Jan Kristian Karlsen.jpgBruk av tiden og organisering av arbeidsdagene er i forandring. Endringer skjer gradvis og er derfor ikke så lett å oppdage. Dessuten er det store forskjeller mellom bransjer og blant sysselsatte innenfor samme bransje, også i samme organisasjon.

Noen arbeidstakere har merket lite til den nye arbeidshverdagen, mens andre opplever endringene til fulle. Imidlertid har mange arbeidstakere, og særlig mellomledere, førstelinjeledere og prosjektledere, til felles at de opplever at tiden ikke strekker til, og at man ofte kommer på etterskudd med arbeidsoppgaver.

Den umiddelbare forklaringen på dette er at arbeidsbyrden er for stor. Utvilsomt er det mange som har mye å gjøre, men lange dager og etterslep på arbeidsoppgaver kan også skyldes at arbeidsmønsteret er lite hensiktsmessig. Med arbeidsmønster menes medarbeidernes måte å jobbe på, tidsbruk i arbeidsdagen og hvordan rammebetingelser i form av IT-løsninger og fysiske betingelser i lokalene fungerer. Det handler også om tidstyver, hvordan arbeidsdagene er organisert og balansen mellom arbeid og privatliv.

Tidstyver i arbeidsdagen

Begrepet «tidstyv» er ikke entydig definert, men er i dagligtalen ofte synonymt med «bortkastet tid». En definisjon som gjerne brukes er: Tidstyver er aktiviteter som det brukes for mye tid på i forhold til hva som er hensiktsmessig for å nå målene for virksomheten.

Det kan være tungvint eller unødig rapportering, uhensiktsmessige rutiner, dobbeltarbeid osv. Å fjerne eller redusere tidstyver handler helst om å spare tid. I offentlig sektor er det ønskelig å fjerne tidstyver ved å prioritere kjerneoppgavene slik at ressursene brukes på en måte som gir gode og effektive tjenester for brukerne i samfunn og arbeidsliv.

På tross av økt interesse for temaet tidstyver både i offentlig og privat sektor, er noe av problemet med tidstyv-begrepet at det lett skaper en distanse mellom tidstyvene og løsningene, hvor løsningene i stor grad må baseres på konkrete tiltak i den enkelte organisasjon og i egen arbeidsdag. Det viser seg at mange tidstyver er knyttet til utfordringer i arbeidshverdagen, samt til arbeidsmønster og organisering i forhold til medarbeidernes arbeidssted og arbeidstid.

Hva er så tidstyvene?

Avbrytelser som forstyrrer utførelsen av arbeidsoppgaver, støy i arbeidslokalene og problemer med datautstyr er tre store utfordringer i den norske «kontorarbeidsdagen». I tillegg rapporterer en fjerdedel av medarbeiderne at det er vanskelig å få tak i kollegaer, og en knapp femtedel svarer at møterom er opptatt når det skal planlegges møter i egne lokaler. Dessuten rapporterer en av tre medarbeidere om problemer med datautstyret de bruker. Ni av ti som opplever dataproblemer, oppgir at det brukes tid på dette, og 42 prosent av dem at det går med mellom en halv og en hel arbeidstime til dataproblemer i løpet av tre arbeidsdager.

I gjennomsnitt brukes om lag en femtedel av arbeidstiden i norske virksomheter til møter, fortrinnsvis interne. Møtedeltakere oppgir at om lag en femtedel av møtetiden oppleves som bortkastet tid. Resultatene er basert på 3533 unike svar fra respondenter i privat og offentlig sektor i Norge (Company Pulse rapport 2014). Respondentene har rapportert sin tidsbruk, hvor man befinner seg i ulike tidsrom, hvor det jobbes og utfordringene de opplever. Rapportering av arbeidsmønster tar utgangspunkt i konkrete arbeidsdager og er basert på metodiske råd fra Statistisk sentralbyrå.

       Analysene påviser også at E-post fortsatt brukes mye både til intern og ekstern kommunikasjon og til spredning av store mengder dokumentasjon. Dette skjer på tross av at det finnes mer egnede kommunikasjonsformer og arkivsystemer. I noen organisasjoner brukes det også uforholdsmessig mye tid på å få tak i samarbeidspartnere, noe som vitner om dårlig tilgjengelighetsstyring. Dette er et paradoks i en tid hvor datasystemer gir mulighet for å skape god synlighet til de fleste ressurser, som for eksempel å kunne se fagpersoners tilgjengelighet. Reisevirksomhet tar også mye tid, og mange av reisene kunne vært erstattet av digital kommunikasjon. Dessuten kunne flere fått unna mye arbeid på reiser.

       Tidstyver som en følge av uhensiktsmessige arbeidsmønstre, enten det skyldes rammebetingelser eller bruk, eller en kombinasjon av de to, kan summeres fra omlag tretti minutter til to timer per arbeidsdag per medarbeider. En halvtime om dagen er mye tid på individuell basis og svært mye arbeidstid samlet sett for en organisasjon. I et virksomhetsøkonomisk perspektiv er dette kostbart da tid også er penger. Det viser seg at de respondentene som har rapportert disse utfordringene har lengre arbeidsdager enn andre, og i tillegg har de i større grad enn andre rapportert at de er på etterskudd med arbeidsoppgaver.

GRAFIKK.jpg

Fleksible og mobile arbeidsformer en del av løsningen?

I dag er IT-teknologien med oss overalt, og det er noe ganske nytt. Dette gir muligheter for effektivt fjernarbeid. Mange medarbeidere ønsker å fjernarbeide mer i primærarbeidstiden. Hovedbegrunnelsen er å spare reisetid og få konsentrert seg bedre om arbeidsoppgavene, samt å få til en bedre balanse mellom arbeid og privatliv. Fjernarbeid, enten det foregår hjemme, på reise eller andre steder, er også et virkemiddel for å skjerme seg selv mot forstyrrende støy og avbrytelser på arbeidsplassen. Mer bruk av fjernarbeid vil dessuten bidra til å redusere pendlerkøene, slik at de som må reise kan komme seg både raskere og tryggere til og fra jobb.

       Mobilt fjernarbeid krever tilpassede fleksible arbeidsbetingelser, men mange «mobile medarbeidere» er bundet opp til å reise til faste tider og til å jobbe på kontorarbeidsplassen. Det er også mange som har tilgang til gode IT-systemer, men likevel avstår fra å bruke det i særlig grad. Ordinære møter velges foran «videomøter», notatblokk og papirdokumenter brukes i møter og på reise istedenfor for å bruke datautstyr. Den mest plausible forklaringen på dette fenomenet er vanedannende arbeidsformer, høy IT brukerterskel/lave ferdigheter, men det handler også om manglende synliggjøring av tidstyver og tidsgevinster i virksomhetene. Problemstillingene og skepsisen til fjernarbeid og mobile arbeidsformer spiller også inn, og er særlig rettet mot faren for at fjernarbeid kan skape dårligere samarbeid og kunnskapsdeling i organisasjoner, samt frykten for å svekke «normalarbeidsdagens» kollektive rytme.

Farvel «normalarbeidsdagen»?

Helt siden industrialiseringens gjennombrudd har normalarbeidsdagen vært kjernen i et tradisjonelt arbeidstidsregime hvor majoriteten av arbeidsstokken har jobbet til omtrent samme tider, og derfor også hatt fri fra det betalte arbeidet omtrent samtidig. Normalarbeidsdagen er verken juridisk, presis eller entydig, men er likevel helt sentral i norsk og internasjonalt arbeidsliv, både som reguleringssystem og som sosial praksis (Nicolaisen 2012). Arbeidsgivere og arbeidstakere har ulike versjoner av normalarbeidsdagen. Arbeidsgiverorganisasjoner knytter gjerne normalarbeidsdagen til beskrivelser som rigiditet og utdatert kollektivisme, mens fleksibilitet på motsatt side forbindes med modernitet, frihet og kundevennlighet. Fleksibilitet og rigiditet er et motsetningspar, hvor fleksibilitet utvilsomt er mer positivt ladet enn rigiditet (Nicolaisen 2001).

       Det kan forventes at flere kunnskapsarbeidere som har tilstrekkelig forhandlingsmakt ovenfor arbeidsgiver, eller jobber mer fristilt fra arbeidsgivere, vil ønske å bryte opp arbeidstiden i flere bolker og utføre jobben på forskjellige steder. Mange vil også ønske å utvide ferietiden i perioder og heller jobbe mer i andre perioder. Dette er særlig aktuelt i arbeidsforhold som preges av høyt tempo, allestedsnærværende teknologi og forstyrrende omgivelser. For mange sysselsatte er den nye arbeidshverdagen ganske annerledes enn den gamle, og det kan være mange utfordringer. For den enkelte virksomhet er løsningen å kartlegge arbeidsmønsteret og identifisere tidstyver.

Den gamle arbeidsdagen versus den nye arbeidsdagen
DEN GAMLE ARBEIDADAGEN DEN NYE ARBEIDSDAGEN
Jobber "åtte-til-fire" / "ni til fem" Jobber "når som helst"
Jobber på kontoret Jobber "hvor som helst"
Bruker bedriftens IT-utstyr Bruker hvilket som helst IT-utstyr
Ordinære møter (ansikt til ansikt) Virituelle møter
Jobber ikke på reiser Jobber på reiser
Jobber mest alene Jobber mest sammen med andre
Klatrer karrierestigen i samme bedrift Skaper sin egen karriere/hyppigere jobbskifter

 

 

 

 

 

 

 

Tabell fra boken Tid til arbeid – tid til overs, Cappelen Damm Akademisk, 2015 (Jan Kristian Karlsen)

Tekst: Jan Kristian Karlsen

BLI ABONNENT - KLIKK HER!

LederNytt forside 04 2015 web.jpg