Forside | Virtuell assistent - en løsning på tidsmessige flaskehalser
virtuell_cropped_739x540
Fremhevede artikler midten forside

Virtuell assistent - en løsning på tidsmessige flaskehalser

Virtuell assistent

Konseptet Virtual Assistant er velkjent i USA og mange andre land i verden, men har ennå ikke fått særlig oppmerksomhet i Norge. Bedrifter og ledere som ønsker å frigjøre mer tid og penger, bør se nærmere på det!

Mange ledere i små bedrifter – og ikke minst gründere – opplever at de har altfor mange arbeidsoppgaver, og at de gjerne skulle hatt ekstra personell for å avlaste. Men en fast ansatt koster som kjent en god del, og mange vegrer seg derfor for å gå til dette skrittet. Det kan også hende at behovet dukker opp i perioder, eller at lederne bare trenger hjelp på noen få områder, og at en fast ansatt derfor ikke kan forsvares. Da kan løsningen være en virtuell assistent, også kalt VA.

Hva er en VA?

En VA er kort fortalt en selvstendig næringsdrivende som utfører ulike typer oppgaver for kundene sine. En VA kan - ut fra hva de er spesialisert på - utføre en lang rekke arbeidsoppgaver. Vedkommende jobber enten alene eller i team med andre assistenter, og kan sitte hvor som helst i verden. Du kan tenke at en VA er en person som kan gjøre det meste for bedriften din så lenge det ikke kreves at de sitter i samme rom som deg.

01_LINE DOBROWEN.jpgLine Dobrowen har jobbet som VA i flere år. Hun opplever at fenomenet er relativt ukjent i Norge og at hun ofte må forklare hva det er hun leverer. Fleksibilitet og personlig tilpasning er de viktigste ingrediensene.

- Mine typiske kunder er små og mellomstore bedrifter, og gjerne foretak i oppstartsfasen, der det å ansette noen på fast basis innebærer stor risiko, siden man ikke har klart for seg hvor stort behovet for assistanse er. Du slipper å stille ressurser til veie i form av kontorplass, maskinvare og annet, og du velger selv hvor mange timer eller tjenester du ønsker å benytte deg av, sier Dobrowen.

Behovet for assistanse varierer fra bedrift til bedrift, og hos Dobrowens kunder betyr dette alt fra engangsprosjekter til årlige prosjekter, og fra oppgaver på timesbasis til lengre og mer faste engasjementer.

Frigjøre arbeidsoppgaver

Å leie inn en VA kan vise seg å være et smart valg. Den mest åpenbare fordelen er at du frigjør arbeidsoppgaver som du enten ikke ønsker eller bør bruke tid på, slik at du kan konsentrere deg om kjernevirksomheten. Spesielt i mindre bedrifter er det vanlig at lederne har mange hatter på samtidig – de er både personalledere, markedsføringsansvarlige, økonomiansvarlige, IT-ansvarlige og det «meste-annet-ansvarlige». Dette tar fokuset bort fra det som er viktig for bedriften – nemlig kjernevirksomheten og det å tjene penger og skape vekst.

Henrik Bhamra, daglig leder i Knirckefritt AS, mener at en VA er en god måte å organisere ulike oppgaver på.
- Jeg anbefaler bedrifter som sliter med tid og fokus rundt rutineoppgaver, å sette bort arbeid til en VA. Jeg har utelukkende positive erfaringer med slike tjenester, og synes det er fint å kunne leie inn hjelp i perioder hvor vi trenger avlastning. I en hektisk hverdag med mye aktivitet kan det være greit å outsource, slik at vi kan jobbe konsentrert med viktige oppgaver, sier Bhamra.

Fleksibel arbeidskraft

Fleksibilitet er et annet nøkkelord - kanskje trenger du bare hjelp til å drifte nettstedet eller planlegge et stort markedsføringsprosjekt, eller hva med kjedelig oppdatering av databaser og research på nett? Da kan du leie inn VA-er ut fra behov, og i periodene du trenger det. Det gjør det lettere å gjennomføre ting du ikke får tid til – men som er viktige for vekst og utvikling – som flyttes stadig lenger fremover på kalenderen. I tillegg kan en VA være den “broen” du trenger mellom å gjøre alt selv og på sikt få en ansatt på plass.

Håvard Kringen er medeier i Rypetoppen Adventurepark og har hovedsakelig benyttet VA-tjenester innen markedsføring og sosiale medier. Han peker på nytten av et friskt blikk på jobben som skal gjøres:
- Det vil ofte være en fordel å få innspill og synspunkter fra en utenforstående som ikke har blitt påvirket av ildsjeler, ansatte eller personene bak bedriften. Vi har gitt stort sett fritt spillerom i VA-arbeidet, og ser at dette har gitt oss gode resultater, sier Kringen.
Og tenker du kroner og øre, blir fordelene med en VA enda tydeligere: Du betaler bare for det du bruker. Det vil si at du ikke trenger å ansette en markedsføringsansvarlig når du bare trenger hjelp til to kampanjer i året. De færreste har jo markedsføringsbudsjettet til Statoil.

Mulige VA-oppgaver

En rask gjennomgang av ulike VA-firmaers tilbud viser at spekteret av tjenester er stort. Vi har samlet en liste som kan gi deg noen ideer til hva du kan sette ut til en VA - kanskje kan du få noen ideer her.

En VA kan blant annet ta seg av følgende:
  • Bokføring og bilagsregistrering
  • Håndtere e-poster og møteavtaler
  • Strategi og planlegging for sosiale medier
  • Vedlikeholde profiler i sosiale medier
  • Fakturere og følge opp innbetalinger
  • Lage og administrere markedsføringskampanjer
  • Lage presentasjoner og rapporter
  • Lage og vedlikeholde nettsteder
  • Gjøre research
  • Følge opp statistikk, rapportering og tall
  • Styre salgskampanjer
  • Sette seg inn i ny programvare
  • Intern opplæring i organisasjonen
  • Bestille billetter og andre ting på nett
  • Oppdatere kalendere og bookinger
  • Planlegge og arrangere møter og eventer
  • Oppdatere CRM-programmer og databaser
  • Skrive nyhetsbrev og følge opp disse
  • Personlige oppgaver - som å bestille blomster eller sende takkekort

Et litt morsomt eksempel (men kanskje ikke til etterfølgelse) var en leder i en stor bedrift i USA, som brukte en VA til å holde kontroll på små og store branner på «hjemmefronten». Han hadde kranglet med kona, og ba sin kvinnelige VA ordne opp. Assistenten fikset både vakre blomster og «unnskyld»-kort. En takknemlig kone ringte sin mann og sa han var tilgitt - han var jo tross alt så flink til å si unnskyld…

Slik gjør du et godt VA-valg

Det samme gjelder for VA-er som for nyansettelser - det kan hende du ikke treffer blink. Du kan selvfølgelig lettere bytte ut en VA som ikke fungerer, enn en ansatt, men det lønner seg uansett å planlegge og forberede litt før du hiver deg ut i det.

Dobrowen har følgende tips til hva du bør tenke på:
  • Hva trenger du en VA til? Vær spesifikk, finn konkrete prosjekter og arbeidsoppgaver. Tenker du «hjelp til markedsføring» - hvilken type hjelp trenger du? Planlegging, gjennomføring, overvåkning?
  • Lag en god prosjektbeskrivelse eller beskrivelse av arbeidsoppgavene. GIGO-regelen («garbage in, garbage out) gjelder også her - hvis du er ullen og vag i oppdragsbeskrivelsen, er det ikke sikkert VA-en utfører jobben slik du hadde sett for deg. Tommelfingerregelen er at du ikke kan være FOR detaljert eller nøyaktig.
  • Gjør researchen din! Sjekk VA-firmaenes referanser. Tilbyr de tjenester som er en god match for dine behov? Er de tilgjengelige på de tidspunktene på døgnet du trenger dem? Har de akkurat den kompetansen du trenger?

Abo annonse des 16.jpg

KOMMENTARER

Annonsér her!

Motta nyhetsbrev

Meld deg på nyhetsbrev!

Fra David til Goliat

Hvordan skape et milliardkonsern av et lokalt transportselskap
Hvordan skape vekst

Virkelighetsoverdose

Opplever du noen gang at virkelighet er overveldende? At det blir for mange impulser? At du bombarderes av meldinger, invitasjoner, ideer, nyheter, hendelser og henvendelser? At alt du bør svare på bl...
Jobb og helse
Annonsér her!
Annonsér her!

Fremtidsrettet lederskap

Ledelse og trender

Slik sparer bedriften din penger og hjelper miljøet i samme slengen!  
Fremtidens ledelse

Slik utvikles læringsvillige medarbeidere

Teambygging

Du kjenner sikkert Pixar? De lager fantastiske filmer som Toy Story og Oppdrag Nemo. Filmene har truffet publikum og hatt en bemerkelsesverdig kommersiell suksess. Mange tror slik suksess handler om å...
Talentledelse

Tre måter å unngå kraftmangel på

Begrepet "kraftmangel" er ikke noe som gjelder bare i energibransjen – også ledere kan ofte oppleve manglende påvirkningskraft. Enkelt sagt så finnes det tre kraftkilder som må ivaretas for at man ska...
Kraftmangel i ledelse

Burgerspotting

Markedsføring i sosiale medier

Ved å bruke Instagram som kommunikasjonskanal kan du fange oppmerksomheten til både nye og eksisterende kunder. Det har den svenske burgersjefen Richard Bergfors erfart.
Kommunikasjon med sosiale medier
Annonsér her!
Annonsér her!

Typisk menneskelig å feile

Karriere

Er du redd for å gjøre noe galt i frykt for å bli kategorisert som dårlig? - Det handler om å lære seg tidlig å feile, mener karriereveileder Tom Aage Lie.
Karriere og omstilling

Inn i fremtiden med fortiden i baklomma

Innovasjon

I mangel av en magisk glasskule som kan fortelle hvordan fremtiden vil se ut, er trender noe av det vi bruker for å forstå hvor vi er på vei. Og skal vi virkelig forstå hvordan innovasjon vil se ut i ...
Innovasjon og ledelse

Flyt gir arbeidsglede

Mange viktige prosesser stopper opp fordi vi ikke forstår hverandre eller skjønner hvordan vi skal få det beste ut av hverandre.
Karriere

«La omstilling ikke bare være vår strategi, men vår kultur!»

omstilling

Endringer og omstillinger er en naturlig del av arbeidslivet, og aldri før har endringene skjedd hyppigere enn i dag. Forandringshastigheten akselererer. Vi må omstille oss, men til hvilken fremtid? H...
Strategi og omstilling
Annonsér her!
Annonsér her!

Morgendagens ledere

God ledelse

Morgendagens ledere vil møte forventninger om å se ut over egen kompetanse og involvere og mobilisere de beste team rettet mot felles mål. God ledelse handler både om å ville levere resultat og å gjør...
Kommunikasjon og ledelse

Slik blir du mer produktiv

Jobb og produktivitet

Det hjelper lite å ha stålkontroll på tidsbruken, kalenderen og gjøremåls-listen hvis du ikke tar hensyn til din egen energisyklus.
Hvordan bli produktiv
Tilbake til toppen