Å presentere firmaet, produktene og/eller tjenestene på en profesjonelt gjennomført messe er ofte en svært lønnsom markedsinvestering!

Presentasjon av firmaet, produktene og/eller tjenestene på en messe gir treffsikkerhet. Messedeltagelse gir, i vår etter hvert så elektronisk pregede hverdag, muligheten til å påvirke innkjøpere, beslutningstagere og brukere - ansikt til ansikt. I hvilke andre medier kan du personlig demonstrere og argumentere for produktene dine? Hvilke andre markedskanaler fungerer som toveismedium – dvs at de formidler budskapet med direkte mulighet for tilbakemelding på markedets holdninger til produkter, markedsføring og salgsapparatet?

Et kostnadseffektivt supplement

Messedeltagelse er derfor et kostnadseffektivt supplement til tradisjonell kundebearbeidelse. I stedet for å kjøre dyre og tidssløsende mil til kunden, kommer kunden til deg. En selger som gjennomfører fire kundebesøk per dag, rekker på en messe ti ganger mer på samme tid. Dessuten hjelper messen deg med å finne nye kundeemner. Riktig gjennomført reduserer en messedeltagelse markedsføringskostnadene, øker salget og gir firmaledelsen et effektivt instrument for å måle markedets kunnskap om og interesse for bedriften og produktene.
 
I løpet av messen – gjennomføringen
På messen skal utstiller treffe så mange som mulig på kortest mulig tid, med så høy kontaktkvalitet som mulig, og til så lave kostnader som mulig. I forkant av messedagene er målene definert, de er tallfestet både totalt og brutt ned på hver enkelt som skal jobbe på standen. Dette forenkler og styrer jobbingen på standen, gjør oppfølgingsarbeidet enklere og gir mulighet for, i etterhånd, å bedømme om markedsføringsressursene er blitt optimalt utnyttet. Med denne sjekklisten vil Norges Varemesse bidra til en gjennomtenkt planlegging av messen, og dermed skape enda bedre forutsetninger for en lønnsom messedeltagelse.
 
ALT SOM ER VESENTLIG UNDER MESSEN
Sjekkpunkter
- Standansvarlig er utnevnt
- Standbygging og innflytting koordinert og under kontroll
- Realistiske mål foreligger
- Standbetjeningen er utdannet og topp motivert! (De er ”drillet” i messesalg, har relevant produktkunnskap, kan alt om hva man gjør og hva man ikke gjør på standen osv, osv.)
- Bemanningslister foreligger
- Catering er OK
- Informasjonsmateriale klart til de som skal stå på standen
- Besøksregistrering tilpasset vårt bruk er OK.
- Sentralbord og annet relevant ”hjemmepersonale” har fått nødvendig informasjon
- Utflytting er planlagt og organisert

Rutiner

- Er det mange som betjener standen kan man dele opp i team med en coach for hvert team. La gjerne teamene konkurrere med hverandre!
- Gjennomfør morgenmøter hver dag under ledelse av standansvarlig:
- hold lagånden oppe – skap entusiasme og motiver til videre innsats
- kontroll på at standen fungerer
- sjekk mot definerte mål
- belønn gode prestasjoner
- Følg opp dagens resultater hver kveld og samhold med de oppsatte mål.
- Sjekk at besøksregistreringen fungerer som planlagt. Sørg for at ”hjemmepersonalet” løpende får evt leads for rask viderebearbeidelse.
- Alle sørger for at standen til enhver tid er ryddig og tiltalende.
 
Salg på messen
Førsteinntrykket er avgjørende, og det en besøkende legger merke til er først og fremst ansiktsuttrykkene, hvordan vi er kledd, hygiene og hvordan standen ser ut.
 
Selve møtets forløp:
- Kontakt
- Prøv å plukke ut og konsentrere deg om personer i din målgruppe
- Et steg fram
- Åpningsspørsmål
- Gi fra deg noe
- Presenter raskt deg selv og ditt firma
- Identifiser
- Hvem snakker du med?
- Hva gjør han/hun?
- Interesse for fortsatt presentasjon?
- Avdekk behov/problemer/ønsker kunden har i forhold til ditt produkt/tjeneste
- Presenter
- Presenter produktet (styr samtalen etter kundens ønsker)
- Fortell om fordeler/hva produktet kan gjøre for kunden
- Engasjer besøkeren
- Avslutning
- Reaksjon på produktet?
- Foreslå neste steg – hva blir dere enige om?
- Selg/ta imot bestilling/noter kontakt
- Notér
- Få visittkort og/eller fyll ut kunde-/kontaktkort
- Bruk eventuelt strekkodeleser
- Følg opp
- Send ut tilpasset materiell
- Husk 5-dagers fristen for utsendelse!
- Brev – telefon – besøk
 
Messeantrekket
De besøkende skal med en gang kunne identifisere hvem som ”hører hjemme”, dvs betjener standen. Det kan gjøres enkelt ved firmaets navneskilt på jakkeslaget – eller mer omfattende med et likt og komplett antrekk som matcher og understreker det valgte budskapet. Det kan være skjorte/bukse med et friskt slips/skjerf som tar opp firmafargene, fargerike T-skjorter, gensere osv. Husk gode sko!
 
Standbetjeningen
Standbetjeningen er den mest kritiske suksessfaktoren under gjennomføringen av messen. Godt forberedt og topp motivert standpersonale øker sjansen for et godt messeresultat.
 
Hva man gjør på standen
- Se positiv ut!
- Vær aktiv uten å være for pågående!
- Presenter deg med navn og funksjon for ukjente besøkende.
- Kartlegg kundens behov og ønsker (unngå ja- og nei-spørsmål).
- Uttal deg bare om det du har greie på. Henvis til andre hvis du ikke kan svare.
- Fokuser på nyheter, hvis dere har noen. Men husk at for enkelte kunder kan alle bedriftens produkter være nye.
- Presenter gjerne kunden for kolleger eller for ”sjefen”. Det kan være med på å gi kunden en følelse av å være betydningsfull.
- Bruk tiden riktig. Prioriter tidsbruken etter hvor viktig den besøkende er.
- Men, vær hyggelig og hjelpsom mot alle! Også de som ikke tilhører målgruppen i dag, bør få et positivt bilde av firmaet. Kanskje blir de kunde i fremtiden.
- Kommer en potensiell kunde mens du er opptatt, så avtal tid senere (60 % går videre dersom de ikke blir kontaktet i løpet at et minutt!)
- Registrer og kvalifiser alle interessante besøkende løpende. Summer opp hver dag – det gjør oppfølgingsarbeidet lettere.
- Skriv ned konklusjonen på alle samtaler – ikke stol på hukommelsen.
- Avsett tid til oppfølgning av alle kontakter du har hatt under messen. Hold hva du lover!
- Hold standen ryddig – den er firmaets ansikt utad.
- Sørg for at standen alltid er bemannet.
- Hver enkelt må maks. ha fire timer på standen, så pause. (Forlat helst standen i pausen – få gjerne frisk luft).
- Spis sunt og regelmessig, det hjelper på energinivået. Husk å drikke vann/mineralvann mens du står på standen. Luften på messer er tørr, og det kan bli varmt.
- Viktige kunder kommer ikke bare om morgenen første messedag. Husk, dere skal holde helt til messen avsluttes siste dag!
- Vær korrekt kledd. Vær nøye med klær og sko – du skal se og føle deg presentabel hele dagen.
- Følg landets skikker (framtreden, klær, kommunikasjon, mat, osv.)
- Sørg for å få sett hele messen.
- Vær offensiv mot konkurrentene. Kontakt med konkurrentene kan gi nyttige opplysninger, og det er like bra å ta initiativet selv. De kommer likevel!
- Spør noen etter konkurrentenes stand – vis dem den. De finner den likevel! Pass på å gi et tillitvekkende inntrykk.
 
…og hva man ikke gjør/bør unngå på standen
- Skravle i mobiltelefonen
- Røyke
- Sene kvelder med inntak av alkohol og krydret mat
- Spising på standen
- Gumle tyggegummi
- Ukritisk utdeling av brosjyremateriell
- Si til den besøkende ”Kan jeg hjelpe”, ”har du tid et øyeblikk” – dvs stille spørsmål som gir ja/nei svar
- Undervurdere den besøkende
- Holde på den besøkende unødig
- Stå med armer i kors ved inngangen til standen
- Sitte/stå passiv på standen – verken alene eller med annen standbetjening
- Stå med ryggen mot standåpningen