En tap-tap situasjon

-Sykefravær er en tap-tap situasjon, sier Ingrid Braate Prillard i Klokt Sagt. Hun har jobbet med forebygging av sykefravær i mange år. Ingrid har 20 års kommunikasjonsfaglig erfaring og har arbeidet med strategisk kommunikasjon både i private og offentlige bedrifter, som leder og ansatt. Hun brenner for å forebygge og redusere sykefravær med konseptet klokt sagt for jobbfrisk.

-Lederne oppnår dårligere resultater for bedriften på grunn av høyt sykefravær og tapt produksjon. Ved å forebygge sykefravær øker du bunnlinjen på begge sider av skalaen.  Du går over fra å spare millioner på lavere sykefravær til i tillegg å tjene millioner på mer produktivitet, forteller Ingrid.

Stress ødelegger

-Ved høyt sykefravær og slett kommunikasjon kan ledernes «jobbhverdag» bli overstyrt av unødvendig stress, dårligere flyt, avbrytelser, konflikthåndtering, og at må ta de arbeidsoppgaver som egentlig ikke er deres. De får ikke nok tid til å være kreativ eller og ved stress kobler den logiske delen ut til at vi kan tenke strategisk, sier Ingrid.

-I dag hvor Norge står overfor store omstillinger må mange bedrifter være innovative. Da er det avgjørende at ledere får ro til å kunne tenke ut gode strategiske tanker. Negativt stress ødelegger en slik tankeprosess, sier Ingrid.

Anti-stress kommunikasjon

Ingrid opplever at ledere ofte havner i misforståelser fordi de ikke klarer å formidle eller motta nyheter på en klok og behersket måte. Kommunikasjon er det verktøyet vi har for samspill i en organisasjon. Ledere og ansatte er ofte stresset. Dette går ut over evnen til å reagere på en mer hensynsfull måte. Istedenfor klok kommunikasjon opplever ofte medarbeidere at lederne er irritert og stresset. Da blir det fort misforståelser og dårlig stemning. Kanskje ønsket lederen noe annet enn han eller hun klarte å formidle?

BI skriver at «stress er ikke til å unngå, men ledere må beholde kontrollen også når det stormer som verst». Det finnes verktøy for å mestre stress og kommunisere på en mer avslappet og motiverende måte. Det handler først og fremst om å bli mer bevisst problemets ringvirkninger og deretter iverksette forebyggende tiltak.

Ingrid Prillard_sykefravær.jpg
Ingrid forteller at ved anti stress kommunikasjon tar du hensyn til de automatiske stressreaksjonene i hjernen. 

-Det vil si at for eksempel når du skal gi en kritisk tilbakemelding eller snakke med den sykemeldte, må du blant annet skape trygghet, respekt og involvering, slik at mottakers såkalte reptilhjerne ikke slår inn og ødelegger for å finne konstruktive løsninger for fremtiden, forteller Ingrid.

Forskning 

Ingrid forteller at de vanligste årsakene til sykefravær er muskel- og skjelettlidelser og psykiske lidelser, men forskning viser at psykiske og somatiske faktorer ikke kan skilles fra hverandre Linton (2010).

-En mer grundig gjennomgang av litteraturen om betydningen av psykologiske faktorer for ryggsmerter viser at psykologiske faktorer er knyttet til framtidige helseproblemer, sykefravær og uførhet. De som har mest nakkeplager er ofte mellomledere fordi de kan oppleve en rollekonflikt med det ofte psykiske presset fra sin leder og fra sine ansatte, forteller Ingrid.

Ingrid sier at SSB levekårsundersøkelse viser at av de som har vært syke mer enn 14 dager, oppgir 15 til 40 prosent av sykefraværet er arbeidsmiljørelatert. 15 prosent av de langtidssykemeldte oppgir dårlig ledelse som hovedårsak til fraværet. 20 prosent av de langtidssykemeldte sier at det er konflikter med kolleger, mobbing og omstilling på arbeidsplassen som er hovedårsaken til sykefraværet. Statens arbeidsmiljøinstitutt (STAMI) i 2009 har antydet at det arbeidsrelaterte sykefraværet i enkelte sammenhenger kan utgjøre så mye som 40 prosent av det totale sykefraværet. Den arbeidsrelaterte delen av sykefraværet kan forebygges.

Forebyggende tiltak og klok kommunikasjon

Ingrid mener at et godt arbeidsmiljø og godt arbeidsforhold med klok kommunikasjon kan forebygge mange problemer. Med klok kommunikasjon unngår du misforståelser og konflikter som kan føre dårlig arbeidsmiljø, sykefravær og demotiverte medarbeidere.

-Med klok kommunikasjon uttrykker avsender sin, eller du din intensjon med samtalen. Når det gjøres unngår mottaker å tolke konsekvens av samtalen. Ofte er mottakers tolkning mye mer alvorlig enn avsenders intensjon, sier Ingrid.

Gode råd til ledere for klokere kommunikasjon

Her er noen gode råd til bedriftene for å forebygge og redusere sykefraværet ifølge Ingrid:

  1. Bli kjent med dine kollegaer og lær deg å justere din kommunikasjon etter deres for å unngå misforståelser og stress
  2. Respekter og kommuniser nytten av andres ulikhet for å skape det beste teamet og dermed det beste resultatet
  3. Kommuniser konkret hvorfor det er viktig at nettopp den sykemeldte kommer tilbake så raskt som mulig
  4. Kommunisere konkret hvorfor du setter pris på akkurat den ansattes innsats
  5. Vær nysgjerrig! Ikke drep nye ideer i utgangspunktet med «dette har vi prøvd før», men vær nysgjerrig. Still utdypende spørsmål. Hva blir konsekvensen?
  6. Gjør arbeidsdagen så forutsigbar som mulig ved å kommunisere tydelig forventningene du som leder har til hver enkelt ansatt
  7. Kommuniserer tiltro til dine medarbeidere slik at de kan få mest mulig kontroll over egen jobbhverdag

Tekst: Anne Marie Monsen