Å planlegge et event kan være en utfordring hvis du ikke helt vet hvor du skal begynne. Kanskje har du erfaring med å planlegge en og annen bursdagsfest eller konfirmasjon, men det vil ikke nødvendigvis si at du enkelt vil kunne planlegge konferanser eller andre liknende eventer for din bedrift. Det å planlegge et event i næringslivet kan kreve mye mer, og det kan stjele tid fra de arbeidsoppgavene du egentlig skal utføre.

Hvorfor arrangere et event?

En av hovedgrunnene til at man har et event er det sosiale motivet. Arrangementer i form av sommerfester, julebord og jubileer blir ofte holdt for å gi noe tilbake til medarbeiderne. Likeså er det vel så mange arrangementer som dreier seg rundt faglig innhold, som for eksempel konferanser eller foredrag. Mange ønsker også å bringe underholdningsaspektet fra de sosiale arrangementene inn i faglige konferanser og foredrag for å live opp en lang dag i konferansesalen.

Kartlegg detaljene

Geir Hamnes og Bjørn Engberg driver til daglig eventbyrået Best Company AS sammen. De har flere års erfaring med å planlegge og gjennomføre eventer av mange ulike slag. Hamnes forteller: -Det første du må gjøre når du planlegger et event er å kartlegge hvem som kommer. Hvem er gjestene? Hvem er kunden? Dette forteller veldig mye om hva slags innhold du kan foreslå. Er det overvekt av kvinner, eller er det overvekt av menn? Er det akademikere, eller er det håndtverkere? Alle disse tingene er med på å sette en ramme for hva som vil egne seg best. Eksempelvis passer det seg sannsynligvis ikke at en person som er kjent for finkultur står for underholdningen hvis det er 200 bilmekanikere som skal på seminar. Det er viktig å legge lista der målgruppa er.

Internt eller eksternt?

Så hvorfor bruke penger på et eksternt byrå? Det er flere årsaker til at mange velger å bruke et eksternt eventbyrå framfor å gjøre det selv. -Det vi ofte ser er at de som blir satt til å planlegge et event internt i et firma bruker mye av tiden sin og fokuset sitt på å gjøre ting som et eventbyrå kan gjøre mye bedre. Det koster ikke nødvendigvis noe mer. Byråprovisjon ligger som regel innbakt i honoraret til foredragsholdere og artister, og gir derfor ingen merutgift for kunden. De som formidles opererer aldri med en “spesialpris” ved direkte leveranse – det ville undergrave virksomheten og seriøsiteten til byråene, som disse er helt avhengig av, forteller Geir Hamnes. 

         Noen eventbyråer fungerer også som totalleverandører, da de har et stort nettverk å benytte seg av. De kan ordne med ting som både catering, lyd/lys, transport og ikke minst facilitering etc.

-Det vi erfarer er at de som benytter seg av et eventbyrå en gang – og blir fornøyd – benytter seg ofte av det samme eventbyrået neste gang også, forteller Hamnes og tilføyer: -Det er som om man sår et frø som spirer videre, fordi kunden blir fornøyd.   

         Et eksempel på en bedrift som har vært fornøyd med å benytte seg av et eksternt eventbyrå er Renault Norge. Bjørn Engberg i Best Company AS forklarer: -Renault ønsket å ha en pressekonferanse for den nye el-bilen deres, og de valgte å ta kontakt med oss da de har benyttet oss tidligere. Vi endte opp med å arrangere et av de største eventene vi har arrangert noen gang, og det ble en kjempesuksess!

PR- og Marketingmanager i Renault Norge, Roger Andersen, forteller: -Det er to hovedgrunner til at vi ønsket å benytte oss av et eksternt eventbyrå. Det ene er selvfølgelig ekspertisen. Vi kjøper en ekspertise som vi selv ikke besitter. Den andre grunnen er at man kjøper hjelp til å beherske arbeidsmengden et event medfører. Vi synes det er viktig å bruke folk som rett og slett er bevandret i det å gjennomføre arrangementer.

Start fra skratsj

- Ingen arrangementer er like, forteller Hamnes. - Hvis du har gjennomført et godt arrangement én gang, nytter det ikke å tro at du kan ta en kopi av det og gjøre det samme neste gang. Du må tenke fra skratsj hver eneste gang, fortsetter han. Igjen gjelder det å tenke målgruppe og å ikke gjenta seg selv hver gang. Det kan fort bli kjedelig og uinteressant. - Vi er aldri bedre enn det siste vi har gjort, presiserer Geir, -Aldri tro at du kan leve på suksessen fra i fjor. Den er glemt.

Få oversikt

Geir Hamnes og Bjørn Engberg er veldig klare på at det er viktig å vite hva du driver med hvis du skal arrangere et event, både av stor og liten skala. - Det er mye som skal tenkes på, forteller Engberg, -Kjøreplan, transport, bespisning, menyer, teknikk, guiding av folk, informasjonsdesker og påmelding. Dette er bare for å nevne noe, så det er viktig å være klar over hva som kreves når du skal arrangere et event.

         Enten du skal ha julebord, fagkonferanse, produktlansering eller en annen type markering er det en ting Hamnes og Engberg mener er aller viktigst: hold budsjettet. Det er viktig å lage et godt budsjett før eventet, slik at du har en fast ramme å forholde deg til hele tiden.

Vær fleksibel

Planlegger du et stort arrangement kan det dukke opp flere hindringer underveis. Da er det viktig å se løsninger, og ikke problemer. Vær på vakt, og vær åpen for at programmet kan endre seg underveis. Noen ganger kan det til og med hende at arrangementet blir bedre enn du hadde planlagt på grunn av spontane justeringer som tas på sparket. - Den dagen vi slutter å tenke litt utenfor boksen, så er vi i prinsippet ferdig, sier Hamnes.

Planlegg i god tid

- Mange arrangementer planlegges veldig tidlig, forteller Hamnes. - Problemet med det er at det kan være vanskelig å booke inn artister og foredragsholdere. Veldig få artister er i stand til å binde seg opp til noe som skal skje 2,5 år fram i tid for eksempel.

         Det er vanlig å beregne et års tid for planlegging av større arrangementer, men stort sett er det normalt å beregne 3-6 måneder for vanlige eventer. Det viktigste er å ikke utsette planleggingen, så beregn god tid – og du vil mest sannsynlig gjennomføre et godt arrangement.

LES OGSÅ: Hvordan selge når beslutningstaker ikke vil møte deg?

Tekst: Marte Røhne Oskarsen - Foto: Ingar Næss, Studiof2. 

NYTT NUMMMER PÅ VEI UT! Denne utgaven er kun tilgjengelig som DIGITALT MAGAIN for PCPAD og MOBIL!  Bli abonnent idag og få GRATIS tilgang på vårt arkiv. 6 utgaver i året fra kun kr. 349,- 

LN-2-16_cropped_795x897.jpg