utformingen av grafikken som skal presentere bedriften bør være mest mulig enkel med et lett forståelig budskap, gjerne kombinert med bra bilder. Og for å lykkes med denne delen av presentasjonen kan det være lurt å gå til et reklamebyrå. Da får man profesjonell hjelp og det kan bli en lønnsom investering. Når så grafikken er klar, displaysystemene er kjøpt inn eller leid, må man tenke selve presentasjonen på messen og tenke godt igjennom hva en messestand faktisk innebærer. For messene varer som oftest tre til fire dager fra ni om morgenen til klokken åtte på kvelden og ingen klarer å være i toppform 10 til 12 timer om dagen. Derfor bør man være flere medarbeidere på standen og lage en skikkelig turnusordning slik at man deler på oppgavene igjennom dagen. Da får man muligheten til nødvendige spisepauser, hvile og kanskje litt mosjon og frisk luft. Og når det gjelder selve presentasjonen på standen bør de som jobber være samkjørte. De bør ha like klær, noe som gir identitet, for eksempel rene dongerybukser og t-trøye med enten bilde av produktet eller med firmalogoen vil gi en fin effekt. I tillegg bør man ikke snakke mye sammen på standen, men konsentrere seg om kundene. For nå har vi kommet i den fasen hvor man skal nå kundene. Hvis man har en stor kundekrets fra før kan det lønne seg å sende ut invitasjoner og i tillegg ringe og invitere kundene til messa. Da får man møte kundene ansikt til ansikt og samtidig få presentert de siste nyhetene. For de fleste kundene ser man aldri, man har kun kontakt via telefon eller internet. I tillegg gir messen store muligheter til å få nye kunder og kluet er da hvordan få de nye kundene interesserte, slik at de besøker standen. Da kan man lokke med konkurranser hvor man kan vinne fine premier, man kan ha gunstige messetilbud eller man kan love rabatter ved store innkjøp. Mulighetene er mange. Men noe av det viktigste er å sikre seg navn og telefonnummer til potensielle nye kunder, og det kan man gjøre ved å ha en bolle på standen hvor kundene legger igjen visittkortene sine. Eller en navneliste hvor alle som deltar i konkurransen skriver seg på med navn og telefonnummer. Da blir kundene lette å kontakte i ettertid. Men bare husk én ting. Når man er flere fra samme bedrift som kommer utenbys fra og som bor på hotell og spiser på restauranter. Ikke still på messen i bakrus. Har du fått i deg litt for mye og det har blitt litt for sent, be om å få et senere skift slik at andre medarbeidere som er uthvilte tar den første økta. For det å stille opp trøtt, uopplagt og umotivert er ikke særlig god reklame for bedriften, sier Nils-Ivar Børli som forteller om den tredje fasen.

Sikre suksessen

- Den tredje fasen er etter messa hvor man skal følge opp kundene. Dette er en viktig del av messejobben, og dess flere navn og telefonnummer man har samlet inn de dagene messa varer, dess mer sannsynlig er det at man får nye salg og knytter nye, viktige forbindelse. Og disse nye forbindelsene er viktige å følge opp slik at man holder kontakten varm. Og hvis man følger disse rådene kan messa raskt bli en suksess for bedriften og på sikt kan man få igjen langt mer enn selve investeringen. For det å delta på en messe koster forholdsvis mye i form av reise, hotell og diett, leie av stand hvor kvadratmeterprisen per dag kan ligge på mellom 1000 og 2000 kroner. I tillegg kommer utgiftene til displayer, utforming av grafikkmateriale og andre kostnader for en firedagers messe kan de totale utgiftene raskt komme opp i mellom 70 000 og 100 000 kroner. Det er derfor viktig å tenke på at hvis man investerer i portable messesystemer som varer i årevis og hvor man enkelt kan bytte ut det grafiske budskapet, vil kostnadene for deltagelse bli betraktelig lavere fra gang til gang, sier Børli.

Av Kaare Skevik jr.

LES OGSÅ: 

Hva skjer under en messe

Godt planlagt messedeltagelse gir bedre resultat

Å presentere firmaet, produktene og/eller tjenestene på en profesjonelt gjennomført messe er ofte en svært lønnsom markedsinvestering!