6 effektive måter å ønske nye medarbeidere velkommen på

Her er seks punkter å ta med seg for en vellykket onboardingsstrategi:

Preboardingen begynner i det øyeblikket kandidaten signerer arbeidskontrakten, og blir en del av bedriften. Etter dette vil det i de fleste tilfeller være en periode på tre måneder før den ansatte starter i ny jobb, og her har du som leder en gyllen mulighet for å skape den aller beste starten på det nye arbeidsforholdet. Preboardingen behøver ikke være komplisert - det handler om at du som leder viser at du er forberedt, og at det er en tydelig plan for den nyansatte fra første arbeidsdag.

En del av denne inkluderingen kan for eksempel være en invitasjon til å møte kollegaer til en kaffe på kontoret eller en invitasjon til sommerfest.

Målet med preboardingen er at den nyansatte får sjansen til å starte å knytte sosiale bånd til nye kollegaer, skape engasjement og trygghet til den nye arbeidsplassen.

Gjør onboarding enkelt med 4human

På samme måte som at den nyansatte får mulighet til å bli inkludert og knytte bånd til nye kolleger og ledere, er det også gunstig å gjøre den ansatte kjent med selskapet.

Et preboardingsprogram sendt i god tid før første arbeidsdag er en fin måte å trygge den nyansatte på at de har valgt en arbeidsplass som er klar for å ta de imot. Programmet kan inkludere praktisk informasjon før første arbeidsdag, tilgang til e-læring som gir et innblikk i selskapets verdier, nyttige publikasjoner og interaktivt spill-basert læring som viser bedriftskulturen og menneskene.

E-læring og quiz gir deg muligheter for å introdusere bedriften og for å gi opplæring til nyansatte i tillegg til fysiske eller digitale møter. Her kan du legge inn video, bilder, lenker til eksterne kilder, spørsmål, og andre hjelpemidler som kan gjøre det lettere og mer motiverende for den nyansatte. 

Koronapandemien og hjemmekontor har vist at en sterk bedriftskultur har blitt enda viktigere for ansatte, spesielt når stillingen gjelder eksterne eller hybride arbeidsmiljøer.

Vi er avhengig av hverandre i hverdagen for å lære og for å samarbeide. Å legge til rette for at den nyansatte kommer i gang med å bygge et nettverk er avgjørende for trivsel og sørge for best mulig integrasjon mellom den nyansatte og arbeidsplassen.

Å bygge et nettverk tidlig gjør at vi føler oss tryggere, trives bedre, tørr å ta sjanser og be om hjelp når det behøves.

Et eksempel på en måte å gjøre dette på er å ha et buddysystem, hvor en nyansatt knyttes direkte opp mot en annen person i bedriften. Dette kan gjerne skje allerede under preboardingen.

Jo raskere den nyansatte mestrer å forstå bedriftskulturen, jo større er sjansen for langvarig trivsel. En buddy er ansvarlig for å inkludere og onboarde nyansatte sosialt i virksomheten og må derfor ikke forveksles med en mentor som er ansvarlig for å trygge den nyansatte på produkt, kompetanse, fag og domenekunnskaper.

Tidlig forventningsavklaring er avgjørende for god integrasjon mellom nyansatt og leder. Avklaringen bør skje i flere faser av ansettelsen. Dette er gjerne en diskusjon under rekrutteringsprosessen, i en uformell samtale under preboardingen og etter at den nyansatte har hatt sin første arbeidsdag.

Under onboardingen vil det være viktig å avklare forventinger rundt rollen til den nyansatte som for eksempel hvilke kommunikasjonsplattformer som benyttes, hvordan arbeidet skal rapporteres og arbeidsmetodikk både internt og eksternt.

Å avklare forventningene til hva jobben faktisk går ut på i det daglige er avgjørende og en viktig samtale mellom leder og nyansatt. Ved tydelig og gjensidig forventningsavklaring tidlig i onboardingen er sannsynligheten mindre for misforståelser og uenigheter på sikt.  

Jevnlige samtaler er svært viktig i et ansattløp og spesielt i en oppstartsfase, både formelle og uformelle samtaler. Regelmessig kontakt og møter gjør at den nyansatte føler seg ivaretatt og sett. Samtaler med faste intervaller gjør det enklere å ta opp og håndtere utfordringer som dukker opp i de første månedene, samt dokumentere dette.

I et onboardingsprogram vil det være nyttig å legge inn påminnelser om formelle samtaler etter 30, 60 og 90 dager. Dette blir spesielt viktig når bedrifter opererer med hjemmekontor, da ansatte og leder møtes sjeldnere til spontane samtaler.

Som leder vil tiden du investerer i en ansatts onboarding lønne seg over tid. Tiden brukt i de første kritiske månedene vil på sikt gi en tryggere medarbeider som kommer raskere i gang med sine arbeidsoppgaver.

I tillegg til en generell onboarding vil det i de fleste bedrifter være nødvendig med tilpasset opplæring spesifikt for den nyansattes fagområde. Som leder kan det være nyttig å knytte den nyansatte sammen med en kollega som er sterk i samme fagfelt, for å fungere som en mentor. Dette vil videre bidra til å bygge nettverk, gi rom for erfaringsutveksling og sørge for at den nyansatte har en sparringspartner til alle faglige diskusjoner og spørsmål.

Onboarding krever planlegging og tett oppfølgning gjennom hele den nyansattes første år. Ved å investere tid i onboardingsprosessen er sannsynligheten større for at den ansatte kommer raskere i gang med arbeidsoppgavene, får økt trivsel, bygger nettverk innad i selskapet og blir værende i stillingen over lengere tid.

Integrasjon mellom onboardingen og bedriftens digitale verktøy, vil gi en smidigere og ryddigere prosess både for leder, HR og den nyansatte som finner all nødvendig læring og informasjon på et sted. Den nyansatte vil ha en portal tilgjengelig for å kunne slå opp i publikasjoner, ta e-læringer, få oversikt over onboardingsløpet, i tillegg til kontakten med sitt nye nettverk på arbeidsplassen.

Med en solid onboarding og oppfølgning i første år for den nyansatte er sjansene gode for å få det aller beste ut av rekrutteringen og nyansettelsen.