Telefonsvareren din suger….

Jo da, opplevelsen er svært så familiær og man gremmes, og igjen kommer følelsen av uggenhet og kapitulasjon som sniker seg inn i sjelen bare ved å skrive dette.

Du tror kanskje at den som ringer er i tvil om at du er opptatt? At det er derfor du vil forsterke din viktighet med å si at du er svært ”bizzy” akkurat nå? At du ikke har tid?  Har du imidlertid tenkt på at den som ringer faktisk får visse forventninger når du sier at ”du ringer tilbake så snart du får tid”? Eller at ”du er på nett igjen og tar kontakt straks du får anledning”?

Undres faktisk på hvorfor du i det hele tatt har en svarer?

Hva så med meg? Jeg som bare MÅ nå denne viktige personen så raskt som mulig? Har jeg egentlig en tjangs? For jeg vet jo egentlig ikke om vedkommende faktisk leser av svareren og i tilfelle når? Og får beskjeden min den oppmerksomhet jeg forventer og jeg selv synes jeg fortjener?

Neppe. For etter mange års erfaring er dessverre utgangspunktet at en viktig beskjed ikke kommer frem og du kan like gjerne droppe det. Med mindre det er til en person du kjenner så godt at du kjenner vedkommendes telefonsvarvaner. Dette er en person du likevel kommer til å snakke med snart, og da kan du like gjerne vente til du har kraften av en dialog.

Hva så med alle kundene, kunder man bør ringe med jevne mellomrom? Jo, de har et svært så ulikt forhold til mobilsvar. For noen av kundene vet faktisk ikke engang at de har mobilsvar, og leser derfor aldri av.

Andre sjekker svareren av og til, mens noen aldri legger igjen beskjed fordi de synes mobilsvar er noe stort tull.

Noen bruker imidlertid svareren aktivt og får i tillegg lydfilene sendt til sin e-post og kan høre beskjeden på høytaleren som er koblet til datamaskinen, jo da, det er mulig.

Så hva skjer egentlig når noen som forventer tilbakemelding ringer noen som altså ikke vet at de har telefonsvarer?

Vel,… da finnes det flere muligheter, og dersom du jobber med salg bør du være en mester i dette temaet og hjelpe dine kunder, og fasit blir da:

Legg inn en beskjed på svareren din som forteller den som ringer noe om deg selv og dine telefonvaner. På den måten får den som forsøker å nå deg et inntykk som er positivt og som gir dem andre muligheter for å nå deg eller å få dekket sine behov for informasjon om deg og din person. For ofte innebærer det faktisk en nytteverdi for den som ringer at du er til stede og hjelper til.

Det kan til og med hende at det er en kunde som vil handle.

Noen råd:

1.     Dersom du har en svarer som sier at vedkommende som ringer skal legge igjen beskjed, les beskjedene flere ganger per dag

2.     Dersom du ikke leser av svareren din, gi beskjed på svareren eller kutt ut telefonsvarer og la det ringe i evigheten for den som gidder å vente.

3.     Vet du ikke om du har svarer? Ring din leverandør og finn det ut.

4.     Dersom du har standardbeskjeden fra din leverandør, skift den ut i dag. Det er ikke deg!

5.     Dersom du ønsker at den som kommer til din svarer skal få et positivt etterlatt inntrykk;

a.     Les inn en hyggelig beskjed (ikke at du er opptatt med andre kunder eller at det er stor pågang. Det er bullshit.

b.     Fortell kort hvordan man kan nå deg

                                                              i.     Send meg SMS

                                                            ii.     Send meg E-post i stedet

                                                          iii.     Websiden til din virksomhet

                                                          iv.     Kom på kaffe, ringing er overvurdert

                                                            v.     Ring en gang til slik at jeg vet det haster

                                                          vi.     Ring min kollega, jeg kan ikke snakke i telefonen akkurat nå

                                                        vii.     Legg igjen beskjed, jeg leser av to ganger hver dag

                                                      viii.     Jeg ser at du har ringt, du behøver ikke legge igjen beskjed

c.     For den som tørr å være annerledes:

                                                              i.     ”Legg igjen en ordre etter pipetonen og jeg ringer garantert tilbake”

                                                            ii.     ”Dersom dette kan være viktig for meg, ring kort to ganger til, og jeg skal gi deg en overraskelse tilbake”

                                                          iii.     ”Du liker nok ikke svareren min, men her er en morsom vits”

                                                          iv.     ”Dessverre rakk jeg ikke å ta telefonen, men her er et par gode sitat du kan tenke over”

Før du går tilbake der du var da du begynte å lese; sjekk svareren din!

Tekst: Odin Johansen - Petajamaa*Partners