Hold tritt med takten

Kveine forklarer videre at endringstakten i arbeidslivet har økt betraktelig og endringene er ofte mer dramatiske. Et søk hun har gjort på Retriever, viser at norske medier brukte ordet omstilling rundt 4000 ganger i 2005, mens det i 2015 ble brukt over 16 000 ganger.

– Intern kommunikasjon er et kraftfullt verktøy i interne forandringsprosesser. Dette må ledere beherske. For å lykkes med den interne kommunikasjonen må ledere i større grad enn tidligere bidra til å se organisasjonen fra et annet perspektiv enn kun fra innsiden. Et metaperspektiv på organisasjonen kan gi avstand, oversikt og tilgang til følelser for situasjonen i stedet for bare følelser i situasjonen. Dette er en måte å få oversikt over situasjonen på. I tillegg er det viktig å ha et perspektiv som gir tilgang til følelsesmessig engasjement og nærhet. De to perspektivene gir tilgang til svært ulik informasjon og kunsten er å veksle mellom dem.

For å holde tritt med den høye endringstakten må ledere

  • Overvåke situasjonen kontinuerlig
  • Velge å ta metaperspektiv
  • Styre den interne kommunikasjonen i ønsket retning

– I tillegg til å mestre den interne kommunikasjonen og få med organisasjonen på endringer, er fleksibilitet og tilpasningsevne viktige egenskaper. Dette handler om evnen til å designe endringsprosesser som både sikrer at effektive endringstiltak blir valgt og gjennomført og at planer og prosesser blir tilpasset fortløpende underveis i prosessen.

Dialogaspektet står i dag sterkere enn tidligere. Før snakket vi om å gi informasjon, i dag snakker vi om å kommunisere.

Raske prosesser

Kveine legger stor vekt på at hvis man skal lykkes med de store endringsprosessene, må man også ha en forståelse for den menneskelige siden av endringsledelse. Det handler om å skape organisasjoner som blir mindre sårbare for forandringer, forklarer hun.

– Dialogaspektet står i dag sterkere enn tidligere. Før snakket vi om å gi informasjon, i dag snakker vi om å kommunisere. Den teknologiske utviklingen har påvirket den interne kommunikasjonen radikalt. Organisasjoner tar stadig i bruk nye digitale plattformer og kanaler. Den vertikale og den tverrfaglige kommunikasjonen er gjort mer effektiv gjennom bruk av blogger og sosiale plattformer. 

– Ledere i dag trenger ikke å gå gjennom mellomledere for å informere, og medarbeidere kan diskutere og dele på tvers av avdelinger og landegrenser. Dette gir store muligheter for mer effektiv lederkommunikasjon og stiller større krav til ledernes kommunikasjonskompetanse. Jobb systematisk med de menneskelige sidene av endringen. Uten en kultur for rask endring er det vanskelig å lykkes med å skape raske forandringer i bedriften.

LES OGSÅ: Endringsledelse - råd for å styrke bedriftens endringskapasitet.

Å skape en kultur

Kveine påpeker at gode ledere er skarpe observatører og styrende i kulturbyggingen, og at denne prosessen kan illustreres med et isfjell.

– Kulturbygging handler i stor grad om det som ligger nederst på isfjellet, det som en kanskje ikke oppdager med en gang og som også kan ligge på det mer ubevisste plan. Med det mener jeg holdninger, antakelser, verdier, generaliseringer og så videre.  Mye av det som ligger under, kan ofte bli selvoppfyllende profetier. Gode ledere er gode observatører og er styrende i kulturbyggingen.

– Tilstander er smittsomme, både gode og dårlige tilstander. Norges første personalsjef med kunstig intelligens, @else, skapt av firma Sticos AS, har for lengt blitt tatt i bruk i ulike organisasjoner.  Vi er inne i en digital revolusjon som påvirker alle samfunnsområder. Men delen av endringsledelse som handler om kulturbygging, kommer fortsatt til å være menneskeskapt. Vellykket endringsledelse balanserer på en effektiv måte behovet for trygghet med behovet for tilpasning til endrede betingelser. Hvordan gjøre nytte av potensialet som finnes i en organisasjon?

Endringsledelse krever balansering av tre ulike ledelsesperspektiv:

  • Oppmerksomhet på aktiviteter og detaljer. Ledelse gjennom instruksjon og kontroll
  • Oppmerksomhet på mål og resultater. Ledelse gjennom å klargjøre mål og følge opp resultater
  • Oppmerksomhet på rammer og antakelser. Ledelse gjennom å klargjøre og tilpasse rammer og bevisstgjøre og velge sine sannheter med omhu.

Rask implementering

For at nye metoder og tankesett skal kunne implementeres raskt, kreves det ifølge Kveine en god balanse mellom de tre ledelsesperspektivene nevnt ovenfor, og fleksibilitet.

– Noen ledere ønsker seg en tryllestav som kan fungere som et magisk verktøy for alle typer lederutfordringer. Men den som er opptatt av effektive endringer, trenger ingen tryllestav, bare virkningsfulle og utprøvde verktøy som trenger gjennom metodejungelen. Det ikke finnes én metode som passer til alle organisasjoner.

– Vi snakker blant annet i boken vår om GPS-nøkler, som gir bevissthet for å ta metaperspektiv og analysere egen ledelse, arbeidsprosesser, relasjoner og hele organisasjonen. Dette gir grunnlag for å prioritere områder for forandring. Så har vi GPS-verktøy for hvordan man lykkes med forandring. I tillegg er verktøyene egnet til å ivareta balansen til leder, medarbeider og organisasjonen som helhet.

En fleksibel organisasjon kjennetegnes ved:

  • Endringsevne og et bredt repertoar for å tilpasse og endre
  • Endringsvilje
  • Improvisasjonsevne
  • Evne til å finne løsninger utenfor boksen
  • Løsningsorientering
  • Fremtidsorientering: Å oppfatte trender og forstå hva dette betyr for organisasjonen og tilpasse virksomheten
  • Vilje og evne til å løfte perspektivet til et intensjonsplan og finne løsninger som tilfredsstiller alle.
  • Å være proaktiv: Evne til å forutse, forebygge og være i forkant

Fallgruver ved rask endring

Kveine påpeker også at fallgruvene kan være mange når man forsøker å endre ting raskt, spesielt i forhold til de ansatte.

– Én fallgruve kan for eksempel være å ha for høyt tempo i endringsprosesser og komme i utakt med medarbeiderne. En forutsetning for effektiv kommunikasjon er å møte andre der de er. Et slikt møte innebærer å skape kontakt, holde kontakten og gå i takt med den du kommuniserer med. Rett og slett å skape eierskap!

– Jeg ønsker å stimulere ledere til å lete etter organisasjonens skjulte ressurser. 

Jeg ser det som en fallgruve at ledere ikke er nysgjerrige nok på å lete etter disse ikke helt åpenbare ressursene, som ofte er rett foran nesen deres i organisasjonen.

Gjennom de 20 årene jeg har drevet med lederutvikling har jeg erfart at alle organisasjoner og mennesker har enorme ressurser. Tilgangen til disse ressursene varierer og krever fleksibilitet og balanse.

Det er viktig at ledere trener på økt balanse og fleksibilitet:

  • Balanse gir fleksibel tilgang til indre ressurser og til informasjon og ressurser fra omgivelsene.
  • Balanse gir forutsetninger for å ta beslutninger som fører til ønskede mål.
  • Balansert bruk av ressursene gir større robusthet, fleksibilitet, større kreativitet og mer energi og bedre resultater.

Går ut på dato

Hvis bedrifter ikke klarer å skape en endringskultur som klarer å håndtere dagens raske endringstakt, er Kveine klar på hva som skjer med disse bedriftene.

– Dette vet vi jo mye om, slike bedrifter får stempel i panna: «Best før 1.4.2018» – de går ut på dato.  Undersøkelser viser at svært mange endringsprosesser mislykkes.  De oppnår ikke sine mål og skaper ikke gode resultater.

Jeg er opptatt av å motivere for god endringsledelse i praksis. Det eneste konstante er endring. Derfor trenger dagens ledere kompetanse i endringsledelse.

– Forestill deg en organisasjon der medarbeiderne deler erfaringer som blir brukt til å forbedre organisasjonens systemer og arbeidsprosesser slik at disse til enhver tid er beste praksis. Ledere og medarbeidere har oversikt, ideer og drømmer om fremtiden, inspirerer og er en drivkraft i utviklingen.

– Det dreier seg om å være lærevillig, endringsvillig og om å kombinere å være i nuet samtidig som du drømmer deg en ny kollektiv virkelighet. Kunsten er å kombinere fortid med fornyelse og spille på lag med den teknologiske utviklingen. De bedrifter som ikke lykkes med dette, blir fort utkonkurrert, avslutter Kveine.

TEKST: INGER LISE KONTOCHRISTOS / FOTO: ISTOCK.COM OG RUNE WAALER