SesilieHalland3_650x433_cropped_450x253.jpg

Intranettet var opprinnelige en kanal for å formidle informasjon til medarbeidere. Mange virksomheter har formet sine intranett for intern nyhetsformidling, skjemautfylling og oppslagsverk for regelverk og rutiner.

Tilfører nye funksjoner

– Sosial programvare tilfører intranettet nye funksjoner i organisasjonen. Erfaringen vår er at sentrale elementer som kunnskapsdeling og effektivitet blir styrket. På det sosiale intranettet får organisasjonen en ekstra kanal for å kommunisere og bygge kultur som når langt lengre enn til de som tilfeldigvis samles rundt kaffemaskinen nå og da, sier Sesilie Halland i Netlife Research som har ansvaret for den årlige intranettkonferansen Intralife.

Netlife Research AS er et norsk byrå som lager digitale løsninger og nettsteder hvor brukervennlighet og kundenes strategiske mål står i fokus. I Bergen og Oslo har selskapet har 55 medarbeidere som jobber med alt fra grafisk design til innhold og brukeropplevelse.

Mennesker og innhold det sentrale

I de sosiale intranettene er det menneskene og innhold produsert av disse menneskene som er det sentrale. Funksjonene kjenner vi igjen fra sosiale medier og media. I kommentarfelt kan medarbeidere diskutere og spørre, slik som på Facebook, under nettavisartikler og i diskusjonsfora. Mikroblogger fungerer mer som Twitter hvor man skriver et kort innlegg eller spørsmål og får svar på dette. Netlife Research bruker selv Socialcast til dette formålet, Yammer er et tilsvarende verktøy. Wikis er teknologi som lar flere være med å redigere i dokumenter – i motsetning til dokumenter som ligger i statiske/fastlåste versjoner – og er flott for eksempel for utarbeidelse av dokumentasjon og kunnskaps/erfaringsdatabaser.

– Deling i slike fora gjør det også enklere for kunnskapsledere å plukke opp bra innhold og kunnskap, og overføre dette inn i andre strukturer på intranettet.  Muligheten til å kommunisere og samhandle på denne måten gjør dessuten informasjon lettere tilgjengelig. For mange forsvinner den irriterende alle-mailen nesten helt ved innføring av sosiale verktøy, sier Halland.

Basert på intranett som Netlife Research har laget, har byrået definert følgende viktige faktorer som må til for å få sosiale intranett til å fungere:

1) Ledelsen må gå foran

Dette er kanskje det sterkeste virkemiddelet for å få det hele til fungere. Hvis leder(ne) viser at det er greit å poste både formelle og mer uformelle ting på intranettet er det enklere for medarbeidere å følge etter.

2) Ansatte må se fordelene og lære hvordan det brukes

Ikke alle synes Facebook er kjempegøy eller føler at terskelen er mye høyere for å poste noe på intranettet, naturlig nok. Det er derfor viktig å snakke om fordeler og bruksområde. Som reduksjon av masse-mail, bedre kunnskapsdeling osv. Definer hva organisasjonen ønsker å dele og hvorfor.

3) Gi opplæring

Gi medarbeiderne opplæring. Det er lett å tenke at “alle skjønner jo sosiale medier nå,” men det gjør de ikke nødvendigvis – ikke alle er digitalt innfødte.

4) Ikke lag for mange regler

Det er viktig å være åpne for alle typer innspill. Skulle det skli langt ut med irrelevant innhold, er det bedre å lage regler underveis. Effekter som kulturbygging og bedre effektivitet fordrer at folk også kan dele ting som er litt personlig eller bare morsomt. Terskelen for å spørre om noe må dessuten også være lav.

5) Finn ildsjeler

Noen i organisasjonen er sikkert gode på Facebook, Twitter eller blogging. Gi slike medarbeidere litt ekstra ansvar for å like, dele og kommentere. Andre er naturlige kunnskapsledere i bedriften, la dem gå foran som gode eksempler og oppfordre dem til å dele på intranettet. Da kommer andre raskt etter.

 

6) Belønn aktivitet

Mange ser fordeler med å premiere aktivitet. Her er forslag til kriterier:

– brukertilbakemeldinger (likes eller score)


– aggregere innhold av høy verdi, løftes opp, eller mer naturlig, innhold med nye kommentarer løftes.

– kuratering – noen trekker fram eller snakker om innhold av høy verdi


7) Foreta målinger

Har antallet e-poster gått ned, hvor mange medarbeidere er aktive, bruker de mindre tid på å finne informasjon? Begynn med å definere målet med løsningen og mål det som er mulig å måle.