Forside | Virtuell assistent – en løsning på tidsmessige flaskehalser
virtuell_cropped_739x540
Forside

Virtuell assistent – en løsning på tidsmessige flaskehalser

Virtuell assistent

Konseptet Virtual Assistant er velkjent i USA og mange andre land i verden, men har ennå ikke fått særlig oppmerksomhet i Norge. Bedrifter og ledere som ønsker å frigjøre mer tid og penger, bør se nærmere på det!

Mange ledere i små bedrifter – og ikke minst gründere – opplever at de har altfor mange arbeidsoppgaver, og at de gjerne skulle hatt ekstra personell for å avlaste. Men en fast ansatt koster som kjent en god del, og mange vegrer seg derfor for å gå til dette skrittet. Det kan også hende at behovet dukker opp i perioder, eller at lederne bare trenger hjelp på noen få områder, og at en fast ansatt derfor ikke kan forsvares. Da kan løsningen være en virtuell assistent, også kalt VA.

Hva er en VA?

En VA er kort fortalt en selvstendig næringsdrivende som utfører ulike typer oppgaver for kundene sine. En VA kan - ut fra hva de er spesialisert på - utføre en lang rekke arbeidsoppgaver. Vedkommende jobber enten alene eller i team med andre assistenter, og kan sitte hvor som helst i verden. Du kan tenke at en VA er en person som kan gjøre det meste for bedriften din så lenge det ikke kreves at de sitter i samme rom som deg.

01_LINE DOBROWEN.jpgLine Dobrowen har jobbet som VA i flere år. Hun opplever at fenomenet er relativt ukjent i Norge og at hun ofte må forklare hva det er hun leverer. Fleksibilitet og personlig tilpasning er de viktigste ingrediensene.

- Mine typiske kunder er små og mellomstore bedrifter, og gjerne foretak i oppstartsfasen, der det å ansette noen på fast basis innebærer stor risiko, siden man ikke har klart for seg hvor stort behovet for assistanse er. Du slipper å stille ressurser til veie i form av kontorplass, maskinvare og annet, og du velger selv hvor mange timer eller tjenester du ønsker å benytte deg av, sier Dobrowen.

Behovet for assistanse varierer fra bedrift til bedrift, og hos Dobrowens kunder betyr dette alt fra engangsprosjekter til årlige prosjekter, og fra oppgaver på timesbasis til lengre og mer faste engasjementer.

Frigjøre arbeidsoppgaver

Å leie inn en VA kan vise seg å være et smart valg. Den mest åpenbare fordelen er at du frigjør arbeidsoppgaver som du enten ikke ønsker eller bør bruke tid på, slik at du kan konsentrere deg om kjernevirksomheten. Spesielt i mindre bedrifter er det vanlig at lederne har mange hatter på samtidig – de er både personalledere, markedsføringsansvarlige, økonomiansvarlige, IT-ansvarlige og det «meste-annet-ansvarlige». Dette tar fokuset bort fra det som er viktig for bedriften – nemlig kjernevirksomheten og det å tjene penger og skape vekst.

Henrik Bhamra, daglig leder i Knirckefritt AS, mener at en VA er en god måte å organisere ulike oppgaver på.
– Jeg anbefaler bedrifter som sliter med tid og fokus rundt rutineoppgaver, å sette bort arbeid til en VA. Jeg har utelukkende positive erfaringer med slike tjenester, og synes det er fint å kunne leie inn hjelp i perioder hvor vi trenger avlastning. I en hektisk hverdag med mye aktivitet kan det være greit å outsource, slik at vi kan jobbe konsentrert med viktige oppgaver, sier Bhamra.

Fleksibel arbeidskraft

Fleksibilitet er et annet nøkkelord - kanskje trenger du bare hjelp til å drifte nettstedet eller planlegge et stort markedsføringsprosjekt, eller hva med kjedelig oppdatering av databaser og research på nett? Da kan du leie inn VA-er ut fra behov, og i periodene du trenger det. Det gjør det lettere å gjennomføre ting du ikke får tid til – men som er viktige for vekst og utvikling – som flyttes stadig lenger fremover på kalenderen. I tillegg kan en VA være den “broen” du trenger mellom å gjøre alt selv og på sikt få en ansatt på plass.

Håvard Kringen er medeier i Rypetoppen Adventurepark og har hovedsakelig benyttet VA-tjenester innen markedsføring og sosiale medier. Han peker på nytten av et friskt blikk på jobben som skal gjøres:
– Det vil ofte være en fordel å få innspill og synspunkter fra en utenforstående som ikke har blitt påvirket av ildsjeler, ansatte eller personene bak bedriften. Vi har gitt stort sett fritt spillerom i VA-arbeidet, og ser at dette har gitt oss gode resultater, sier Kringen.
Og tenker du kroner og øre, blir fordelene med en VA enda tydeligere: Du betaler bare for det du bruker. Det vil si at du ikke trenger å ansette en markedsføringsansvarlig når du bare trenger hjelp til to kampanjer i året. De færreste har jo markedsføringsbudsjettet til Statoil.

Mulige VA-oppgaver

En rask gjennomgang av ulike VA-firmaers tilbud viser at spekteret av tjenester er stort. Vi har samlet en liste som kan gi deg noen ideer til hva du kan sette ut til en VA - kanskje kan du få noen ideer her.

En VA kan blant annet ta seg av følgende:
  • Bokføring og bilagsregistrering
  • Håndtere e-poster og møteavtaler
  • Strategi og planlegging for sosiale medier
  • Vedlikeholde profiler i sosiale medier
  • Fakturere og følge opp innbetalinger
  • Lage og administrere markedsføringskampanjer
  • Lage presentasjoner og rapporter
  • Lage og vedlikeholde nettsteder
  • Gjøre research
  • Følge opp statistikk, rapportering og tall
  • Styre salgskampanjer
  • Sette seg inn i ny programvare
  • Intern opplæring i organisasjonen
  • Bestille billetter og andre ting på nett
  • Oppdatere kalendere og bookinger
  • Planlegge og arrangere møter og eventer
  • Oppdatere CRM-programmer og databaser
  • Skrive nyhetsbrev og følge opp disse
  • Personlige oppgaver - som å bestille blomster eller sende takkekort

Et litt morsomt eksempel (men kanskje ikke til etterfølgelse) var en leder i en stor bedrift i USA, som brukte en VA til å holde kontroll på små og store branner på «hjemmefronten». Han hadde kranglet med kona, og ba sin kvinnelige VA ordne opp. Assistenten fikset både vakre blomster og «unnskyld»-kort. En takknemlig kone ringte sin mann og sa han var tilgitt - han var jo tross alt så flink til å si unnskyld…

Slik gjør du et godt VA-valg

Det samme gjelder for VA-er som for nyansettelser - det kan hende du ikke treffer blink. Du kan selvfølgelig lettere bytte ut en VA som ikke fungerer, enn en ansatt, men det lønner seg uansett å planlegge og forberede litt før du hiver deg ut i det.

Dobrowen har følgende tips til hva du bør tenke på:
  • Hva trenger du en VA til? Vær spesifikk, finn konkrete prosjekter og arbeidsoppgaver. Tenker du «hjelp til markedsføring» - hvilken type hjelp trenger du? Planlegging, gjennomføring, overvåkning?
  • Lag en god prosjektbeskrivelse eller beskrivelse av arbeidsoppgavene. GIGO-regelen («garbage in, garbage out) gjelder også her - hvis du er ullen og vag i oppdragsbeskrivelsen, er det ikke sikkert VA-en utfører jobben slik du hadde sett for deg. Tommelfingerregelen er at du ikke kan være FOR detaljert eller nøyaktig.
  • Gjør researchen din! Sjekk VA-firmaenes referanser. Tilbyr de tjenester som er en god match for dine behov? Er de tilgjengelige på de tidspunktene på døgnet du trenger dem? Har de akkurat den kompetansen du trenger?

Abo annonse des 16.jpg

KOMMENTARER

Annonsér her!

Motta nyhetsbrev

Meld deg på nyhetsbrev!

Rå på lederutvikling?

Lederutvikling

Har du en klar strategi for din lederutvikling? Har du planlagt de nødvendige tiltakene for at det og dem du leder utvikler seg i tråd med virkeligheten?
Strategi og lederutvviklig

Outsourcing frigjør ressurser i nedgangstider

Outsourcing

Flere sektorer opplever i dag nedgangstider, og mange bedrifter ser seg nødt til å kvitte seg med ansatte, avdelinger og tjenester for å tilfredsstille stadig strammere budsjetter. Kan outsourcing vær...
outsourcing løsning for nedskalering?
Annonsér her!
Annonsér her!

10 tips for å bli mer effektiv som leder

Effektiv ledelse

Tipsene er basert på en amerikansk undersøkelse med intervju av over 200 ultra-produktive mennesker, inkludert syv milliardærer, 13 olympiske mestere og over 200 suksessfulle entreprenører.
Få gjort mer på kortere tid med mindre stress

Utålmodig gründeroptimist

Stian Rustad kan kanskje ikke spå fremtiden. Men samme året som internett ble kalt en «flopp», mente han at internett var fremtiden. IT-firmaet han startet opp, utviklet et av verdens første sky-baser...
Teknologioptimist Stian Rustad

Følger du med?

Ledelse er fordeling av oppmerksomhet. Det du ser, er det du får. Fokus og oppmerksomhet er vidt forskjellige egenskaper. Mange ledere fokuserer for mye. 
Oppmerksomhet og ledelse

Hvordan sikre god ledelse i fremtiden?

SPONSET INNHOLD

Dagens ledere står allerede overfor store utfordringer og muligheter som følge av teknologisk utvikling. Hvordan påvirker dette virksomheters evne til å sikre god og effektiv ledelse også i framtiden?...
Lederegenskaper som ikke synes på CV
Annonsér her!
Annonsér her!

Støtte i vanskelige tider

-står vi sammen i vanskelige valg vi må ta?
Beslutninger

Emosjonell intelligens – reelt eller ikke?

Emosjonell intelligens

For å være en dyktig og god leder må man på den ene siden være rasjonell og beherske områder som analyse, strategi, planlegging, målstyring osv. Men dette i seg selv er ikke nok i dagens krevende mark...
Emosjonell intelligens

@else er din nye, digitale HR-sjef

digital HR-sjef

Har du som ansatt lurt på om du har krav på lønn til uforutsette ting, som for eksempel å gå i begravelse, men ikke turt å spørre HR-leder? Eller kviet deg for å høre hvor mange egenmeldingsdager du h...
Digital HR-sjef

Fjellvettregler for nye ledere

Ny som leder

Turen=rekrutteringsprosessen delt opp i utvelgelsen, oppsigelsesprosessen, forberedelsene og oppstarten/innfasingen= lederskifte
Fjellvettregler for ledere
Annonsér her!
Annonsér her!

Medarbeidere i samspill i godt medarbeiderskap!

Hva skal til for at vi kjenner på den gode følelsen av å være på samme lag og ville hverandre vel? Av og til oppstår uenigheter, eller konflikter, som innebærer forstyrrelser og energi-sløsing i aller...
Medarbeidere i samspill som vil hverandre vel

Bonusen som skulle løfte salget, ødela selgernes motivasjon.

Bonus og motivasjon

Jo mer bonus selgerne i et forsikringsselskap fikk, jo mindre indre motivert ble de. Flere begynte å se seg om etter ny jobb.
Salgsbonus og motivasjon
Tilbake til toppen