Tenk på hvordan du og dine ansatte jobber. Krever jobben mye fokus eller er samarbeid viktigst? Sannsynligvis er det en blanding av begge deler, skriver Entrepreneur.com Lenke til et annet nettsted, åpnes i nytt vindu..

For de fleste betyr fokus stillhet. Det er vanskelig å konsentrere seg midt mellom støyende samtaler om gårsdagens fotballkamp eller hva som skjedde på julebordet. Samarbeid derimot, krever et veldig annerledes miljø: et sted hvor man fritt kan brainstorme, kaste ideer frem og tilbake, og ta konferansesamtaler uten å bekymre seg for at man forstyrrer de andre rundt seg.

Dette virker opplagt, men hvorfor forventer man ofte at ansatte skal prestere og fokusere i et støyende rom, eller samarbeide uten å ha ressursene for å gjøre dette effektivt?

Gensler, et globalt design og arkitektfirma, har undersøkt og funnet ut at tre av fire kunnskapsarbeidere sliter med å effektivt balansere fokus og samarbeid på arbeidsplassen.

De har kommet frem til noen enkle sentrale punkter, som også mindre bedrifter kan innføre for å enkelt forbedre produktiviteten.

Balanse

Janet Pogue fra Gensler, er ingen fan av båsmodellen.

- Å ha en privat sitteplass er ikke dumt, men det er bedre måter å gjøre dette på enn å sitte i en boks, sier hun.

Hun er en forkjemper for arbeidsområder som føles intuitive, som gjør at du enkelt fortsetter å jobbe. Det trenger ikke bety en dyr og kostbar redesign av kontorlokalene, men man kan utruste tilgjengelige rom med riktige verktøy: penner og notatblokker, tavler i konferanserom og strømutganger rundt hele lokalet slik at folk kan flytte på seg med laptopene sine og komme seg vekk fra skrivebordene. Flyt er viktig, og for Janet Pogue betyr dette funksjonalitet.

Fokus

Noen ansatte har jobber som krever mer fokus enn andre, og for å være skikkelig produktiv, må de opprettholde et høyt nivå av ubrutt oppmerksomhet.

Det betyr at hver gang en kollega stopper innom for en hyggelig prat, eller en samtale i nærheten distraherer, blir konsentrasjonen brutt og verdifull tid og energi går tapt.

Derfor foreslår Pogue at man setter opp en stilleplass på kontoret der ansatte kan gå for å unngå alle distraksjoner og forstyrrelser. Hun mener den typiske båsen er alt annet enn en rolig plass. Båsens utforming inviterer til avbrudd, det er ingen dører, og den blokkerer ikke lyd fra området rundt.

Ved å sette opp en stilleplass unngår man også en vanlig fallgruve: et kontor som er alt for stille.

- Jeg ser dette hele tiden. De ansatte sitter ekstremt stille for at alle skal kunne konsentrere seg. Dette er unaturlig, og blir for ekstremt. På et kontor må man ha en viss buzz og energi.

Valg

Gi de ansatte så mange muligheter som mulig. La dem få flytte på seg og bestemme hvor og hvordan de vil jobbe. Det er viktig å ha muligheten til å kunne plukke opp tingene sine og flytte, eller å kunne signalisere til de andre ”ikke forstyrr meg” ved å sette på noen hodetelefoner.

Arbeidsgivere tror ofte at én løsning fungerer for alle, men dette forutsetter at vi alle arbeider på samme måte. I realiteten jobber vi forskjellig etter hvilken personlighet og hvilken jobbtittel vi har. I noen stillinger er det for eksempel viktig med samarbeid ansikt til ansikt, mens andre stillinger krever mer fokusmodus. Arbeidslokalene bør reflektere denne virkeligheten, og tilby flere miljøer slik at de ansatte kan finne sin egen måte å jobbe på.

Interaksjon

En av de viktigste elementene ved å designe et hvilket som helst kontorlokale, er å jobbe mot å få ansatte som normalt ikke ville pratet sammen til å møtes. Å trekke folk sammen som ellers ikke ville blitt trukket sammen. Samspill med ulike typer mennesker stimulerer til samtaler som ofte kan føre til nye måter å takle oppgaver og løse problemer på.

Steve Jobs var blant annet bestemt på at de ansatte skulle dulte borti hverandre. Derfor plasserte han Pixars eneste bad i sentrum av bygget. Pogue anbefaler at man motiverer folk til å forlate deres normale arbeidsplasser ved å gjøre livet litt mindre praktisk. Hvis det er umulig å redesigne arbeidsplassen, finnes det mindre kostbare tiltak man kan gjøre for å oppnå samme effekt. Man kan for eksempel plassere den gode espresso-maskinen på et sentralt sted, slik at de ansatte fra de forskjellige avdelingene naturlig samles rundt koffeinen.

Når alt kommer til alt, ønsker vi å føle at vi er en del av en større helhet. Studier har vist at selv om de fleste ansatte mener de fokuserer bedre hjemme, ønsker de fortsatt å komme innom kontoret hver dag. Vi er alle sosiale mennesker innerst inne. Det er viktig at bedrifter ikke lar budsjetter og økonomi komme i veien, det er rimelige tiltak man kan gjøre. Man må innse at mennesker er den viktigste ressursen for enhver bedrift.

Les også: Få mer ut av dine salgsmøter