10 viktige tiltak for å unngå økonomisk kriminalitet

Kriminalitetsstatistikken viser at det årlig anmeldes 7.000-8.000 tilfeller av økonomisk kriminalitet.  I tillegg er det en rekke lovbrudd som aldri meldes til politiet.  Ifølge Regjeringens handlingsplan mot økonomisk kriminalitet er det bare 3 av 10 økonomiske lovbrudd som blir anmeldt.  Mørketallene er med andre ord betydelige. 

Det er viktig å etablere gode rutiner for å redusere mislighetsrisikoen.  I ytterste konsekvens kan bedriften selv og styret bli ansvarlig for eventuelle lovbrudd.  Vi anbefaler derfor at temaet blir underlagt en grundig behandling av selskapets styre og ledelse.

Her er 10 sentrale tiltak som vil minske risikoen for at din bedrift utsettes for økonomisk kriminalitet: 

Etabler etisk regelverk

Bedriften bør etablere skriftlige etiske retningslinjer med obligatorisk opplæring av alle ansatte. Opplæringen bør inkludere gjennomgang av antikorrupsjonsregelverk og varslingsrutiner. 

Gjennomfør risikoanalyse

Omtrent en tredjedel av norske bedrifter rammes av økonomisk kriminalitet. Den enkelte bedrift bør gjennomføre risikoanalyser for å kartlegge hvor det er fare for at misligheter kan oppstå. Nødvendige tiltak bør iverksettes.   Gjennomgangen kan med fordel foretas sammen med revisor.

Etabler god intern kontroll

Mangelfulle fullmakts- og attestasjonsrutiner er en gjenganger i forbindelse med underslag/økonomisk utroskap.  Det er mange eksempler på at misligheter oppstår som et resultat av overdreven tillit til betrodde medarbeidere.   Gode rutiner har preventiv effekt med hensyn til utøvelse av økonomisk kriminalitet.

Ledelsen må gå foran

Ledelsen (og styret) må være foregangspersoner mht overholdelse av bedriftens etiske regelverk og øvrige retningslinjer og prosedyrer rettet mot økonomisk kriminalitet. 

Innfør prekvalifisering av nye forretningsforbindelser

Obligatoriske integritetsgjennomganger («Integrity Due Dil») vis a vis nye leverandører, underleverandører, kunder etc. er et viktig tiltak for å unngå økonomisk kriminalitet.  Ved slike gjennomganger er det viktig å være bevisst hvilke indikatorer som øker risikoen for tilstedeværelse av økonomisk kriminalitet.  Slike indikatorer kan eksempelvis være: 

Utstrakt bruk av tredjeparter (bla agenter/lokale representanter)

Kontant betaling eller betaling med noe som er lett omsettelig

Transaksjoner med parter i høyrisikoland

Tildekking av pengestrømmer (bruk av skatteparadiser etc)

Etabler gode rapporteringsrutiner

Gode rapporteringsrutiner vil redusere risikoen for misligheter i virksomheten.     

Etabler antikorrupsjonsregelverk

Det er viktig å etablere et velfungerende antikorrupsjonsregelverk i den enkelte bedrift.  Et slikt regelverk må på samme måte som bedriftens etiske regelverk jevnlig gjennomgås med bedriftens ansatte.  Antikorrupsjonsregelverket bør blant annet inneholde:

Integritetsregler

Rutiner for identifikasjon av tvilsomme/mistenkelige transaksjoner

Holdningsbestemmelser

Det er viktig å være klar over at dagens korrupsjonsbestemmelser blir strengt håndtert.  I 2006 ble eksempelvis salgssjefen i et grossistselskap i elektrobransjen dømt for grov korrupsjon ved at det var betalt kr 23.000 til feriereise for en ingeniør ansatt hos en kunde av grossistselskapet.  Utilstrekkelige rutiner kan også være straffeskjerpende for virksomheten.  Et aksjeselskap ble ved lagmannsrettsdom i 2012 ilagt foretaksstraff med begrunnelse blant annet i manglende rutiner for håndtering av korrupsjonsspørsmål.  Dommen er anket til Høyesterett. 

Det er også viktig å merke seg at foretaksstraff for korrupsjon vil medføre at bedriften avvises som deltaker i offentlige anbud, noe som for mange bedrifter vil medføre en betydelig svikt i omsetningen.    

Innfør varslingstjeneste

Et viktig hjelpemiddel for å avdekke misligheter på et tidlig tidspunkt er å ha etablert en velfungerende varslingstjeneste der ansatte, kunder og forretningspartnere kan varsle om mulige brudd på gjeldende lover og etiske retningslinjer.

Arbeids- og inkluderingsdepartementet har utarbeidet et veiledningshefte som heter «Varsling om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen».  I dette heftet redegjøres blant annet for arbeidsmiljølovens varslingsregler. 

For å sikre konfidensialitet kan varslingstjenesten etableres eksternt.   

Snakk med revisor

Som en del av sitt arbeid skal revisor foreta en konkret vurdering av mislighetsrisikoen i virksomheten som revideres. Revisor kan her være en konstruktiv samtalepartner ved drøfting av hvordan selskapets rutiner bør legges opp når det gjelder sikring mot økonomisk kriminalitet.

Begrens skadene!

Ved mistanke om misligheter er det viktig å reagere hurtig for i størst mulig grad å begrense skadene.  Ukloke handlinger kan ødelegge for den videre behandling av saken.  Det er strenge krav til ivaretagelse av berørtes rettigheter.  Vi anbefaler at det utarbeides en handlingsplan for styret/ledelsen til bruk ved denne type situasjoner.   Ta kontakt med profesjonelle rådgivere ved tvil om korrekt og hensiktsmessig fremgangsmåte i mislighetssaker.

TEKST: Monika Galgum Dyresen

Monika har en mastergrad i økonomi og administrasjon og har jobbet i RSM Hasner Kjelstrup & Wiggen siden 2010. Hun har allsidig erfaring med revisjon- og konsulenttjenester innenfor en rekke bransjer. I tillegg til erfaring fra privat revisjon har Monika bakgrunn fra Riksrevisjonen. Denne bakgrunnen gjør henne til en av ressurspersonene for tjenesteområdet Risk Managment i RSM Hasner Kjelstrup & Wiggen.