Forside | Virtuell assistent - en løsning på tidsmessige flaskehalser
virtuell_cropped_739x540
Fremhevede artikler midten forside

Virtuell assistent - en løsning på tidsmessige flaskehalser

Virtuell assistent

Konseptet Virtual Assistant er velkjent i USA og mange andre land i verden, men har ennå ikke fått særlig oppmerksomhet i Norge. Bedrifter og ledere som ønsker å frigjøre mer tid og penger, bør se nærmere på det!

Mange ledere i små bedrifter – og ikke minst gründere – opplever at de har altfor mange arbeidsoppgaver, og at de gjerne skulle hatt ekstra personell for å avlaste. Men en fast ansatt koster som kjent en god del, og mange vegrer seg derfor for å gå til dette skrittet. Det kan også hende at behovet dukker opp i perioder, eller at lederne bare trenger hjelp på noen få områder, og at en fast ansatt derfor ikke kan forsvares. Da kan løsningen være en virtuell assistent, også kalt VA.

Hva er en VA?

En VA er kort fortalt en selvstendig næringsdrivende som utfører ulike typer oppgaver for kundene sine. En VA kan - ut fra hva de er spesialisert på - utføre en lang rekke arbeidsoppgaver. Vedkommende jobber enten alene eller i team med andre assistenter, og kan sitte hvor som helst i verden. Du kan tenke at en VA er en person som kan gjøre det meste for bedriften din så lenge det ikke kreves at de sitter i samme rom som deg.

01_LINE DOBROWEN.jpgLine Dobrowen har jobbet som VA i flere år. Hun opplever at fenomenet er relativt ukjent i Norge og at hun ofte må forklare hva det er hun leverer. Fleksibilitet og personlig tilpasning er de viktigste ingrediensene.

- Mine typiske kunder er små og mellomstore bedrifter, og gjerne foretak i oppstartsfasen, der det å ansette noen på fast basis innebærer stor risiko, siden man ikke har klart for seg hvor stort behovet for assistanse er. Du slipper å stille ressurser til veie i form av kontorplass, maskinvare og annet, og du velger selv hvor mange timer eller tjenester du ønsker å benytte deg av, sier Dobrowen.

Behovet for assistanse varierer fra bedrift til bedrift, og hos Dobrowens kunder betyr dette alt fra engangsprosjekter til årlige prosjekter, og fra oppgaver på timesbasis til lengre og mer faste engasjementer.

Frigjøre arbeidsoppgaver

Å leie inn en VA kan vise seg å være et smart valg. Den mest åpenbare fordelen er at du frigjør arbeidsoppgaver som du enten ikke ønsker eller bør bruke tid på, slik at du kan konsentrere deg om kjernevirksomheten. Spesielt i mindre bedrifter er det vanlig at lederne har mange hatter på samtidig – de er både personalledere, markedsføringsansvarlige, økonomiansvarlige, IT-ansvarlige og det «meste-annet-ansvarlige». Dette tar fokuset bort fra det som er viktig for bedriften – nemlig kjernevirksomheten og det å tjene penger og skape vekst.

Henrik Bhamra, daglig leder i Knirckefritt AS, mener at en VA er en god måte å organisere ulike oppgaver på.
- Jeg anbefaler bedrifter som sliter med tid og fokus rundt rutineoppgaver, å sette bort arbeid til en VA. Jeg har utelukkende positive erfaringer med slike tjenester, og synes det er fint å kunne leie inn hjelp i perioder hvor vi trenger avlastning. I en hektisk hverdag med mye aktivitet kan det være greit å outsource, slik at vi kan jobbe konsentrert med viktige oppgaver, sier Bhamra.

Fleksibel arbeidskraft

Fleksibilitet er et annet nøkkelord - kanskje trenger du bare hjelp til å drifte nettstedet eller planlegge et stort markedsføringsprosjekt, eller hva med kjedelig oppdatering av databaser og research på nett? Da kan du leie inn VA-er ut fra behov, og i periodene du trenger det. Det gjør det lettere å gjennomføre ting du ikke får tid til – men som er viktige for vekst og utvikling – som flyttes stadig lenger fremover på kalenderen. I tillegg kan en VA være den “broen” du trenger mellom å gjøre alt selv og på sikt få en ansatt på plass.

Håvard Kringen er medeier i Rypetoppen Adventurepark og har hovedsakelig benyttet VA-tjenester innen markedsføring og sosiale medier. Han peker på nytten av et friskt blikk på jobben som skal gjøres:
- Det vil ofte være en fordel å få innspill og synspunkter fra en utenforstående som ikke har blitt påvirket av ildsjeler, ansatte eller personene bak bedriften. Vi har gitt stort sett fritt spillerom i VA-arbeidet, og ser at dette har gitt oss gode resultater, sier Kringen.
Og tenker du kroner og øre, blir fordelene med en VA enda tydeligere: Du betaler bare for det du bruker. Det vil si at du ikke trenger å ansette en markedsføringsansvarlig når du bare trenger hjelp til to kampanjer i året. De færreste har jo markedsføringsbudsjettet til Statoil.

Mulige VA-oppgaver

En rask gjennomgang av ulike VA-firmaers tilbud viser at spekteret av tjenester er stort. Vi har samlet en liste som kan gi deg noen ideer til hva du kan sette ut til en VA - kanskje kan du få noen ideer her.

En VA kan blant annet ta seg av følgende:
  • Bokføring og bilagsregistrering
  • Håndtere e-poster og møteavtaler
  • Strategi og planlegging for sosiale medier
  • Vedlikeholde profiler i sosiale medier
  • Fakturere og følge opp innbetalinger
  • Lage og administrere markedsføringskampanjer
  • Lage presentasjoner og rapporter
  • Lage og vedlikeholde nettsteder
  • Gjøre research
  • Følge opp statistikk, rapportering og tall
  • Styre salgskampanjer
  • Sette seg inn i ny programvare
  • Intern opplæring i organisasjonen
  • Bestille billetter og andre ting på nett
  • Oppdatere kalendere og bookinger
  • Planlegge og arrangere møter og eventer
  • Oppdatere CRM-programmer og databaser
  • Skrive nyhetsbrev og følge opp disse
  • Personlige oppgaver - som å bestille blomster eller sende takkekort

Et litt morsomt eksempel (men kanskje ikke til etterfølgelse) var en leder i en stor bedrift i USA, som brukte en VA til å holde kontroll på små og store branner på «hjemmefronten». Han hadde kranglet med kona, og ba sin kvinnelige VA ordne opp. Assistenten fikset både vakre blomster og «unnskyld»-kort. En takknemlig kone ringte sin mann og sa han var tilgitt - han var jo tross alt så flink til å si unnskyld…

Slik gjør du et godt VA-valg

Det samme gjelder for VA-er som for nyansettelser - det kan hende du ikke treffer blink. Du kan selvfølgelig lettere bytte ut en VA som ikke fungerer, enn en ansatt, men det lønner seg uansett å planlegge og forberede litt før du hiver deg ut i det.

Dobrowen har følgende tips til hva du bør tenke på:
  • Hva trenger du en VA til? Vær spesifikk, finn konkrete prosjekter og arbeidsoppgaver. Tenker du «hjelp til markedsføring» - hvilken type hjelp trenger du? Planlegging, gjennomføring, overvåkning?
  • Lag en god prosjektbeskrivelse eller beskrivelse av arbeidsoppgavene. GIGO-regelen («garbage in, garbage out) gjelder også her - hvis du er ullen og vag i oppdragsbeskrivelsen, er det ikke sikkert VA-en utfører jobben slik du hadde sett for deg. Tommelfingerregelen er at du ikke kan være FOR detaljert eller nøyaktig.
  • Gjør researchen din! Sjekk VA-firmaenes referanser. Tilbyr de tjenester som er en god match for dine behov? Er de tilgjengelige på de tidspunktene på døgnet du trenger dem? Har de akkurat den kompetansen du trenger?

Abo annonse des 16.jpg

KOMMENTARER

Motta nyhetsbrev

Meld deg på nyhetsbrev!

Gjør noe før begeret renner over

Konflikter på arbeidsplassen

Her får noen råd om hvordan du enklere kan håndtere den vanskelige samtalen basert på hvordan politiet forbereder seg til vanskelige avhør
konflikter på arbeidsplassen

Hvordan lykkes i lederrollen?

Ledelse mot suksess

Hvorfor er det egentlig slik at enkelte ser ut til å kunne lykkes langt enklere enn andre, og hva er hemmeligheten bak suksessen? 
Ledelse og suksess
Annonsér her!
Annonsér her!

Uformell ledelse

Den uformelle lederen skaper dårlig arbeidsmiljø for mange.
Arbeidsmiljø

Gjennomføring via skippertak

Det er mange veier til Rom, akkurat som det er til gjennomføringskraft.
Gjennomføring av oppgaver
Annonsér her!

Slik får du verdens beste selgere - helt uten kostnader

salgsledelse

Alt handler om å gi mer enn hva kundene dine forventer av deg og din bedrift; ved å få kundene dine til å sitte igjen med den gode følelsen, vil de ikke bare komme tilbake - men også anbefale deg vide...
Hvordan selge?

Arbeidsgiverrollen i lederrollen

Arbeidsgiver

Arbeidsgiverrollen som del av lederrollen er underkommunisert og dermed undervurdert​
Arbeidsgiverrollen som del av lederrollen

I skyggen av PowerPoint

Powerpoint presentasjon

Å stå foran en forsamling er noe av det vi frykter mest, og det hevdes at hele 97 prosent av alle ledere er redde for å presentere.  Og det bærer dessverre mange preg av, der de gjemmer seg som stive ...
Hvordan gjøre en god presentasjon

Verdien av et balansert lederskap

Studier viser at det er en sammenheng mellom selskapers resultater og andelen kvinnelige ledere. 
Kvinner og ledelse
Annonsér her!
Annonsér her!

Hva kjennetegner en god leder?

God ledelse

Å bygge et godt arbeidsmiljø er det viktigste en leder kan gjøre, ifølge ManPowerGroups siste Work Life-undersøkelse. Selv om generelle råd kan gjelde for ledere for alle aldersgrupper, viser undersøk...
Slik blir du en god leder

Hvordan lykkes i fremtiden?

Innovasjon og omstilling

De som er offensive og godt trent i forhold til innovasjon og omstilling, har best forutsetninger for å lykkes, mens de som er konservative og har klart å beskytte seg har de beste forutsetninger for ...
Innovasjon
Tilbake til toppen