Dessverre finnes det ingen app man kan laste ned for å løse denne utfordringen. Man er nødt til å legge ned stor innsats både individuelt og organisatorisk. Men så er det også verdt innsatsen! Først og fremst ligger problemet i at de færreste virksomheter har en tydelig definert og forankret forhandlingsstrategi. Det betyr i praksis at man vil oppleve å få helt forskjellige resultater av en forhandlingsprosess avhengig av hvem man møter i organisasjonen, selv om forutsetningene er de samme. Forhandlinger er et psykologisk spill der utfallet kan ha stor betydning for virksomhetens resultater. Da er det også underlig at de fleste virksomheter legger ned arbeid i markedsstrategier, HR-strategier, produktstrategier etc., men ikke en forhandlingsstrategier. Vil du bli dyktigere til å forhandle må du starte med deg selv. Du kan aldri forandre motparten. Allikevel er det ofte nettopp det man forsøker å oppnå.

Noen få virksomheter vi har møtt, kan vise til beskrivelser av prosesser for gjennomføring av forhandlinger. De har, som regel, beskrevet hva man skal gjøre, men ikke hvordan. Dog stiller disse virksomhetene langt bedre forberedt enn de som ikke, en gang, har dette på plass.

Hva bør en forhandlingsstrategi inneholde?

Svaret på dette avhenger bl.a. av hva virksomheten er til for, og i hvilket marked den opererer.  Uansett bør strategiarbeidet starte med en kobling til hvordan vi ønsker å utvikle omdømmet vårt. Forhandlinger skjer på alle nivåer i en virksomhet, både internt og eksternt. Dermed vil utvikling av organisasjonskulturen få stor betydning for implementering av Forhandlingsstrategier.  En offentlig innkjøpsorganisasjon vi møtte, sa rett ut at de overhodet ikke hadde tillit til sine leverandører. Deres oppfatning var at alle ville forsøke å lure dem dersom anledningen bød seg. Det er lett å se for seg hvilke holdninger disse leverandørene blir møtt med og hvilket fokus som preger forhandlingsprosessene. En eller begge parter vil etter hvert oppleve relasjonen som så krevende at de vil ønske seg ut av den. Omdømmet preges av kulturen i innkjøpsorganisasjonen og de beste leverandørene vil tilby sine produkter og tjenester til andre der de opplever større tillit.

Betydningen av forberedelser.

En morgen spurte min sønn følgende; “Skal du jobbe sent i dag, pappa? Nei da, i dag kommer jeg hjem til vanlig tid, svarte jeg. Fint, da kan du kjøre oss på kino i kveld”. Ofte kan vi oppleve å havne midt i en forhandling uten å være forberedt. I dette tilfellet hadde min sønn både forberedt, gjennomført og avsluttet forhandlingen lenge før jeg i det hele tatt forsto at jeg var i en forhandling. Selvsagt ingen store konsekvenser i situasjonen beskrevet ovenfor. Konsekvensene kan være langt større om du forhandler på vegne av en virksomhet og ikke er forberedt. Forskning viser at de som forbereder seg ved å anslå potensielle resultat av en forhandling, treffer i 30 % av tilfellene. De som i tillegg simulerer / trener på den kommende forhandlingen, er i stand til å forutse potensielle resultat i 62 % av tilfellene. 

Forberedelser bør også innbefatte fordeling av roller i eget team ved forhandlingsbordet, avklaring av eget mandat, partenes maktposisjoner, agenda i forhandlingsmøtet, motpartens behov og forventninger, spilleregler ved forhandlingsbordet, variabeloversikt, minimum og maksimumsnivåer, tidshorisont, m.m.

Den part som har forberedt seg best vil alltid ha et fortrinn i forhandlingen.

Forhandlingsferdigheter kan utvikles

Hver gang vi simulerer forhandlinger med samme forhandlingssituasjon, kommer forhandlerne til ulikt resultat. Variablene og fakta er like og allikevel kommer partene til forskjellige resultat. Det viser at en viktig variabel er forhandlerens ferdigheter til å forhandle. Dette kan utvikles gjennom selvinnsikt i egen adferd, kommunikasjonsstil, eget kroppsspråk. På den måte kan økt innsikt i egen adferd sammen med økt forståelse for hvordan man kan lese den andre part, øke mulighetene for en god prosess og et vellykket resultat. Mange forhandlere vi trener eller gir råd, mangler innsikt i hvordan egen adferd påvirker den andre part. Praktiske ferdigheter må utvikles gjennom trening. Du kan ikke lære å svømme ved å lese en bok.

Betydningen av tillit i forhandlinger.

Manglende tillit utgjør den største faktoren til at man ikke evner å ta ut det fulle potensialet i forhandlinger. Partene er opptatt av å holde kortene tett til brystet og informasjonsflyten mellom partene er preget av halvsannheter, eller også løgner. En studie utført av Marketwatch Center for Negotiation viser at kun halvparten (49,5 %) av de spurte mener man kan være 100 % ærlig i forhandlinger.

Resultatet av manglende tillit skaper først og fremst behov for å bygge systemer for å forebygge og håndtere mistillit. Eksempler på dette er at kontraktene mellom partene blir vesentlig mer detaljerte og kompliserte å leve etter. Organisasjoner med lav tillit til sine forhandlingsmotparter har også det største apparatet av advokater stående klar til å håndtere juridiske aspekter i kontraktene.

Manglende tillit skaper hindringer for kreativitet og informasjonsdeling mellom partene. La oss anta at bedrift A skal kjøpe et produkt av bedrift B. Produktet skal installeres 1. juni. Bedrift A vil påføres kr. 50.000,- i kostnader pr. uke ved tidligere levering. Bedrift B vil spare kr. 100.000,- pr. uke ved tidligere levering enn 1. juni. Her er det åpenbart at partene bør dele informasjon om sine økonomiske variabler for så fordele gevinsten ved tidligere levering. Dessverre ser vi altfor ofte at variabler som skaper merverdier aldri blir indentifisert, kapitalisert og fordelt. Årsaken er manglende tillit som begrenser åpenhet og informasjonsdeling.

Tekst:

Morten Andresen Solid utvikling_450x300.jpgMorten Andresen, Adm. Dir. og partner i Solid Utvikling AS og Center for Master Negotiation AS.Kursinstruktør og rådgiver i forhandlinger og forretningsutvikling. 

 

 

 

 

Geir Lasse Andresen_450x300.jpgGeir Lasse Andresen - Jurist og partner i Solid Utvikling AS og Center for Master Negotiation AS. Kursinstruktør og rådgiver i Forhandlinger, Konflikthåndtering, Forretningsutvikling, Center for Master Negotiation AS

Center for Master Negotiation AS har i samarbeid med Professor Keld Jensen og Copenhagen Business School (CBS) etablert et Executive program i Forhandlinger på Masternivå i Norge. Selskapet har til hensikt å bidra til økt verdiskapning i skandinavisk næringsliv gjennom styrket forhandlingskompetanse.