Og der er møtet over 30 minutter etter planen. Olsen hadde glemt spesifikasjonene og ingenting ble egentlig helt som forventet. Ingunn ville stadig ha et ord med i laget og det var så vidt du fikk stagget henne. Torill tok opp flere viktige ting som IKKE sto på agendaen og så ble det til at det måtte diskuteres litt. Hvem som til syvende og sist skulle følge opp de nye sakene, ja, det vet du ikke.

 Det er her du river deg i håret og tenker at møtedeltagerne er jammen håpløse! Ingen disiplin, enten er de skravlebøtter som snakker i munnen på hverandre, eller så følger de ikke opp det som er besluttet. Det er da ganske håpløst å være møteleder for en sånn gjeng!  Vel. Pust ut, slapp av. Det du trenger er møteforberedelser som virker.

Møteforberedelser kan deles inn på denne måten;

  1. Finn ønsket resultat av møtet.
  2. Sjekk din innstilling
  3. IInnkalling med PPT.

1.      Finn ønsket resultat.

Hvorfor? Når du definerer for deg selv hva resultatet helt konkret skal være i hver sak og kommuniser dette ut til møtedeltagerne på forhånd oppnår du fordeler;

·         Du unngår misforståelser om hva møtet egentlig handler om.(Og du får Ingunn med deg og ikke mot deg.)

·         Møtedeltagerne får mulighet til å forberede seg til det som faktisk skal skje, ikke det de tror kan skje. (Torill holder seg til saken eller melder inn saker i forveien.)

·         De impliserte vet hva som forventes av nettopp dem. (Ja, Olsen også. Han har fått det skriftlig!)

Hvordan? Ved å definere det ønskede resultat for hver sak og da menes ikke resultat av typen: «Jeg vil få alle med meg på dette», eller « Jeg vil at møtet bare skal banke gjennom mine anbefalinger.» Et ønsket resultat kan være; « Vi skal ha besluttet hvilken leverandør vi skal bruke» eller «Vi skal ha avgjort hvem som skal jobbe med de nye HMS kravene og hva som skal vektlegges først.»

Det er da mye arbeid? Ikke når du har gjort det noen ganger - og gevinsten er stor

2.      Sjekk din innstilling.

Hvorfor? Hvorfor har dere egentlig møter? Her er stort sett to varianter mulig. Enten holder dere møter for å informere om noe, eller for å beslutte noe i felleskap. Og her er utfordringen; hvis du som møteleder helst skulle ha avgjort en sak alene, men må ha de andre med deg «for syns skyld», da syns det på deg.

-          Ingen kan vel lese tankene mine», argumenterer du.

 Å, joda – siden kommunikasjon består av ca. 7% ord, ca. 38% tonefall og ca. 55% kroppsspråk  er det akkurat det folk kan. Kommuniserer du med tonefall og kroppsspråk at det er DITT valg du vil ha igjennom kan du riktignok risikere å få full oppslutning. Du kan også oppdage at folk trenerer beslutningen og står mot deg på alle måter når den skal settes ut i livet. Du vil altså vinne på å stille på møtet med den riktige innstillingen.

Hvordan? Ved å anerkjenne og ta andres kunnskap på alvor. Du trenger ikke gå »over til fienden» eller og gå for et forslag du er uenig i, men være villig til å gi de andre plass og ta i mot deres synspunkter og argumenter. Hvis din innstilling og dermed din kommunikasjon formidler at «VI skal sammen velge den beste leverandør» er det mer sannsynlig at du får folk med deg. Ikke bare under selve møtet men når beslutningen skal ut i praksis. Det du vinner er andres respekt og lojalitet.  Det er gull verd!

3.      Innkalling med PPT.

Hva? Så har vi kommet fram til selve innkallingen. Der skal det stå tid, sted og varighet, samt hvilke saker som skal opp. Men hva i alle verden er PPT, eller på norsk HPT? Enkelt forklart står det for Hensikt, Prosess og Tid (Purpose, Prosess and Time) og det skal du sette opp på hver sak på agendaen.

Hvorfor? Igjen har det å gjøre med å legge en fast struktur på møtet - da kan møtet bli effektivt og profesjonelt!

Hvordan? Ved å lage en fullstendig saksliste som har med disse punktene for hver sak: I vårt tenkte tilfelle skal firmaet kanskje innføre fleksitid

-          Sak A Innføring av fleksitid

-          Hensikten med Sak A Beslutte om vi skal gå for fleksitid og hvilke rammer skal vi i så fall ha?

-          Prosessen; Kari informerer om hvordan firma X gjør dette. Så diskuterer vi evt. fordeler og ulemper. Diskusjon nr. 2 vil gå på rammene omkring fleksitid og møtedeltagerne kommer med sine innspill. Vi setter opp forslag til regler for fleksitid og deretter stemmer vi skriftlig og anonymt over forslagene.

-          Forventet tidsbruk: Innledning V/ Kari: 10 min, Diskusjon 1 om fordeler og ulemper; 30 min, diskusjon 2 om rammer: 60 min, formulering av forslag; 10 min, avstemming 5 min.

Tar det tid? Blir ikke møtet enda lengre? De første gangene kan dette synes både unødvendig og tidkrevende. Etter 5- 6 ganger skjønner du ikke hvordan du har klart deg uten! Godt møte!

Tekst: Dagny Mikkelsby