Av: Hilde Thronæs, rådgiver i Sticos.
Fri telefon i arbeidsforhold er en av de mest vanlige godene arbeidstaker har i tillegg til lønn. Men mange føler skattlegging av telefonbruk er unødvendig. Når arbeidstaker er pålagt å ha mobiltelefon fra arbeidsgiver og har tilgang til privat bruk utenfor jobb, så skal de beskattes etter en sjablong. Det vil si etter sats og et bestemt regelsett. Brukes telefonen lite privat kan dette føles urettferdig, og diskusjonen om hvordan beskatning kan unngås oppstår. I noen tilfeller kan det være rimeligere for arbeidstaker å ha et privat abonnement og få refusjon, enn om de får dekket abonnementet som en naturalytelse.
Få full kontroll over gjeldende regler og lover i virksomheten. Sticos Oppslag inneholder over 900 veivisere, sjekklister, skjemaer, maler, avtaler og kalkulatorer samlet i en brukervennlig digital verktøykasse. Prøv gratis her! Lenke til et annet nettsted.
Slik er sjablongregelen
Har arbeidstakerne tjenstlig behov for å få dekket utgiften og tilgang til å bruke tjenesten utenfor jobb, så skal de beskattes etter sjablongregelen. Det er i tillegg et krav at utgiften dokumenteres med faktura og at innrapporteringen gjøres forløpende gjennom året. Satsen for den skattepliktige fordelen har siden 2014 vært på kroner 4 392 kroner per år.
Rapporteringen og beskatningen av fri telefon blir imidlertid forskjellig ut fra om arbeidstaker får dekket dette som naturalytelse eller utgiftsgodtgjørelse. Hva betyr nå dette? Det som er avgjørende er hvem sitt abonnement det er.
- Arbeidsgivers abonnement
Står arbeidsgiver som eier av abonnementet, så er det en naturalytelse. Da skal arbeidstaker skatte for 366 kroner hver måned de har tilgang til tjenesten. Dette uansett om beløp på fakturaen er høyere eller lavere. Bruker arbeidstaker telefonen lite, så kan det her bli større skattepliktig fordel enn faktiske utgifter. - Arbeidstakers abonnement
Står arbeidstaker som eier av abonnementet, så er det en utgiftsgodtgjørelse. Dette selv om arbeidsgiver betaler fakturaen direkte til leverandøren. Når det er en utgiftsgodtgjørelse skal arbeidstaker skatte for det beløpet han får refundert eller dekket, den måneden han får refundert beløpet, inntil 4 392 kroner per år. Refusjoner utover 4 392 kroner skattlegges ikke og skal heller ikke innrapporteres. Har arbeidstaker et privat abonnement på f.eks. 99,- kroner pr måned, og ber om refusjon på dette, så vil det her blir en skattepliktig fordel på 1 188 kroner pr år. Er utgiften så liten, så vil det helt klart lønne seg for arbeidstaker å ha abonnementet selv. - Kombinasjon av arbeidsgivers og arbeidstakers abonnement
Mange har mobiltelefon dekket av arbeidsgiver som en naturalytelse (arbeidsgivers abonnement) og for eksempel bredbånd dekket som en utgiftsgodtgjørelse (arbeidstakers abonnement). Da skal de fordelsbeskattes med 366 kroner for naturalytelsen per måned i tillegg til at beløpet på utgiftsgodtgjørelsen skal beskattes når den refunderes. Fordelsbeskatningen og innrapporteringen stopper når det totalt på begge godene er skattet for 4 392 kroner. Dette betyr da at i de siste månedene i året, når grensen er nådd, skal hverken naturalytelsen eller utgiftsgodtgjørelsen innrapporteres.
TRENGER DU PÅFYLL? Ta etterutdanning når det passer deg med Sticos Nettkurs, eller bestill et skreddersydd internkurs for akkurat din bedrift Lenke til et annet nettsted.
Varekjøp via telefon
Som dere sikkert er kjent med så kan du kjøpe parkeringsbillett, bussbilletter, musikk, gi pengegave til organisasjoner, osv. via telefonen. Dette er «fellesfakturerte varer og tjenester eller tilleggstjenester». Arbeidsgiver er ikke forpliktet til å dekke disse tjenestene, men dekkes det så vil de første 1 000 kroner være skattefrie. Dekkes beløp utover 1 000 kroner per år, så skal det overskytende beløpet fordeles etter hva som er privat bruk og yrkesbruk. Den private delen skal da fordelsbeskattes i tillegg.
Egen avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker
Vi erfarer at bruken av telefonen ofte ikke er regulert av arbeidsgiver. Arbeidstaker tror kanskje det er fritt fram og pådrar arbeidsgiver en større utgift enn det som først var tenkt. Det er derfor lurt å lage en avtale som regulerer bruken.
- Skal arbeidstaker få bruke mobiltelefonen helt fritt uten beløpsgrense?
- Beholder arbeidstaker telefonen under permisjoner og sykefravær?
- Har arbeidsgiver sperret abonnementet for betaling av parkering/bussbilletter osv.? Vil dette da skape problemer for arbeidstaker i arbeidshverdagen?
Vi anbefaler at dette reguleres i en personalhåndbok hvis samme betingelsene skal gjelde for alle i samme firmaet. Hvis det er behov for forskjellige beløpsgrenser i forhold til de forskjellige stillingsgrupper, så anbefaler vi individuelle avtale.
Få aktuelle nyheter innen personal, regnskap, økonomi og personvern. Følg Sticos på Facebook Lenke til et annet nettsted., LinkedIn Lenke til et annet nettsted. og meld deg på vårt nyhetsbrev Lenke til et annet nettsted..
