God møteledelse er med på å sikre at:

·         Hensikten med møtet oppnås

·         Det er progresjon i sakene som tas opp i møtet

·         Møtedeltakerne får en felles forståelse for hva som er deres ansvar i
det videre arbeidet

Noen praktiske tips:

1. Send ut en avklarende innkalling med møtets innhold og tidsangivelser for møtets start og slutt. Sett inn hvem som er ansvarlig for ulike punkter på dagsordenen og eventuelt hvilken informasjon som må framskaffes i forkant av møtet.

2. Begynn møtet presis.

3. Start med en kort forklaring av hensikten med møtet og en oversikt over dagsorden og tidsrammer. Avklar hvem som skal være referent (dette kan gjerne gå på omgang).

4. Følg dagsordenen. Hvis noen ønsker å ta opp et annet tema enn det som står på dagsordenen, be dem vente med å diskutere dette til senere på møtet dersom det er noe som skal behandles senere. Hvis det ikke står på dagsordenen, kan det diskuteres på et nytt møte, eventuelt kan man ta det opp som et ekstra punkt på slutten av møtet.

5. Styr diskusjonen.

6. Planlegg i detalj hva som må gjøres framover. Hva skal gjøres, hvem skal gjøre det og hvilken dato skal oppgaven være utført?

7. Oppsummer det som skjedde på møtet. Når dagsordenen er gjennomført, bør møteleder avslutte møtet med å gjengi hovedpunktene man er blitt enige om før tid for neste møte fastsettes.

 Huskeregler for møter

 

 "FATMAN"

 Før møtet:

  • Formål (Hvorfor)
  • Agenda (Hva)
  • Tidsramme (Når og hvor lenge)

 Under møtet

  • Møteledelse (Hvordan)
  • Avtaler (Beslutninger, delegering)
  • Neste skritt/ møte (F.A.T. En gang til)

 "HUKI"

Hvem?

  • Hovedansvarlig
  • Underrettes (trenger ikke være tilstede)
  • Konsulteres (rådspørres)
  • Informeres

 Før møtet

  • Hvorfor skal vi holde det?
  • Hva skal vi gjøre i det?
  • Hvor skal det holdes?
  • Når skal det holdes?
  • Hvem skal delta?
  • Hvor lenge skal det vare?

 Møtet kan være unødvendig når:

  • Du har ikke noe viktig på agendaen eller klart for deg hva som er hensikten med møtet.
  • Møtet er ikke relevant for alle. Det er mer effektivt å ta opp saken med én person av gangen, eller mer uformelt i mindre grupper. Beslutninger kan tas via telefon eller e-post i stedet.

 

Oppsummert kan vi si at effektiv møteledelse hjelper deg og deltakerne å holde seg til saken, skaper ikke så mange rom for konflikter og tid til å ”synse” om hverandre.

 

Husk at hovedhensikten med møter er å sikre lik informasjon til alle og fatte beslutninger!

 

Tekst: Pål Lillebø, siviløkonom fra NHH. Han har også masterfag i HMS-ledelse fra Universitetet i Stavanger. Han driver selskapet Utvikling.org hvor han sammen med gode kolleger tilbyr lederutvikling, opplæring i HMS og salg/service/kundebehandling i Trondheim, Bergen, Stavanger, Kristiansand og Oslo. www.utvikling.org