I følge legen Jørn Kippersund, kan suget etter oppdateringer og informasjon sammenliknes med røyksug. Og er du først blitt avhengig, higer hjernen stadig etter mer.

– Vi oversvømmes av nye informasjonsdelingsplattformer, og disse slåss om å få oppmerksomheten vår gjennom økende intensiv varsling. Blir det en pause i varslingen vil hjernen vår savne det, og vi oppsøker selv kanaler for å sjekke, sier han.

Flere avbrudd i arbeidsdagen, betyr mindre fokus på arbeidsoppgavene.

I en verden med stadig høyere prestisjepress, teknologisk fremgang og standarder for hva som er forventet av deg som individ og arbeidstaker, er det kanskje paradoksalt at evnen til å fokusere ser ut til å ha fått en negativ utvikling. Fokus er blitt vår tids knappe ressurs, og vi er i ferd med å miste evnen til langvarig konsentrert jobbing.

Genetisk behov for oppdateringer 

Kippersund forteller at behovet for oppdateringer og informasjon kan spores helt tilbake til steinalderen. Den gangen kunne tilgangen på informasjon bety liv eller død, og hvert eneste drypp av informasjon fikk betydning.

– En gren som knakk kunne bære bud om noe farlig eller nyttig. De som var nysgjerrige og utforsket hva denne lyden var, overlevde. Evolusjonen har dermed gjort oss genetisk programmert til å være nysgjerrige på endringer vi får varsel om, sier han.

I dag er det sjelden vare at oppdateringene på sosiale medier og andre steder utgjør liv eller død. Likevel sitter denne iboende undringen fortsatt godt under huden på de fleste av oss. Da er det kanskje ikke så rart at det er fristende å ta opp telefonen, eller sjekke snapchat et par (titalls) ganger i løpet av en dag.

– Problemet er det at varslene nå kommer med en helt annen frekvens og intensitet enn før. Hjernen vår søker fortsatt den «rushen» den får av å få åpne enda en nyhetspakke. Belønningssystemet vårt trigges, og de samme hormonene i hjernen som er involvert i annen avhengighet blir aktivert, sier Kippersund.

Fokusmuskelen må trenes opp

Har du stort arbeidspress, og flere oppgaver som skal ferdigstilles samtidig, kjenner du deg kanskje igjen i vanskeligheten med å fokusere på en ting av gangen. Med stadige mailer, telefonsamtaler, bilder på Facebook fra venninnen på ferie, og Snapchat av lunsjen til kjæresten, har du plutselig glemt hva du egentlig holdt på med.  

I likhet med andre muskler i kroppen, mener Kippersund at fokuseringsevnen kan trenes opp. Da venner du hjernen av med behovet for konstante oppdateringer. Begynn i det små, med 20-30 minutters intervaller, og øk tiden etterhvert. Slik sikrer du økter med fullt fokus i løpet av arbeidsdagen.

– Du må rett og slett øve deg! Gjør varslingen på mobil og andre sosiale duppeditter utilgjengelig, sier han.

Det holder ikke å bare sette mobilen på lydløs, for er den ved siden av deg, er fristelsen der fortsatt. Legg den derfor utenfor rekkevidde.

– Om du vet at varslene ikke lar seg sjekke umiddelbart, vil du heller ikke måtte bruke energi på å undertrykke impulsen for å sjekke, sier han.

Dersom du må ha mobilen ved siden av deg, anbefaler han å slå av push-varslene. Så vil du kunne styre unna unødvendige informasjoner fra sosiale medier.

– Det finnes også flere apper både for datamaskin og mobiltelefon, som hjelper deg å styre unna avbruddene. Jeg har selv brukt slike med stor suksess.

For å stenge ute fristelsene, mener altså Kippersund at første steget er å gjøre disse utilgjengelige i den perioden du ønsker å ha fult fokus på arbeidsoppgavene. Deretter har du lov til å ta en liten pause, før du fortsetter på samme måte.

– Innvilg deg selv pauser der du «helt lovlig» både surfer meningsløst, og sjekker sosiale medier, sier han.

– Epost er kanskje den kanalen der flest avbrudd kommer fra. Et enkelt grep som å anbefale epost-frie økter i løpet av en dag vil kunne hjelpe mye.

Ledere har ansvaret for fokuserte medarbeidere

Det er ingen tvil om at fokuserte medarbeidere gir bedre resultater for bedriften enn de som er ufokuserte. Som leder er du ansvarlig for å på best mulig måte innføre en resultatfremmende kultur. Og det starter med de ansatte. Kippersund oppfordrer å «sette fokus på fokus».

– Ta opp temaet på interne avdelingsmøter. Bli enige om kjøreregler, sier han.

En kjøreregel kan for eksempel være at dere ikke forventer umiddelbar respons på epost, men i stedet bruker andre kanaler for å varsle hverandre dersom ting virkelig haster. Eposten er på topplisten over fokusforstyrrende elementer, og bør derfor ikke være tilgjengelig i fokusperiodene.

En annen regel kan være å sette av fokustid i kalenderen. Avtal møter med deg selv, og marker et tidsrom på samme måte som du ville gjort med noen andre. Som leder har du mulighet for å gjøre dette til en del av arbeidsmetoden innad i bedriften, og sette fokus på agendaen på lik linje med alt annet.

Eller hva med å arrangere en månedlig «Focusfredag»?

Implementer fokus ved å gjøre første fredag i måneden litt annerledes. Her kan de ansatte få teste ut hvordan det er å jobbe fokusert en hel dag, med en såkalt «fokusbootcamp». Ved en slik camp velger den enkelte på forhånd hva slags oppgaver han eller hun ønsker å jobbe med.

– Det vil typisk være det vi kaller langjobbing, altså oppgaver som ikke haster, men som tar tid og krever fokus. Jeg har fått mange tilbakemeldinger der folk er forbløffet over hvor mye arbeid de får gjort i en slik camp, forteller Kippersund.

Pomodoro-teknikken

Skal Kippersund virkelig fokusere sverger han til nedtellingsklokka på mobilen. Da er det fullt fokus i en kort periode, og ingen andre elementer får forstyrre.

– Jeg bruker Pomodoro-teknikken i en modifisert utgave ved å sette nedtelling på mobiltelefonen, slik at jeg vet den piper når jeg har lykkes med å fullføre en økt av en viss lengde, sier Kippersund.

Pomodoro-teknikken er anerkjent i flere deler av verden, og brukes til å effektivisere tiden og øke kvaliteten i arbeidet. Du jobber i 25 minutter av gangen, uten lov til å la deg forstyrres av andre ting. Mailer, sosiale medier, telefoner og beskjeder kan vente til de 25 minuttene er ferdige.

– Ved å bruke denne teknikken øver du deg opp, og blir mer bevisst på hvor «fokusvennlig» arbeidsmiljøet ditt egentlig er. Målet er jo å klare 25 minutter, men jeg tror mange vil oppleve vanskeligheter med å jobbe uforstyrret gjennom den lille halvtimen, sier han.

Slik fungerer Pomodorometoden!

Metoden tar utgangspunkt i enkle, men effektive teknikker.

  1. Velg en oppgave du ønsker å bli ferdig med

Det betyr ikke om det er snakk om en stor eller liten oppgave. Eller bare noe du har hatt lyst til å gjøre lenge. Det som betyr noe er at den fortjener ditt fulle fokus.

  1. Sett nedtelling på 25 minutter

Lov deg selv å bruke 25 minutter, uten forstyrrelser, til oppgaven du har valgt.

  1. Jobb med oppgaven helt til klokken ringer

Hvis du kommer på andre ting du plutselig må gjøre, skriv det ned på et papir, så husker du det til etterpå.

  1. Når klokken ringer, så markerer du at du har gjennomført økten på et papir

Gratulerer! Nå er du ferdig med din første økt!

  1. Ta en kort pause

Få deg litt luft, mediter, hent en kopp kaffe, eller gjør noe annet som ikke har med jobb å gjøre. Hjernen din vil takke deg senere.

  1. Ta en lengre pause for hver fjerde runde med pomodoro du gjennomfører

20-30 minutter er passe. På denne måten gir du hjernen din muligheten til å slappe av, og gjøre seg klar til ny informasjon.

Tekst: Kristin Skolem