Nye arbeidsmetoder kan være vinn eller forsvinn for bedriften

Arne Rognan Nielsen i Brainworker AS jobber daglig med å forbedre måten bedrifter jobber på. Han forklarer de oppsiktsvekkende resultatene i denne undersøkelsen, som ble utført blant 1200 bedrifter verden over, med et fenomen som preger dagens arbeidsliv – nye former for digitalt samarbeid.

– Når vi snakker om å ta i bruk nye arbeidsmetoder slik McKinsey har gjort i sin undersøkelse, så snakker vi om bedrifter som tar i bruk nye digitale samarbeidsformer både internt og eksternt. Vi har sett en enorm utvikling innen det som folk flest kjenner som sosiale medier, og hva dette har betydd for interaksjonen mellom mennesker generelt sett. Det disse bedriftene har sett, er hvordan man kan ta i bruk lignende arbeidsmetoder for samhandling, informasjons- og kompetansedeling også internt i bedriften for å øke kunnskapen, skape enklere og raskere arbeidsprosesser – og derved øke produktiviteten.

– Bedrifter som jobbet på denne måten, økte faktisk produktiviteten med gjennomsnittlig 25 prosent. IBM har ifølge ledende analytikere vært ledende som leverandør av slike digitale løsninger i mer enn sju år på rad. Noen av verdens største selskaper har tatt i bruk deres teknologi for å fjerne geografiske, kulturelle og organisatoriske grenser i sine organisasjoner. Det har skapt effektive nettverk av mennesker med topp kompetanse og gjort det lettere for disse bedriftene å dyktiggjøre de ansatte, engasjere dem og gi dem verktøy som gjør jobben deres lettere i hverdagen. Men, husk at det er ikke de digitale verktøyene i seg selv som skaper verdiene for bedriftene. Det er de ansatte som nå lettere kan spille sammen, utveksle ideer, være innovative og få arbeidet raskere unna enn tidligere. Det er disse aktivitetene som skaper de egentlige verdiene i bedriftene.

Et kjent utsagn er at hvis du gjør ting slik du alltid har gjort, vil du få de samme resultatene du alltid har fått. Hvilke nye effekter kan så endringer ha for bedriften din?

– Vi tror at om du vil oppnå bedre resultater enn du har i dag, så må du endre på noe. All vekst skjer i endring av strategier, metoder og atferd. Med andre ord må du finne en ny måte å jobbe på! I vårt firma Brainworker følger vi en metode vi selv har utviklet for å hjelpe bedrifter å oppnå dette. Først analyserer vi dagens arbeidsmetoder og medarbeidernes atferd. Hvordan jobber de, hvordan prioriterer de, hva er det som hindrer dem i å løse oppgavene sine med riktig kvalitet og til rett tid? Fokuserer de på de riktige oppgavene – de oppgavene som skaper verdier for bedriften og dem selv? Eller bruker de tiden sin på å «løpe etter brannbiler»?

– Så deler vi medarbeidernes aktiviteter opp i A-, B- og C-oppgaver. A-oppgavene er de verdiskapende oppgavene som leder direkte til oppfyllelse av forretningsmålet eller forretningsideen. B-oppgavene er støtteoppgaver til disse og kunne kanskje vært A-oppgavene til noen andre. C-oppgavene er rent «tull og tøys» – oppgaver som andre har sendt fra seg fordi de ikke synes de er viktige. Etter at vi har definert A, B og C, går vi helt ned på nivået til den enkelte medarbeider og logger all deres aktivitet i to til tre uker. På den måten bevisstgjør vi dem og fokuserer dem mot A-oppgavene og lærer dem å delegere B-oppgavene.

– Resultatene ser vi etter kort tid. De får jobben unna innen normal arbeidstid. Det blir mindre brannslukking. De blir mer bevisste på å jobbe mer effektivt og unngå tidstyver. Det igjen fjerner stress, bedrer helsen og gir bedre humør, noe som gir utslag på arbeidsgleden. Til syvende og sist ser vi effektene på bunnlinjen i selskapet. Jeg har sett undersøkelser som viser oppimot 35 prosent produktivitetsøkning når medarbeiderne er positive og engasjerte.

– Resultatene ser vi etter kort tid. De får jobben unna innen normal arbeidstid. Det blir mindre brannslukking. De blir mer bevisste på å jobbe mer effektivt og unngå tidstyver. Det igjen fjerner stress, bedrer helsen og gir bedre humør, noe som gir utslag på arbeidsgleden. Til syvende og sist ser vi effektene på bunnlinjen i selskapet. Jeg har sett undersøkelser som viser oppimot 35 prosent produktivitetsøkning når medarbeiderne er positive og engasjerte.

Bevisstgjøring er viktig, men hvis man skal oppnå forbedringer, må man også iverksette praktiske tiltak. Rognan Nielsen velger å se på de digitale verktøyene først.

– Er de digitale verktøyene kun til plage og irritasjon for medarbeiderne eller gjør de dem mer effektive? Jeg har for eksempel aldri møtt et eneste menneske som elsker e-post! Flere bedrifter nedover Europa nekter nå sine ansatte å sende interne e-poster. De mener det sinker prosessene og vanskeliggjør kompetansedelingen og den umiddelbare samhandlingen. I stedet innfører de interne digitale og profesjonelle sosiale «medier» der medarbeiderne deler informasjon og kompetanse i åpenhet.

– Det nye buzzword er «Working Out Loud». Jeg sammenligner det med jungeltrommer, røyksignaler eller vardetenning. Hensikten var ikke bare å sende en beskjed fra en landsby til en annen, men at også alle de som bodde mellom og rundt disse landsbyene, fikk samme informasjon, samtidig. De som tror at sosiale medier er et nytt fenomen, er helt akterutseilt. Forskjellen er bare at i dag handler det om bits og bytes. Det vi snakker om er å gi menneskene mulighet til dialog, ikke skyfle rundt dokumenter i alle mulige siloer. Min påstand er at dokumenter har null verdi. Det er dialogen rundt dokumentene, der vi hjelper hverandre til å forstå og ta til oss informasjonen i dokumentene, som skaper verdien.

– Derfor må slike verktøy oppfordre til umiddelbar kommunikasjon mellom medarbeiderne, på tvers av avdelinger og gjerne også eksternt. Det må inneholde blogger, wikis, digitale møterom, videokonferanser og diskusjonsrom. Det må også legges til rette for aktivitetsdeling, huskelister, digitale fellesskap for avdelinger, prosjekter, styre, strategigrupper og eksterne partnere, samt muligheter for samtidig redigering av dokumenter i sanntid. Alt dette for å gjøre ting lettere, enklere og raskere for alle i bedriften – fra styret og nedover gjennom hele organisasjonen – helt ut i felt, tilgjengelig på håndholdte enheter. Det er derfor jeg sier at dette handler om et strategisk veivalg for en bedrift. Det handler ikke om IT. Det handler om hva vi som bedrift ønsker å være. Akkurat som Rune Bjerke i DnB sier at det må være friksjonsfritt å være kunde i banken. Slik må det også være friksjonsfritt å være ansatt.

Mange bedrifter har holdninger som: «Slik har vi alltid gjort det, og hvorfor endre på noe som fungerer?». De måler dagens virksomhet ut fra det som gjerne fungerte for ti år siden, uten å ta inn over seg at teknologien i dagens samfunn er i lynrask endring. Men en annen vanlig felle er å tro at digitale løsninger og samarbeidsformer kun handler om IT, påpeker Rognan Nielsen.

– Det finnes en bombesikker måte å mislykkes på for dagens bedriftsleder, og det er å ikke interessere seg for digitalisering. Jeg har møtt utallige direktører som skyver alle slike samtaler ned til IT-avdelingen. Snakk med IT-sjefen, sier de. De tror det er noe teknisk. De forstår ikke at det handler om strategi og overlevelse. Om å ligge i forkant av sine konkurrenter. Og hvis IT-sjefen maser lenge nok, kaster de noen penger etter vedkommende og tror utfordringen er løst. Sånn sett oppfører de seg som politikere, ikke som forretningsfolk. De er i hvert fall ikke fremtidsrettede bedriftsledere og gjør ikke jobben sin for eierne.

– Uten strategisk forankring helt inn i styrerommene og aktiv deltakelse fra toppledelse og eiere er slike prosjekter dømt til å mislykkes. Jeg har sett det om og om igjen. Og uten grundig motivasjon, bevisstgjøring og opplæring av de ansatte er IT-investeringen bortkastet. Jeg kaller det BITIOT metoden; «Build It and Throw It Out There». Men, dette er egentlig et endringsprosjekt og da gjelder 80/20 regelen. 80 prosent psykologi og 20 teknologi teknologi. Mislykkes du med dette, kan din bedrift være en av dem vi ikke hører mer snakk om når det har gått fire til fem år, avslutter Rognan Nielsen.

• Om McKinsey-undersøkelsen:

  McKinsey Global Institute: The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies, July 2012

  Undersøkelsen viser at 70 prosent av bedriftene bruker sosiale teknologier. Av disse sier hele 90 prosent at disse teknologiene gir forretningsfordeler. Såkalte «kunnskapsarbeidere» bruker 28 timer hver uke på å skrive e-post, søke etter informasjon og samarbeide internt. Men – undersøkelsen viser et enormt uutnyttet potensial. Med riktig bruk av disse teknologiene kunne bedriftene økt sitt inntjeningspotensial med over sju trillioner norske kroner. I dag utnytter bare 3 prosent den hele og fulle kraften i sosial kommunikasjonsteknologi på tvers av alle interessenter i bedriften (kunder, ansatte og forretningspartnere). Blant hovedfunnene ser vi også at 1/3 av forbrukerkjøp kunne ha blitt påvirket av «sosial shopping», og at arbeidernes produktivitet kunne ha blitt økt med 25 prosent.

Tekst: Inger Lise Kontochristos  Foto: Istock.com