– Vi har nå kommet til en svært vesentlig dato i prosessen med innføring av elektronisk fakturahåndtering for alle som leverer varer og tjenester til statlige virksomheter. I dag, 1. juli i år, skal nemlig alle leverandører av varer og tjenester til staten være i stand til å sende elektroniske fakturaer til mottakerne - de statlige virksomhetene. Mange har allerede løsninger på plass, men fremdeles er det nok de færreste som i realiteten er klare for å håndtere elektroniske fakturaer. Og enda færre vet hva de nye kravene faktisk innebærer, sier Bjørn Røsten, Salgsdirektør i Basware Norge, og fortsetter;

– I dagens forretningsmiljø representerer behov-til-betalingsløsninger (Purchase to Pay) et svært viktig element i virksomheters forretningsprosesser, da løsninger av denne typen gjør det enklere for alle involverte parter å administrere kostnader ved innkjøp, samt kontrollere inntektene som kommer inn. Med en løpende prosess fra bestilling av varer og tjenester, til fakturaen betales og kvitteringen utstedes, sikres en mest mulig effektiv håndtering av innkjøp og utstedelse av faktura, noe som optimaliserer virksomhetenes kontantstrøm.

Automatisering av prosessene tilknyttet sending, mottak og håndtering av elektroniske fakturaer er svært effektivt. En reduksjon av kostnader tilknyttet økt automatisering av elektroniske fakturaer gir store organisatoriske og økonomiske gevinster for både leverandører og kunder i form av en optimalisert og oversiktlig kontantstrøm, bedret styring av arbeidskapitalen samt betydelige kostnadsbesparelser og tidsbesparelser. Effektivisering av denne typen oppfattes derfor som en forutsetning for en velfungerende økonomi.

– For mange virksomheter er utfordringen tilknyttet implementering av løsninger for elektronisk fakturering mangelen på interoperabilitet mellom de ulike efakturanettverkene man kan velge å tilknyttes. I mange sammenhenger kan det medføre at leverandørene begrenses av nettverk som kun støtter proprietære og forhåndsdefinerte dokumentformater. Det er en løsning som ikke gagner noen - hverken leverandørene eller kundene - da man i denne situasjon er avhengig av å benytte samme løsning i hver sin ende for å få automatiseringen av fakturaprosessen til å fungere sømløst og problemfritt, sier Røsten, og utdyper;

– Med Basware Open Network kan små og store virksomheter utveksle dokumenter tilknyttet behov-til-betalingsprosessen elektronisk, uavhengig av dokumentformat. For leverandørene innebærer det muligheten til å benytte allerede eksisterende løsninger for håndtering av efaktura. Basware Open Network legger også tilrette for at leverandører og kunder kan koble seg opp på nettverket, uten at det er nødvendig å hverken kjøpe eller installere nye løsninger, noe som ellers er et krav i de tradisjonelle nettverkene på markedet i dag. Dette innebærer at man som virksomhet får direkte tilgang til over 320 000 andre virksomheter som også er tilknyttet nettverket - noe som bidrar til å bygge tettere handelsrelasjoner og større fleksibilitet i form av åpne og uavhengige løsninger for dokumentutveksling.

Å legge til rette for at leverandører med enkelthet kan delta i virksomhetens innkjøps- og faktureringsprosess, med digital overføring av dokumenter, uavhengig av størrelse, industri eller geografisk lokasjon, undervurderes fortsatt dessverre av mange virksomheter. Det kan resultere i at oversikten og kontrollen over virksomhetens kostnader blir redusert, noe som fører til at gevinstene de automatiserte innkjøps- og faktureringsløsningene potensielt gir, senkes drastisk.

– Ved å ikke åpne for at leverandører med enkelthet kan involveres, uavhengig av størrelse, industri eller geografi gjennom en dedikert løsning, begrenses dermed også leverandørenes mulighet til å delta i behov-til-betalingsprosessen mot statlige virksomheter. Etterhvert som bruken av innkjøps- og faktureringsløsninger øker og modnes, tilføres virksomheten gevinster raskere. Gevinstene kommer delvis på bakgrunn av virksomhetens investering i teknologi, men spesielt på grunn av effektiviserings- og kostnadsfordelene løsningene medfører. I tillegg bidrar bruken av automatiserte innkjøps- og faktureringsløsninger også til at virksomheten blir ledende innen behov-til-betalingsprosesser, sier Bjørn Røsten, og avslutter;

– Kravene er her, og det er ingen grunn til å ikke etterkomme dem så raskt som mulig. Faktisk vil gevinstene ved å implementere løsninger for mer effektiv håndtering av behov-til-betalingsprosessen mot de statlige virksomhetene være så store at du vil angre på at din virksomhet ikke har hatt gode nok løsninger for dette tidligere. Så kom i gang - det vil lønne seg for deg, din virksomhet og alle dere gjør forretninger med.