mortenrovik_farger_dypetset (2)_450x338.jpg

Din systematikk for oppgavehåndtering er kritisk for hvor god jobb du gjør, hvor mye du klarer å produsere, og hvordan du som menneske opplever livet. Du har kanskje ikke tenkt over at oppgavehåndtering er et fag? Men det er det så absolutt. La meg forklare.

Som kunnskapsarbeider måles din dyktighet og verdi i evnen til å samle, sette sammen, og systematisere kunnskap – til noe som noen er villig til å betale deg penger for. I tillegg kommer naturligvis evne til å kommunisere og samhandle godt, men det er ikke temaet her.

“Hvor dyktig du er til å håndtere oppgaver er proporsjonalt med din produktivitet”

Skal du skape verdier med hodet, er du avhengig av å kunne navigere i store informasjonsmengder, sortere disse og sette dem sammen til noe nytt og nyskapende. Det i en verden hvor strømmen av informasjon er eksponentielt økende. Mengden av distraksjoner er ditto.

Stressfri oppgavehåndtering

Den gjennomsnittlige kunnskapsarbeideren i Norge sliter tidvis med oppgaverelatert stress: – Det er så mye å gjøre at jeg vet ikke hvor jeg skal starte! Dette gjelder selvsagt ikke deg. Men du kjenner kanskje noen som har det slik?

I denne spalten vil jeg reise problemstillinger vi som kunnskapsarbeidere støter på. Jeg vil gi deg enkle tips for hvordan du kan oppnå stressfri oppgavehåndtering i hverdagen. Til dette trenger vi å tilegne oss nye ferdigheter. Ferdigheter vi ikke er født med. Den gode nyheten er at disse ferdighetene enkelt kan læres. Utfordringen er å gjøre ferdighetene til gode vaner – og holde på dem.

Mange av tipsene vil være tuftet på Getting Things Done metodikken til David Allen. De vil være praktiske i tilnærmingen. Jeg vil også forklare litt av psykologien som ligger bak rådene jeg gir.

Post to Twitter

For å få full kontroll på alle ting du har tatt på deg, og beholde den, trenger du å lære deg noen nye ferdigheter. Getting Things Done (GTD) metodikken forfekter 5 distinkte faser i oppgavehåndtering.

De aller fleste av oss tenker ikke over at oppgavehåndtering er et fag. Vi har derfor kanskje ikke et særlig bevisst forhold til hvordan vi gjennomfører det. Dette kan føre til at vi forsøker forskjellige taktikker som er mer eller mindre virksomme. GTD lærer deg de følgende fem fasene:

Samle – Behandle – Organisere – Revidere – Utføre

I ukene som kommer vil jeg gjennomgå disse fasene. Du vil få konkrete tips på hvordan du kan få et mer bevisst forhold til hvordan du håndterer alle livets forpliktelser. Her en oversikt over fasene:

Samle

Samle alt som har en potensiell mening for deg og som du kanskje skal gjøre noe med. Det at du samler betyr ikke at du har besluttet at du skal gjøre noe med det.  Samle alt i én eller flere innbokser. Tøm hodet for forpliktelser og ideer ved å skrive dem ned. Legg dem i innboksen.

Behandle

Se på én og én ting. Spør deg selv: Kan og skal jeg gjøre noe med dette? Her er svaret enten ja eller nei. Ikke legg noe tilbake i innboksen.

Organisere

Er svaret nei?
Da skal du enten kaste, inkubere eller arkivere.
Er svaret ja?
Spør deg selv: Hva er den neste fysiske handlingen jeg kan gjøre?
Er det mer enn én handling? Opprett et prosjekt, og skriv ned neste handling.

Kan du gjøre denne handlingen på under to minutter? Gjør den med en gang! Om ikke, så spør deg: Kan oppgaven delegeres? Hvis ja, opprett en oppgave til deg selv for å følge opp. Hvis nei, sett den neste handlingen enten i kalenderen eller på en oppgaveliste.

Revidere

Se over alle forpliktelsene dine én gang om dagen for det du har planlagt å gjøre i dag og i morgen. Se over absolutt alt en gang i uken. Tøm alle innbokser og kom deg ajour.

Utføre

Se over oppgavelistene og plukk den neste handlingen som intuisjonen din forteller deg er den viktigste, og utfør den.

DEL 2 I SERIEN KAN DU LESE HER!

TEKST: Morten P Røvik leder selskapet produktivNorge AS som tilbyr seminarer, foredrag og rådgiving i Getting Things Done® (GTD) - metodikken til David Allen. Morten er  Nordens eneste sertifiserte GTD Master Trainer og har undervist i Getting Things Done i mer enn 4 år. Han er lidenskapelig opptatt av personlig produktivitet og har fast spalte i Aftenposten hvor han skriver om emnet. Og han er med i Aftenpostens ekspertpanel på jobb, karriere, jus og arbeidsliv.