Ordet er ditt – få flere til å snakke i forsamlinger!

– Mennesketypen er den ene faktoren som spiller en rolle for hvem som tar ordet i forsamlinger. Vi er alle forskjellige. Noen er introverte, sjenerte eller har lav selvtillit. Andre er utadvendte, sosiale og har høy selvtillit. For de som tilhører den første gruppen, er det naturlig nok adskillig høyere terskel for å ta ordet i forsamlinger. Men de fleste av oss vil føle på et forventningspress med alles øyne rettet mot seg. Vår «indre stemme», en selvkritisk røst vil dure i vei: «Vil de synes det jeg har å si er bra nok? Synes de jeg snakker rart, virker uintelligent? Kommer jeg til å huske hva jeg skal si? Er hodet mitt for stort, ørene rare, armene hengslete? Har jeg egentlig forberedt meg godt nok? Er klærne mine umoderne, er bevegelsene keitete?»

– Sannheten er at folk er adskillig mindre kritiske enn man tror. Vi bryr oss mest om oss selv, vi er senteret i vårt eget lille univers. Men for noen blir den indre stemmen overdøvende, vi tror den sitter på sannheten. Det andre som skjer i en situasjon der vi får alles oppmerksomhet, er at stresset kan utløse en «fight or flight»-reaksjon. Dette er en refleks som hjernen vår utviklet for mange tusen år siden, da vi var i steinalderen. Enkelt forklart tolker hjernen stresset ved å stå foran mange mennesker, som en farlig situasjon der vi må velge mellom å slåss eller flykte. Derfor pumpes adrenalin ut i kroppen, musklene får ekstra blod, svetteproduksjonen øker – blant annet. Hvis vi ikke klarer overstyre steinalderhjernen, blir det ytterst vanskelig å stå foran en forsamling. Desto mer erfaring du har, og med trening, er det mulig å motvirke denne impulsen.   

Brekke påpeker at det på overflaten kan virke som at det ikke er et problem at det bare er noen som snakker i møter og forsamlinger. Han er imidlertid tydelig på at det kan ha konsekvenser som ikke er synlige ved første øyenkast. Fordelene ved at flere tar ordet, er også åpenbare, ifølge Brekke.

– At det bare er få stemmer som blir hørt, vil i en periode kanskje ikke oppleves som et problem. For de som tar ordet ofte får jo sagt sin mening og har en fin liten pingpong-match med andre. Og de som ikke sier noe – de er vel fornøyde da? Tilsynelatende. Men vær ikke i tvil – de snakker de også. Men de snakker i mer uformelle sammenhenger. På tomannshånd. Rundt kaffetrakteren, mens de tar en røyk eller sender meldinger og mailer seg imellom. Og her får du ikke besvart engstelser og misforståelser som fort oppstår i en gruppe med ulike individ. Du risikerer å få en gruppe som sprer sin frustrasjon og misnøye uten at du verken kan besvare det eller styre det, og det er selvsagt uheldig.

– Hvis dere klarer å få flere til å ta ordet i forsamlinger der synspunkter og meninger drøftes, vil du få både innspill du som leder kan trenge, samt at du styrker selvfølelsen til de som endelig tør snakke. La meg bruke to ordtak som eksempel. Det ene sier: «jo flere kokker, desto mere søl». Det andre sier «to hoder tenker bedre enn ett». Som leder er det fristende å tenke at jo flere innspill og meninger, desto vanskeligere å holde en stø kurs. Altså «mer søl».

– Men dersom du får flere til å åpne seg og komme med innspill, vil du oppdage at de fleste innvendingene og ideene kan deles inn i noen få grupper. Og høyst sannsynlig vil det være ting som tilfører noe også til dine egne ideer. Dessuten får innvendinger og uenigheter luftet seg i plenum, fremfor at det siver ut fra kroker og kriker. Videre vil det være tilfredsstillende for dem som har fått bidra i diskusjonen. De er kanskje ikke kaptein på skuta, men er med på å justere kursen underveis. Hva gir det? Jo det gir selvfølelse og en nærmere tilknytning til bedriften. Man er mer enn en usynlig brikke på gulvet.

Brekke har tips til hva både ledere og medarbeidere kan gjøre for å oppmuntre flere til å ta ordet.

– Vis at du er åpen for innspill, og setter pris på dem. Våg å innrømme egne feil. Det hjelper lite å be om at flere skal ta ordet, hvis de vet at du kun lytter til deg selv uansett. Før møter/samlinger der viktige endringer skal presenteres, send ut noen spørsmål du vil folk skal tenke over og besvare. Du kan også sende ut spørsmål, men dele opp folk i små grupper på tre til fem personer. La dem samles for eksempel en halvtime før lunsj, for å diskutere innspillene sine. I selve møtet kan du så be personer fra hver gruppe komme med det de mener er viktigst for dem. 

– Det å ta ordet er litt som skiflyging: De har alle begynt i en liten bakke, mestret den, før de gikk løs på store bakker. Så la folk få prøve seg i mindre krevende situasjoner. Er det et møte med mange involverte og tid for debatt, spør bevisst de som ikke hiver seg på uoppfordret. Gi ulike personer ansvaret for små oppgaver som krever at de tar ordet. Det kan være så enkelt som opplesing av fredagens vinlotteri-vinner, eller presentasjon av saksliste for møte som skal holdes. Det handler om å oppleve at man mestrer situasjonen. Få selvtillit på at dette ikke var så skummelt som fryktet.

– Som kollega kan du også bidra med ditt. De av oss som er glad i å høre sin egen stemme, kan gå i seg selv og tenke på å holde igjen, avvente slik at andre kommer til. De fleste kjenner også til kolleger som gjerne kan diskutere og gi innspill på tomannshånd eller rundt et lite lunsjbord, men blir som en østers i større forsamlinger. Kanskje du kan gi dem et oppspill? «Ja, selv har jeg alltid vært skeptisk til xxx, men du Gunnar sa noe i lunsjen som jeg syns var fornuftig om å bruke yyy?» Slik kan du ta en Nils Arne Eggen og spille de andre gode, avslutter Brekke.

Tekst: Cecilie Hammernes