Monika Galgum Dyresen (Foto: Privat)

Ledelsen i selskap har gjerne svært god tillitt til sine ansatte, og ofte med god grunn. Samtidig viser mange underslagssaker at også de mest betrodde medarbeiderne kan gjøre underslag. Dersom likvider er lett tilgjengelig, kan de være fristende å ta. 

Alle selskap må etablere internkontroll. Normalt vil interkontrollen avhenge av selskapets virksomhet, størrelse og kompleksitet. God internkontroll bidrar til å ivareta selskapets eiendeler og oppnå pålitelig regnskaps- og styringsinformasjon, samt effektiv og lønnsom drift. Som en del av internkontrollen er det viktig å ha gode rutiner og arbeidsdeling ved belastning av selskapets bankkonto. 

Praktisk og effektivt

I en hektisk hverdag er det viktig å etablere rutiner som er både praktiske og effektive. For store selskap med en regnskapsavdeling med flere ansatte, kan det ofte være enklere å få til en god og effektiv arbeidsdeling enn i selskap med få ansatte. Men uavhengig av selskapets størrelse er det styret som har det øverste ansvaret for at selskapet forvaltes på en forsvarlig måte.

I selskap med få ansatte vil det i mange tilfeller kun være én ansatt i regnskapsavdelingen som har ansvar for regnskapsføringen fra «A til Å». Men også her bør det legges opp til rutiner som krever dobbel signatur for belastning i nettbank. Dersom dette ikke lar seg praktisk gjennomføre, kan man legge opp til andre rutiner for å redusere risikoen. For eksempel automatisk overføring til en sparekonto som regnskapsmedarbeider ikke har tilgang til når saldoen er over et gitt beløp. 

Ekstern regnskapsfører

Mange selskap benytter ekstern regnskapsfører. Vi ser flere tilfeller hvor ekstern regnskapsfører har fått enefullmakt til selskapets bankkonti. Dette er en svakhet i selskapets internkontroll da ekstern regnskapsfører også har ansvaret for selve regnskapsføringen. Hvis det av praktiske formål er ønskelig å gi fullmakt til ekstern regnskapsfører, er viktig at det legges opp til rutiner som sikrer arbeidsdeling og dermed gir god internkontroll. Dette kan gjøres ved at to personer på regnskapskontoret må godkjenne, eller at selskapet selv godkjenner betalingene regnskapsfører har klargjort for betaling i nettbanken. 

Må fungere i praksis

Det er også viktig å påse at de etablerte rutinene er reelle og fungerer i praksis. I enkelte tilfeller opplever vi at de ansatte har tilgang til hverandres koder eller innloggingsdetaljer, og at det dermed i praksis ikke foreligger dobbel signatur. Det er også viktig at det etableres rutiner for endring av bankfullmakter når ansatte slutter, slik at bankfullmakter slettes umiddelbart.        

Alle bankene tilbyr i dag elektronisk signatur, slik at man enkelt kan logge seg inn og godkjenne betalinger. Dersom man velger en løsning hvor flere har godkjenningsfullmakt, er man mindre sårbar ved langvarig fravær. 


​Tekst: Monika Galgum Dyresen

Monika har en mastergrad i økonomi og administrasjon og har jobbet i RSM Hasner Kjelstrup & Wiggen siden 2010. Hun har allsidig erfaring med revisjon- og konsulenttjenester innenfor en rekke bransjer. I tillegg til erfaring fra privat revisjon har Monika bakgrunn fra Riksrevisjonen. Denne bakgrunnen gjør henne til en av ressurspersonene for tjenesteområdet Risk Managment i RSM Hasner Kjelstrup & Wiggen.

Les også: Hvordan forebygge tap på kundefordringer? & Slik beskytter du deg mot uærlige ansatte