Sjefskollegaen din tar frem en strategiplan, nettverker med andre og coacher sine medarbeidere. I tillegg lykkes han med å dra hjem i tide. Selv sitter du bare i mange møter og hvis du er heldig får du svart på noen e-poster i løpet av kvelden.

Du har definitivt ikke tid til å utvikle din avdeling, men hvorfor er det egentlig slik?

Svaret kan være at du bør konsentrere deg om ting som virkelig betyr noe og slutte å streve etter å være perfekt i alt annet. Hvis du gransker sjefskollegaen din nøye, er det sannsynlig at hun eller han bruker halvparten av tiden du bruker på papirarbeid.

At sjefskollegaen din er slurvete er det ingen som bryr seg om fordi resultatene er strålende. At personen sender e-post med noen gramatiske feil og velger bort møter er heller ikke noe minus. For hun eller han overleverer i alle prosjekter som virkelig betyr noe.

Føles det urettferdig?

Elizabeth Grace Saunders, tidscoach og opprinnelig forfatter bak denne artikkelen, var flink på skolen. Hun hadde lært at perfeksjonisme var bra, og det brakte hun videre med seg i yrkeslivet.

Men når Elizabeth Grace Saunders senere startet sitt eget firma, la hun merke til at forutsetningene endret seg. Da var det heller en begrensning å være en A-student i alt.

Elizabeth Grace Saunders viser til forfatter Tom Rath, som i sin bok Strengthsfinder forklarer at du oppnår mer gjennom å utnytte dine sterke sider fremfor å stadig vekk prøve å gi dine svakheter mer oppmerksomhet.

"Jeg har insett viktigheten ved å kunne avgjøre hvordan jeg skal investere tid og energi for å gjøre den beste jobben som overhodet er mulig - og hvordan en utførelse som ikke er perfekt gir størst gevinst", sier hun.

Nesten alle hennes samtaler som coach handler i bunn og grunn om det samme temaet, uansett om kundene er direktører eller ikke: de opplever at det ikke er nok tid. De føler at de ikke finner tid til å rekke alt som skal gjøres. Og det har de rett i, konstanterer Elizabeth Grace Saunders.

Ingen har tid til alt. Hun går til og med så langt til å hevde at "tidsplanlegging er døden".

Siden arbeidstempoet og mengden informasjon øker er det ingen idé å forsøke å planlegge.

Uansett hvor effektiv du blir kan du ikke få gjort alt. Hennes tidsinvesteringsfilosofi oppmuntrer i stedet til å se tiden som en begrenset ressurs som man kan fordele etter egen definisjon på fremgang.

1. Bestem hva du ikke vil bruke tiden på
Siden tid er begrenset har du ikke mulighet til å gjøre alt du vil gjøre, uansett hvor effektiv du er. Yrkesmessig kan det innebære å minske ditt engasjement i arbeidsgrupper. På det personlige planet kan du kanskje hyre noen til å klippe plenen, eller kanskje du kan avslutte ditt påbegynte renoveringsprosjekt.

2. Fordel tiden din strategisk
Sett grenser for hvordan og når du investerer tid i jobb og i ditt privatliv. Noe av det beste du kan gjøre for deg selv er å ikke jobbe så ekstremt lange arbeidsdager slik at du kan få mer tid til trening, søvn og personlige forhold.

3. Lag og sett opp automatiske investeringer i tid
På samme måte som du kan gjøre finansielle investeringer automatisk, til for eksempel dine fond eller til pensjonssparing, kan dine ukentlige rutiner bli automatiske. Book for eksempel inn et møte med deg selv to ettermiddager i uken for å gå videre med et viktig prosjekt. Eller sett av et par treningsøkter i kalenderen din hver uke. Kunsten er å faktisk følge dette og ikke avbooke seg selv.

4. Ha et konsekvent avbalansert tidsbudsjett
Forsøk å få dine tidsinvesteringer til å reflektere dine prioriteringer. Elizabeth Grace Saunders har utviklet en teknikk som gjør at du kan overvinne perfeksjonisme og en balansert fordeling av din tid. Hun kaller det for INO-metoden og slik fungerer den: Gå gjennom "to-do" listen din og se om gjøremålene dine er investeringer (I), om de kan klassifiseres som nøytrale (N), eller om de bidrar til å optimalisere (O) virksomheten.

• Investeringer (I) er gjøremål som potensielt sett leder til en avkastning. For eksempel strategisk planlegging og tid med de menneskene du bryr deg om. Her er det bra å sikte etter perfeksjonisme.
   
• Nøytrale aktiviteter (N) er sånne som bare trenger å gjøres noenlunde bra. Mer tid innebærer ikke nødvendigvis høyere avkastning. Et eksempel kan være å delta i prosjektmøter.
   
• Aktiviteter som optimaliserer (O) virksomheten er verdifulle aktiviteter, men de leder ikke direkte til merverdi. Jo kjappere du får gjort oppgavene, desto bedre. I denne kategorien hører administrative oppgaver til. Det store målet må være å minimere tiden du bruker på å optimalisere virksomheten slik at du kan bruke maksimalt med tid på investeringsvirksomheten.

Slik bruker du denne metoden:

• Definér tydelig hvilke investeringer som er de viktigste. Sett av tid i kalenderen for å avslutte disse oppgavene i begynnelsen av uken. Alt annet må gjøres etter at dette er blitt utført.
   
• Når du ser på din daglige "to-do" liste, sett en "I", "N" eller "O" ved siden av hver oppgave og fordel deretter tiden din.
   
• Om du begynner å arbeide med en oppgave og innser at det tar lengre tid enn forventet, spør deg selv "hva er dette verdt/hva er kostnaden ved å bruke mer tid på dette". Om det er en I-aktivitet og verdien er høy, sørg for at du tar tid fra dine N- og O-aktiviteter. Om den sorteres inn i N- eller O-kategorien, holder den seg vekke fra de viktigere punktene. Delegér deretter oppgavene eller avslutt de senere.
   
• Lag en tidsdagbok eller markér tiden i kalenderen slik at du kan se tilbake på hver uke og avgjøre om tidsinvesteringen gir maksimal avkastning.

Det er bare å sette i gang!

​Kilde: Chef.se Lenke til et annet nettsted, åpnes i nytt vindu.

Les også: Slik unngår du vage møter