På ett viktig punkt skiller mine erfaringer seg fra de råd og erfaringer som deles. Det hevdes at for å overkomme utfordringene med virtuelle team er det viktig å få teamet til å møtes slik at personlige relasjoner, tillit og samhørighet kan utvikles.

Hvordan lykkes med virtuelle team

Min erfaring er at det lett kan virke mot sin hensikt, spesielt når den kulturelle avstanden er stor.

Teknologisk er det uproblematisk å kommunisere og dele kompetanse og ideer uavhengig av arbeidssted. I praksis har mange erfart at det slett ikke er lett. Utveksling av informasjon og dokumenter går greit, men kreativ problemløsende kommunikasjon sitter lenger inne. Det er vanskelig nok over bordet.

Det intuitive svaret er å ta kostnadene med å bringe folk sammen. Etter flere år i global og multikulturell virksomhet, er det likevel min erfaring at denne strategien som oftest slår feil når den kulturelle avstanden er stor.  

«Vi» og «dem»

For å forstå dette, er det viktig å huske hvor vare de fleste mennesker er for sosiale skiller og hvor fort det blir ”vi” og ”dem”. I virtuelle team vil ulike skiller være særlig tydelige, for eksempel knyttet til nasjonalitet, språk og kulturell tilhørighet.

Det som skjer på kick-off og innledende sosiale samlinger er at dette ytterligere synliggjøres og forsterkes. Kløften for å kommunisere med ”de andre” øker. Mens det blir enda lettere å kommunisere ”oss i mellom”.

For å illustrere: Tenk deg et team bestående av tre godt voksne kvinner, gjerne fra Norden, alle med topputdanning i kjemi, og fire yngre asiatiske menn, alle med en rimelig fersk MBA, men hvor ingen kjenner hverandre fra før. Det er neppe sannsynlig at å starte med en frisk kick-off eller en kveld på byen vil styrke mulighetene for kreativ kommunikasjon mellom kjemi- og finanskompetansen. Tvert om er det en oppskrift for tette sub-grupper som Dominique Kost advarer mot:

Fem råd for bedre teamarbeid

Oppgaven først

Rådet er derfor å gjøre nøyaktig det motsatte: Dropp kick-off. Hold blikket strengt på hensikt, sak og oppgave og la folk være der de er. Det er ved å bli kjent med hverandres funksjonelle bidrag at man kan bygge de bruer som senere nyttes til å krysse sosiale skiller. Det betyr at du neppe får himmelstormende nytenking på tvers av verdier og ulike kompetanser i en tidlig fase av et virtuelt team. Med litt tålmodighet og en god teamstrategi er det likevel mulig å oppnå.

Bygg i tre trinn

Mitt råd når du drar i gang et virtuelt team, er at du tenker i tre trinn:

Trinn 1: I de innledende faser sørg for å ha tydelige pådrivere i ledelsen som vektlegger mål, struktur og følger opp faglige bidrag tett. Da kan teamet komme på skinner og lære at virtuell produksjon faktisk er mulig. Ikke forvent at det blir uvanlig spennende og nyskapende, men at det kan bli nyttig produksjon.

Trinn 2: Sett inn en telefon- og meldingsglad lagspiller og nettverksbygger som i hyppig individuell direktekommunikasjon vever nett, framsnakker medlemmer, tar temperaturen og smører det faglige samspillet.

Trinn 3: Demp den intense pådriver rollen i ledelsen når det faglige begynner å gi resultater og vektlegg en mer tilretteleggende stil. Kall inn til kick- off, tegn overbevisende visjoner og skryt av det man har fått til så langt. Stimuler den sosiale nysgjerrigheten. Det er nå funksjonell respekt kan veksles inn i personlig tillit, som er den viktigste forutsetningen for utfordrende nytenking i et team.

Anders_cropped_750x443.jpg

Tekst: Anders N. Reichborn

Han har 25 års erfaring som bedriftsrådgiver i ulike konstellasjoner. Bl.a flere år som innleid leder i Wilhelm Wilhelmsen systemet hvor han første gang gjorde noen av de erfaringene som ligger til grunn for innlegget. I dag er han founding partner i to selskaper; Belbin Norge AS, leverandør av verktøy for analyse og utvikling av team og KeyFocus AS, leverandør av nettløsning for ledelse og resultatsikring. 

Slik lykkes du med geografiske spredte team