KI-bruken endrer seg mellom ledermøtene. Et fast punkt på 15 til 20 minutter gjør det mulig å fange opp nye verktøy, økt risiko og beslutninger som har blitt stående. Møtepunktet kan legges inn i virksomhetens eksisterende rytme.

Når en kunde, ansatt, innbygger eller styret ber om en forklaring, må virksomheten kunne vise hvilken informasjon KI brukte, hva løsningen foreslo eller gjorde, og hvem som vurderte resultatet. Kravet til dokumentasjon bør øke med konsekvensen av beslutningen.

KI-funksjoner kommer ofte inn gjennom systemer virksomheten allerede bruker. Når funksjonene behandler nye data eller bruker nye underleverandører, kan risikoen endre seg uten en ny anskaffelse eller lederbeslutning.

Ansatte bruker KI for å løse oppgaver raskere. Dersom de godkjente løsningene er vanskelige å finne eller reglene er uklare, kan kundeopplysninger, personalinformasjon og forretningshemmeligheter havne i tjenester virksomheten ikke har vurdert.

En KI-assistent som kan hente informasjon, endre data eller sette i gang oppgaver, har fått mer enn teknisk tilgang. Den har fått handlekraft på virksomhetens vegne. Ledergruppen bør behandle denne tilgangen som en fullmakt.