Utgangspunktet

Et godt utgangspunkt for forhandlinger er å erkjenne at det ikke dreier seg om å ha eller skape konflikter. En forhandling er en funksjon av kvalitet og tid, og kan defineres på forskjellige måter. Èn definisjon går ut på å si at det er to eller flere parter som har drøftelser på felles grunnlag, men med interessemotsetninger der hver part primært søker å nå sitt mål.

Det kan være smart å tenke forhandlinger oftere enn det vi gjør i det daglige. Sannsynligheten for å lykkes med våre ønsker og behov er mange ganger større om vi har et reflektert og bevisst forhold til hva vi vil si, hvor sterkt vi ønsker det og hva som er et minimum sett fra vårt ståsted.
Målet
Det er viktig å utforme målet for forhandlingen slik at det er målbart, og at det ligger innenfor partenes felles forhandlingsområde.
Hva kjennetegner så et godt resultat av forhandlingene? Noen kriterier kan være:
• Det ble bedre enn de alternativene du på forhånd satte opp
• Det tilfredsstiller "egne" og "deres" interesser - og også "tredjepartenes" interesser
• Ingen "bedre" løsning er i praksis mulig
• Avtalen er motiverende
• Gjennomføringen bar preg av god kommunikasjon
• Gjennomføringen av prosessen gav positive føringer på framtidige forhandlinger.

Det kan neppe sies sterkt nok hvor viktig forberedelsene er. Det blir umulig å legge opp forhandlingen, strategisk og taktisk, når ens utgangspunkt er ukjent.

Forretninger
Forhandlingene om kjøp kan være en enkelt forretning eller det kan være ledd i eksisterende eller mulige forretninger. I sistnevnte sammenheng kan forhandlingene gjelde en enkeltavtale som skal underordnes overordnede mål, det kan dreie seg om å skape merverdier (kunnskap om varen/tjenesten, tilgjengelighet, effektivitet) og det kan være "øvelser" knyttet til en nærmere definert helhet sett i et lengre tidsperspektiv.
Det er med forhandlinger som med pedagogikk og samspill mellom mennesker i ulike sammenhenger: Det finnes ingen praktisk lærebok som forteller hvordan man skal gå fram i hver enkelt situasjon. Her gjelder liv og lære, praktiske erfaringer og masse forberedelse. Men det kan ikke bli en god forhandling dersom den ikke er godt forberedt, og den kan fort miste sin gyldighet om den ikke følges opp.
Eksempler på elementer i disse forberedelsene er bl.a.:
• Sett deg motiverende, realistiske, målbare og kvantifiserte mål
• Avklar ansvar, roller og forventninger (forhandlingsleder, protokollfører, tolker av ikke-verbal kommunikasjon, ulike ekspertroller)
• Sørg for tilstrekkelig med tid
• Sjekk motpartens autoritet
• Velg ut en forhandlingsgruppe med tilstrekkelige fullmakter
• Utarbeid en situasjonsanalyse (hva vet vi, hva antar/tror vi…)
• Analysér sterke og svake sider hos oss selv og forhandlingsmotparten
• Sett deg i motpartens sted
• Finn ut hva andre kunder oppnår av pris, kvalitet og leveringstid
• Vær ærlig når du er åpen - men vær ikke alltid åpen
• Forventede forhandlingspunkter
• Forventet oppførsel hos motparten
• Hvordan håndtere egen usikkerhet (behov, produkt og transaksjoner)

Hva skal vi gi i forhandlingene?
Dette bør fortrinnsvis være noe som er viktig for motparten, men som ikke har så stor betydning for deg. Selvfølgelig er det nødvendig under en forhandling å gi noe. Man kan aldri regne med å få utgangspunktet gjennom uten justeringer. Men det er svært viktig å være sikker på at det ikke ligger misforståelser og manglende informasjon til grunn for at motparten ikke er villig til å gi noe.
Ny kunnskap om saken, bredere informasjon, samt tilleggsytelser av ulike slag kan ofte være det som skal til for å oppnå gjennombrudd i forhandlingene. For å få til et klima og en atmosfære der "gi og ta" blir mulig, og der partene er innstilt på en "vinn-vinn"-situasjon, er det ofte nødvendig å legge stor vekt på selve innstillingen man har til forhandlingen og på atferden. Innstillingen til forhandlingen kan beskrives i enkelte stikkord: Respekt, høflighet, tillit, ansvar, tålmodighet og humor, mens atferdens tilsvarende liste er: Tenk klart, snakk enkelt, kontroller følelser, lytt, repetér, kvittér, vurder og dokumentér.
I en forhandling bør en være klar over at ord bare utgjør en liten del av det totale inntrykket vi vurderer ut fra. En gylden regel er at:
• Stemmen utgjør 20 – 30 prosent
• ordene utgjør 10 – 30 prosent
• kroppsspråket utgjør 50 – 60 prosent
De inntrykk vi får, bestemmes mye mer av ikke-verbale elementer enn av de verbale. Det ligger mye informasjon i de signalene vi fanger opp fra andre utover de ordene som blir sagt. Plassering, oppførsel, kledning og bevegelse er alt sammen elementer i det inntrykket vi danner oss eller som andre danner seg av oss.
Gjennomgang av resultatene
Resultatet av en forhandling bør gjennomgås i en egen gruppe, og gyldigheten av avtalen bør følges opp i praksis fra begge parter.
De vanligste og viktigste taktiske feilene er:
• Det lyttes ikke etter hva som blir sagt
• Det stilles for få spørsmål
• Situasjon(er) avklares ikke godt nok og språklige uklarheter avklares ikke
• Man er ikke åpen nok for alternative løsninger
• For lite oppsummering underveis
• Mulige framtidsalternativer gis negativ verdi i forhandlingene
• Begrensninger og avgrensninger gjøres for tidlig
• Forhandlingsgruppen utnytter ikke deltakernes evner og roller.

Se på barna
Tenk på hvordan barn takler forhandlinger. De fleste barn
• Er iherdige
• Gjennomskuer meg
• Har ingen hemninger
• Vet hva de vil
• Vet når de skal be om det de ønsker (timing)
• Vet hvordan man får satt foreldrene opp mot hverandre
• Ber om det de ønsker
• Er kreative i sin fremgangsmåte
……….og har kanskje litt av hvert å lære fra seg til voksne i forhandlerrollen?
Det er alltid et tankekors å observere barn og se hvor mye kreativitet og selvfølgelig kunnskap som ligger hos dem. Det er en stor trøst å vite at vi alle har vært der - og at vi, med litt trening, refleksjon og tankearbeid, kan komme dit igjen!
Hva er det så som kvalifiserer noen til "dyktige forhandlere", mens andre ikke får en slik ettertraktet merkelapp? Selvsagt resultatene, men hva er det de gjør som andre eventuelt ikke gjør? Kjennetegn som ofte trekkes fram er at de:
• Vurderer og forbereder et større antall muligheter/utfall (scenarier) enn gjennomsnittet
• Skiller mellom hva som er fakta og hva som bare er antakelser
• Leter fram felles interesser og bygger forhandlingene på disse
• Søker enhver mulighet for å oppnå en bedre avtale for begge parter
• Spør - lytter - observerer
• Har mot til å si nei
• Er humoristiske til rett tid
• Er etiske
…………. og husker på at ingen forhandling er avsluttet før det som er avtalt, er satt ut i livet!
Lykke til!