Unngå vage møter
Petra Brask synes møtekulturen i Skandinavia generelt sett er bra, men i Finland for eksempel sier de “herregud, kan dere ikke tenke en eneste tanke uten et møte?” Samtidig mener hun at mange møter også bringer med seg noe positivt.
I Sverige er man for eksempel dyktige til å skape konsensus og sørge for at alle løper i samme retning. Det tror jeg grunner i at man har så mange møter og at alle er informert om hva som skjer.
Hvor meningsfulle disse møtene er må du til slutt avgjøre selv.
Lag noen møteregler og for at de skal holdes er det viktig at det får konsekvenser hvis de brytes.
"De som kommer for sent til mine møter får komme frem til meg og synge", sier Petra Brask.
10 gode tips til effektive møter:
1. Klargjør formålet
Ha formålet med møtet klart for deg på forhånd. Tenk ut hvilket type møte det er og hvilke type spørsmål som skal diskuteres. Handler det om å informere, brainstorme eller å ta beslutninger?
2. Lag en agenda
Send spørsmålene som skal diskuteres til deltakerne på forhånd. En vanlig grunn til at møter er vage og ineffektive er at deltakerne ikke er tilstrekkelig forberedt når de dukker opp på møtet.
3. Disponér tiden
Prioriter punktene og begynn med de absolutt viktigste spørsmålene. Punktet som diskuteres først får mest energi og fokus. Derfor er det bedre å legge denne energien på de viktigste spørsmålene i stedet for på det man diskuterte forrige gang.
4. Skriv ned gjøremål
Skriv møtereferat under selve møtet i stedet for å gjøre det i etterkant. På mange arbeidsplasser har man totalt gitt opp referat og heller gått over til å skrive "to-do" lister som følges opp under neste møte.
5. Få alle engasjert
Sett krav til at alle deler minst to standpunkter for hvert spørsmål dere diskuterer. Da får man flere meninger på bordet og man reduserer risikoen for at alle skal bli enige med hverandre uten å ta noen posisjon.
6. Fordel ansvaret - hold interessen oppe
La rollene i gruppen rotere slik at for eksempel ansvaret for å notere, oppsummere eller å holde møtet byttes for hver gang. Variasjon gjør at hjernen holder seg våken og at møtedeltakerne ikke mister interessen.
7. Dobbeltsjekk
Be om tilbakemeldinger etter møtet og kontroller at alle har forstått hva dere har bestemt. På den måten unngår man at deltakerne forlater møtet uten å vite hva som gjelder, eller at alle har forskjellige idéer om hva dere har diskutert.
8. Ha flere diskusjoner for dem som ønsker
Avslutt hvert møte med en diskusjonsstid hvor dere kan plukke opp ting som dere ikke har hatt tid til under resten av møtet. Dette gjør at de som er interessert i å fortsette diskusjonen kan bli igjen, mens resten kan velge å gjøre andre ting.
9. Lag regler
Lag noen regler for hvordan man skal oppføre seg i møter og hva som gjelder når man for eksempel får en SMS eller en e-post. Sørg for at det er konsekvenser hvis disse reglene blir brutt.
10. Vurder hvert møte
Reduser antall møter. En grunn til at mange er uforberedt er at de ikke har hatt tid til å forberede seg på grunn av andre møter. Da er det bedre å fokusere på noen få. Husk det engelske uttrykket "Don't spread yourself too thin".
Kilde: Chef.se Lenke til et annet nettsted, åpnes i nytt vindu.
