Finnes det snarveier som gjør at du kan jobbe raskere, samtidig som du vurderer flere kandidater og blir mer treffsikker? Hvorfor ikke tenke litt utenfor boksen og bruke tiden på de beste kandidatene?

Søknader og CV-er gir deg bare den informasjonen kandidaten vil at du skal ha. Skriveføre søkere, som er flinkere til å markedsføre seg selv og få jobber enn til å levere resultater, kan enkelt komme til intervju og i verste fall bli ansatt. I beste fall har du brukt mye tid på uaktuelle kandidater. Kandidater som er suverene til å levere, men av ulike grunner ikke får dette klart nok frem i en søknad/CV, kan fort havne i nei-bunken. Du går dermed glipp av den beste kandidaten.

Tradisjonell arbeidsmetode er, grovt forenklet, følgende:

  • Annonsering med søknadsfrist
  • Sortere søkere i ja, kanskje og nei-bunker
  • Gjennomføre intervjuer med ja-bunken etter at søknadsfristen er utløpt
  • Sjekke referanser
  • Gjennomføre andregangsintervju med finalistene og ansette den beste
  • Sende avslag til de som ikke nådde opp (altfor ofte hopper mange over grundig referansesjekk og avslag til de som ikke fikk jobben)

Dette fungerer ofte bra, men risikoen for at den beste kandidaten ikke kom til intervju er stor. Utfra egen erfaring og tilbakemelding fra kunder, er det forbausende hvor ofte vellykkede ansettelser skjer med kandidater som i utgangspunktet havnet i kanskje-bunken.

Utfordringen når du skal sile søknader, er at du ikke har nok relevant informasjon om kandidatene. Følgende grep kan enkelt gjennomføres for å få mer informasjon og dermed inkludere flere i prosessen – slik at du kan bruke tiden på de som faktisk er aktuelle:

  • Før du lager annonsen, ha helt klart for deg hva kandidaten skal levere av målbare resultater i stillingen og hva som er et minimumskrav til erfaring, utdannelse og eventuelle andre viktige ytre forhold.
  • Når du lager stillingsannonsen, be søkerne skrive litt i søknaden om hva de har levert av verdiskaping og resultater som er relevante for stillingen de søker.
  • Bruk et CV- og søknadshåndteringssystem. Dette gjør det enklere for deg å ha oversikt, og du får fordelen av flere forenklende funksjoner. Her kan du også legge inn prekvalifiserende spørsmål. Du finner flere tilbydere som leverer dette uten store kostnader.
  • Ikke bruk søknadsfrist, men skriv «snarest». Sorter søkerne fortløpende. Erfaringsmessig kommer 80 prosent den første uken etter annonsering. Bruker du for lang tid, risikerer du å miste de beste kandidatene da de sannsynligvis er i flere prosesser.
  • Ring aktuelle kandidater og be om en relevant referanse du kan kontakte før førstegangsintervju. Med relevant referanse menes en som kandidaten har rapportert til og som kan si noe om kandidatens pålitelighet, evne til å skape resultater samt sterke sider og forbedringsområder. Når du ringer kandidater, gir det også anledning til å få et inntrykk av kandidatens interesse for stillingen, imøtekommenhet og kommunikative egenskaper. Du kan også få svar på viktige spørsmål det er naturlig å stille med bakgrunn i kandidatens søknad og CV. 
  • Dagens teknologiske verden gjør det enkelt å gjennomføre intervjuer via for eksempel Skype. Spesielt i situasjoner der den fysiske avstanden er stor, er dette en god løsning for et innledende intervju.
  • Nettbaserte spørreskjemaer og tester kan gi deg svar på hvorvidt kandidaten er aktuell for et intervju. Du kan få viktig informasjon om for eksempel relevant erfaring, motivasjon, lønnsforventninger og ikke minst oppnådde resultater. En god personlighetstest gir deg en indikasjon på om kandidaten har de grunnleggende personlighetstrekkene som er viktige for stillingen.

Det hele koker ned til å bruke mindre tid, energi og penger samtidig som du kommer i mål med et bedre resultat. Målsetningen vil alltid være å ansette den av kandidatene som stabilt og over tid vil tilføre din bedrift mest verdi. For å få dette til vil du ha et stort fortrinn dersom du effektivt kan vurdere flest mulig av kandidatene og bruke tiden på de som virkelig er kvalifiserte.

Tekst: Ivar Bruvoll er daglig leder i Performia Norge AS og har over 25 års erfaring fra rekrutteringsbransjen.