– Det aller viktigste å ta tak i når du har definert oppgavene dine, er å bli e-postsmart. E-post er den største dødaren for effektivitet. Begynn å sortere e-post etter viktighet, og ha filter på innkommende e-post slik at de havner i mapper med én gang. Aller best er å ikke bruke e-posten som arkiv, men ha en god søkefunksjon eller samhandle via et sosialt verktøy som Evernote eller Connections. Så bør du vurdere å ikke svare via e-post, men bruke telefonen. Må du svare skriftlig, så ikke svar med mer enn fem linjer. Jeg var beryktet i IBM for at jeg aldri leste CC-epost. Da visste jeg at det bare handlet om generell informasjon som ikke var direkte rettet til meg. Jeg slettet dem ulest. CC-post og C-oppgaver er ting som blir lagt i fanget ditt uten at det er din agenda. Ikke åpne e-posten før du har gjort de viktigste oppgavene, og ha en slot på ettermiddagen da du håndterer e-post, for eksempel fra 14 til 15. Får du kontroll på e-posten, er mye gjort. Planlagte oppgaver først – e-post etterpå.

Kalenderen er ofte forsømt

Kalender og planlegging er et annet område som Rognan Nielsen i arbeidet sitt ser at mange ledere ikke er strukturert nok på.

– Jeg har over tid sett at noen enkle kalender- og planleggingsgrep gir store effekter på produktivitet og tidsbruk. Først og fremst bør du aldri reservere all tiden i kalenderen din. Du bør maks fylle 75 prosent. Sett så av 25 prosent av tiden til brannslukking. De oppgavene du definerer som viktige (A-oppgaver) må også inn i kalenderen, ved at du booker «møter» med deg selv. Ha en oppgaveliste for hver dag, der du med ett blikk ser hva som er de viktigste oppgavene.

– Planlegging er mer enn halve jobben, sies det. Derfor bør du ha faste intervaller for planlegging gjennom året. Planlegg morgendagen i dag, gjerne mellom 15.30 og 16. Planlegg neste uke på fredag til samme tid. Og sørg for en ukentlig revisjon/sjekkliste der du passer på at du ikke går glipp av noe. Planlegg deretter neste måned på denne månedens siste dag, neste kvartal på dette kvartalets siste dag, neste halvår på halvårets siste dag og neste år på dette årets siste dag. Da sørger du hele tiden for at du har kontroll på prioriteringene og hva som er viktigst for å nå bedriftens og dine egne mål.

Ta kontroll over møter og kontoret

Rognan Nielsen har gjennom eget arbeid og erfaring med bedrifter han har jobbet med, oppdaget at møter og kontorrutiner ofte er et lite strukturert område.

– Møter er et annet område jeg ser et stort forbedringspotensial på. Av erfaring kan det lønne seg å redusere antall og varighet på møtene, og ha faste møter i stedet for ad hoc-møter, for eksempel faste personalmøter hver mandag der dere går gjennom alt for hele uka. Sett heller ikke av en hel time til møter, de bør maks være 45 minutter. Hold aldri et møte uten en agenda og tidsplan, og budsjetter tiden for hvert punkt på agendaen. Start og avslutt møtene helt presis på minuttet.

– Ikke vent på de som kommer sent, de stjeler av tiden til de andre. Møtedeltakere som kommer uforberedt, har heller ikke noe i møter å gjøre. Og tenk gjennom hvor du kan kutte – bruk telefon eller nettmøter for å spare reisetid og -kostnader. Konsekvent møteledelse og beinhard tidsstyring bidrar til bedre møtekultur. Bruk gjerne en stor klokke som alle ser og som teller ned tiden til møteslutt. Det vil få alle til å fatte seg i korthet. Etter en tid kan du slutte med klokken.

– Kontoret ditt bidrar også til hvor effektivt og smart du jobber. Ha minst mulig ting på skrivebordet, det hjelper deg å fokusere. Hvis du er plaget med at folk til stadighet kommer innom eller blir værende for å prate litt, kan du ta bort gjestestolen. Ingen orker å stå lenge. Reserver stille timer for konsentrasjon, både i kalenderen og ved å bruke et «ikke forstyrr»-skilt på døren. Ha heller ikke døren åpen til enhver tid, og slå av telefonen når du skal konsentrere deg. Det kan også være fornuftig å komme deg ut av kontoret. Jobb hjemmefra eller et annet favorittsted der du slipper sosiale avbrudd. Husk at jobben din ikke er et «sted», den er det du «gjør» – uansett hvor du gjør det, avslutter Rognan Nielsen.

ABC-metoden

A-aktiviteter: Oppgaver som leder direkte til oppnåelse av dine og bedriftens mål. Gjør dem nå!

B-aktiviteter: Oppgaver som støtter A-aktivitetene dine. Deleger dem til noen som har dem som sine A-aktiviteter.

C-aktiviteter: Oppgaver som ikke er viktigere enn at noen andre har dyttet dem på deg – fordi de ikke ser dem som viktige nok til å gjøre dem selv. Ikke gjør dem! Send dem tilbake til eieren.

Rognan Nielsens suksessformel

24 x A x D = R

(forklaring: Tid x Aktivitet x Dyktighet = Resultater)

24 timer i døgnet er konstant

A er konstant (ideelt: 8 timer jobb, 8 timer fritid, 8 timer søvn)

D er variabel (jobbe smartere, bedre skills, kvitte seg med/delegere B- og C-aktiviteter)

R er variabel som følge av at D er en variabel

E-postens skremmende tall:

144 milliarder e-post hver dag

68,8 prosent av e-postene er søppel

28 prosent av arbeidsdagen brukes til e-post

13 timer hver uke brukes til e-post, dvs. 2,6 timer hver dag

Kilde: IMB

Om Arne Sigurd Rognan Nielsen

Han har en allsidig bakgrunn som fotograf, journalist, militær, konsulent og coach i personlig effektivitet – og foredragsholder, og han har skrevet og publisert en rekke artikler og lærebøker i salg og markedsføring. Arne har også en 16 år lang karriere i verdens største IT-bedrift, International Business Machines (IBM) der han arbeidet som ekspert på digital samhandling. Han har hjulpet en rekke små og store bedrifter og organisasjoner i inn- og utland til å øke produktiviteten med opptil 25 prosent.

TEKST: INGER LISE KONTOCHRISTOS          FOTO: TOM NORDSTRØNEN OG ISTOCK.COM