Fasilitering: Få frem medarbeidernes fulle kraft og potensial

Fasilitering er både en fremgangsmåte og en lederferdighet, forklarer Anna Gullstrand, HR-sjef i Mentimeter, som utvikler et online-verktøy for å skape interaktive presentasjoner. Hun forteller videre at det bunner i en sterk tro på kraften og den kollektive intelligensen i en gruppe. At vi mange ganger får bedre resultater når vi samarbeider og samhandler på effektive måter, til forskjell fra når én person – som regel lederen – bestemmer hva som er best og hva alle skal gjøre.

– Rent praktisk så støtter den som fasiliterer en gruppe til å nå sitt ønskede resultat gjennom å ta ansvar for prosessen. Det vil si ved å ta i bruk og gjennomføre ulike øvelser og metoder. Dette skjer vanligvis ved en spesifikk setting, som for eksempel et møte eller en workshop. Fasilitatoren har på forhånd planlagt en prosess som gruppen skal gå gjennom for å nå resultatet, og leder gruppen gjennom den.

– Den som fasiliterer, trenger ikke nødvendigvis å ha så mye kompetanse innen det spesifikke området som gruppen jobber med. Det handler i stedet om å få alle i gruppen til å kjenne på trygghet og skape en effektiv møtekultur, og lede gruppen i diskusjon og gjennom ulike øvelser. En fasilitator prøver å stille åpne spørsmål, hjelper gruppen til å holde seg til fastsatte regler og skaper forutsetninger for kreativitet og innovasjon. Det kan du gjøre både som medlem av gruppen, som gruppens leder eller som en ekstern og uavhengig konsulent. I tillegg er det fordeler med å la rollen rullere. Det trenger altså ikke å være lederen som fasiliterer, men hvem som helst i gruppen kan utøve denne rollen. 

– Det er viktig at den som fasiliterer er upartisk, både i relasjon til emnet som diskuteres og de forslag som kommer frem, men også i relasjon til menneskene i gruppen. Fasilitatoren er interessert i alles perspektiv og fordeler taletiden slik at alle i gruppen kommer til orde – uavhengig av deres «status» i organisasjonen. Om lederen alltid leder gruppen, er det en fare for at medarbeiderne ikke tør å si hva de mener, og at lederen fører gruppen i en forutbestemt retning.

– En fasilitator har høy kompetanse innen menneskelig psykologi og gruppedynamikk. Jeg tror de fleste av oss kan kjenne oss igjen i at vi er «bedre» eller «dårligere» på et møte, avhengig av hvordan møtet ledes og hvordan de andre deltakerne oppfører seg. Fasilitatoren bruker mye tid på å skape et «trygt rom» der alle kjenner seg sett og hørt på. Fasilitatoren griper også inn dersom deltakerne oppfører seg mot hverandre på en måte som kan minske gruppens effektivitet, som blant annet å holde på med hersketeknikker. Det kan for eksempel handle om at folk ikke lytter, avbryter hverandre, uttaler seg veldig negativt om hverandres idéer eller ignorerer innspill fra enkelte personer. Fasilitatoren griper inn på en bevisst måte uten å dømme eller peke ut enkeltindivider.

Gullstrand understreker at fasilitering kan gjøre mye med medarbeidere og organisasjoner.

– Studier innen nevrovitenskap viser at engasjement og velvære øker når en medarbeider kjenner seg inkludert, viktig, rettferdig behandlet og har evnen til å påvirke, og det er akkurat det som skjer når en fasilitator jobber med en gruppe. En godt fasilitert samling øker også kunnskapen og sikrer at deltakerne faktisk husker det som ble sagt og kan bruke det fremover.

– Vi har mye å tjene på å faktisk gjøre våre informasjonsmøter og presentasjoner mer interaktive og inkluderende. Blant annet kan vi i stedet for å bruke 30 minutter på å presentere en strategi, bruke halve tiden på presentasjonen og halve tiden på å lede en øvelse der deltakerne får reflektere over strategien og diskutere hvordan den påvirker deres daglige jobb. Da øker engasjementet og læringen. Høyt engasjement og motivasjon skaper til syvende og sist gode resultater, det vil si at organisasjoner faktisk tjener mer penger og blir mer effektive. Det øker også velvære og minsker stress. En studie gjennomført av Gallup viser for eksempel at organisasjoner med høyt engasjement er 22 prosent mer lønnsomme og 21 prosent mer produktive enn de med lavt engasjement.

– Lavt engasjement innebærer at vi ikke tar vare på våre medarbeideres fulle kompetanse. Til sist fører det til mindre kvalitativ innovasjon, og resultatet blir dårligere. På den andre siden er en engasjert medarbeider i en positiv spiral der de også presterer bedre, som igjen øker engasjementet. Som oftest har medarbeiderne veldig gode ideer, men ikke alle ledere eller sjefer er gode til å lytte og ta vare på dem.

En av de viktigste tingene som en fasilitator hjelper til med, ifølge Gullstrand, er å tydeliggjøre hensikt og ønsket resultat med et møte eller en workshop.

– Fasilitatoren stiller spørsmål på forhånd rundt hvorfor samlingen eller møtet er viktig, og hva konkret som skal finnes når møtet er ferdig. Om ikke dette er tydelig, så er det umulig både for fasilitatoren å designe den beste prosessen, og for gruppen å vite hva de må gjøre for å oppnå målet.

– En annen viktig del av rollen er å hjelpe en gruppe med å bli enige om, og fastsette felles «møteregler», og siden holde gruppen ansvarlig for å holde dem. En fasilitator hjelper gruppen med å synliggjøre og diskutere hvilke mindset og hvilke væremåter som de tror kommer til å hjelpe dem som gruppe til å nå ønsket resultat. Det kan for eksempel handle om å «lytte», «være nysgjerrig» og «ikke sjekke PC-en eller mobilen».

– Et tredje tips er å alltid ha god tid på slutten av samlingen for å sammenfatte resultatet og tydeliggjøre neste steg. En enkel måte er å stille spørsmålet: «Hvem gjør hva, og når?» Slutten av en samling er veldig viktig, for det er da gruppen sikrer at resultatet kommer til å tas vare på og føre videre mot noe.

– En måte å bryte isen og skape engasjement, er å innlede hvert møte med et «check-in»-spørsmål som alle i gruppen svarer på. Gjennom at alle deltakere i møtets første minutter sier noe, så øker sjansene for at de deltar aktivt under resten av møtet. Et «check-in»-spørsmål må gjerne være knyttet til møtet, som for eksempel: «Hvorfor er dette møtet viktig for deg?» eller «På hvilken måte ser du at du kan bidra i denne diskusjonen?» En «check-in» trener også opp gruppens evne til å være tilstede i øyeblikket og lytte til hverandre uten å avbryte.

Ifølge Gullstrand bruker mange faktisk fasilitatorens verktøy daglig.

– Om du deltar i et møte og stiller et spørsmål til gruppen, så fasiliterer du. Eller om du i en workshop merker at en kollega blir avbrutt og aktivt leder samtalen tilbake til hen igjen. Eller om du sier: «Jeg merker at vi har havnet i en negativ spiral, kan vi ikke også liste fordelene med dette prosjektet?» Hver gang du stiller et spørsmål som sørger for å hjelpe gruppen med å nå målet, så fasiliterer du, selv om du kanskje ikke formelt er møtets leder.

– Jeg er imponert over de organisasjonene som trener opp lederes og medarbeideres evne til å fasilitere. Når det finnes kompetanse internt, så kan man både hjelpe hverandre og fasilitere møter for andre avdelingers team, noe som er en stor fordel, for da kan fasilitatoren opptre helt «nøytralt». Når kompetansen om fasilitering øker internt, blir det også tydeligere for grupper å avgjøre når de faktisk har behov for ekstern hjelp for å komme videre i en diskusjon eller med et problem.

– I Mentimeter, for eksempel, er kjernen i bedriftskulturen å inkludere og involvere medarbeiderne på ulike måter – noe som kan handle om alt fra strategiske diskusjoner, kreative idéer og forslag til forbedringer. Det bygger på en fasiliterende tilnærming der ledere stiller mange spørsmål med overbevisningen om at "gruppen er smartere enn individet". Et konkret eksempel er bedriftens ukemøter som i stedet for å bestå av presentasjoner, handler mer om interaksjon. Og i stedet for å bare prate, så varierer den som presenterer mellom å gi informasjon og stille spørsmål, eller mellom å presentere fakta og deretter stemme på veien videre. Den inkluderende kulturen har resultert i veldig gode resultater når det kommer til medarbeiderengasjement og prestasjoner.

– Mine beste øyeblikk har handlet om tilfeller der jeg har kunnet hjelpe en gruppe videre gjennom å fasilitere meningsfulle samtaler om følelser. Å skape et trygt rom der det er greit å «føle», og deretter hjelpe mennesker med å sette ord på sine følelser, dele dem og lytte til hverandre med nysgjerrighet. Negative følelser, som for eksempel skuffelse, motstand eller frykt, blokkerer vår analytiske og kreative evne. Å dele følelser og kjenne empati for hverandre er en måte å komme videre i konflikt. Vi mennesker er ikke 100 prosent rasjonelle skapninger, og jeg tror vi er nødt til å jobbe mer bevisst med det faktumet på arbeidsplassene våre for å kunne samarbeide bedre og ta mer kvalitative beslutninger, avslutter Gullstrand.

• Å først si at det er gruppens ansvar å komme med løsninger, og deretter selv komme med løsninger. Når du som fasilitator selv setter i gang med masse ideer, så endres møtedynamikken raskt og gruppen slutter å gå til seg selv for å finne svar.
• Å si at du er upartisk, og siden behandle personer i gruppen ulikt på bakgrunn av deres status eller tittel. For eksempel å lytte mer på lederen, berømme visse ideer, men ikke andre.
• Å ikke holde tiden. En av dine viktigste oppgaver er å sikre at gruppen kommer gjennom prosessen i løpet av den avsatte tiden, og rekker å prate om neste steg. En fasilitator gjør aktive inngrep hvis folk «svever av gårde» eller begynner å prate om noe som ikke er relevant med tanke på hensikten med møtet.

1. Still åpne spørsmål.
2. Sett gruppens behov i fokus. Still deg spørsmålet: Hvilket spørsmål vil hjelpe dem fremover akkurat nå?
3. Vær godt forberedt slik at du kan være 100 prosent tilstede i rommet.
4. Lytt aktivt, både til det som sies, men også til kroppsspråk og hva som «sies mellom linjene».
5. Still spørsmål ved dine antakelser og slutt å gjette. Bare fordi noen er stille, behøver det ikke bety at personen er enig. Bare fordi noen har armene i kryss, behøver det ikke bety at de er negative.

Gullstrands boktips

The art of Facilitation av Dale Hunter – en klassiker

TEKST: CECILIE H. HAMMERNES       FOTO: EMIL FAGANDER