Etter bokføringsreglene skal oppbevaringen som hovedregel skje i Norge. Det er gitt visse unntak i bokføringsforskriften §§ 7-4 (midlertidig oppbevaring i utlandet) og 7-5 (permanent oppbevaring i utlandet) etter nærmere vilkår.

I samarbeid med RSM Hasner Kjelstrup & Wiggen, som er totalleverandør av revisjons- og regnskapstjenester, samt økonomisk og skattemessig rådgivning. Innen kort tid vil du som leser kunne stille spørsmål og få svar på tema som omhandler revisjon/regnskap/skatt. Spørsmålene vil bli besvart av: RSMI.NO

Skatteetaten skriver følgende:

Bokføringspliktige er ansvarlig for at regnskapsmaterialet blir oppbevart i samsvar  med bokføringslovens krav selv om oppbevaringen settes bort til andre.

Regnskapsmateriale skal som hovedregel oppbevares i Norge, jf. i bokføringsloven § 13 annet ledd. Oppbevaring kan likevel skje i utlandet i følgende tilfeller:

·    Midlertidig oppbevaring dersom bokføringen foregår i utlandet, jf. bokføringsforskriften § 7-4

·   Permanent elektronisk oppbevaring i Danmark, Finland, Island og Sverige, jf. bokføringsforskriften § 7-5 og forskrift av 3. juni 2010, når det er sendt melding om dette

·    Dispensasjon til permanent elektronisk oppbevaring i ut landet, jf. bokføringsloven § 13 siste ledd

Det at oppbevaringen settes bort til en annen part, begrenser ikke den bokføringspliktiges eget ansvar for å overholde bokføringsreglene. Når oppbevaringen settes bort til tilbydere av oppbevaringstjenester, er det viktig at også den bokføringspliktige påser at oppbevaringen skjer etter kravene i bokføringslovgivningen.

Enkelte tjenestetilbydere oppbevarer den bokføringspliktiges regnskapsmateriale elektronisk. Dette kan være en ekstern regnskapsfører eller en virksomhet som tilbyr skanning og elektronisk oppbevaring av dette regnskapsmateriale. Den bokføringspliktige bør forvisse seg om hvor serveren som tilbyder av oppbevaringstjenester benytter, er plassert.

Skattedirektoratet har erfart at tjenestetilbydere oppbevarer regnskapsmateriale på servere plassert i utlandet, uten at det er anledning til det etter bokføringslovgivningen. Det kan være at serveren står plassert i et nordisk land uten at det er sendt melding om dette. Et annet eksempel er at serveren er plassert utenfor Norden og uten at det er søkt og innvilget dispensasjon. Normalt gis det kun dispensasjon dersom slik oppbevaring skjer som en del av en felles konsernløsning. Dersom vilkårene for å oppbevare elektronisk regnskapsmateriale permanent i utlandet ikke er oppfylt, må den bokføringspliktige kontakte tjenestetilbyder og sørge for at regnskapsmaterialet uten ubegrunnet opphold tilbakeføres til Norge.

Midlertidig oppbevaring i utlandet

Regelverket stiller ikke krav til hvor bokføringen skal finne sted og den kan således gjøres i utlandet.  Dersom bokføringen foretas i utlandet, kan regnskapsmateriale i denne forbindelse oppbevares midlertidig i utlandet, jf. bokføringsforskriften § 7-4. Dette gjelder også når bokføringen skjer i Norge mot en server plassert i utlandet, jf. Skattedirektoratets prinsipputtalelse "Midlertidig oppbevaring av regnskapsmateriale i utlandet". Regnskapsmaterialet må i disse tilfellene overføres til Norge innen en måned etter at årsregnskapet er fastsatt og senest sju måneder etter regnskapsårets slutt.

Elektronisk oppbevaring i Danmark, Finland, Island og Sverige

Det er adgang til å oppbevare elektronisk regnskapsmateriale i andre EØS-stater, jf. bokføringsforskriften § 7-5. I forskrift av 3. juni 2010 ”Forskrift om oppbevaring av elektronisk regnskapsmateriale i andre EØS-land” begrenses bestemmelsens rekkevidde når det gjelder EØS-stater til kun å omfatte Danmark, Finland, Island og Sverige. Når elektronisk regnskapsmateriale oppbevares i disse landene , skal det sendes melding til Skattedirektoratet. Hva en slik melding skal inneholde, fremgår av Skattedirektoratets kunngjøring om oppbevaring av elektronisk regnskapsmateriale i andre nordiske land.

Elektronisk oppbevaring i utlandet

Det kan gis dispensasjon til å oppbevare regnskapsmateriale permanent i utlandet, jf. bokføringsloven § 13 siste ledd . Det legges avgjørende vekt på om oppbevaringen i utlandet skjer som ledd i en felles regnskapsløsning innen et konsern eller lignende sammenslutning. Oppbevaringen må skje hos et konsernselskap eller lignende i utlandet eller under kontroll av et slikt selskap.

For mer informasjon om elektronisk oppbevaring av regnskapsmateriale i utlandet, se Skattedirektoratets kunngjøring om dispensasjon fra enkelte bestemmelser i bokføringsloven og bokføringsforskriften.