Møteplageren..
..er hun som fyller møtet med prat av både faglig og privat karakter. Hvert eneste innlegg er full av ideer og temaer som ikke hører til agenda, sammenligninger, tolkninger og kanskje unnskyldninger.
Møteplageren er han som stiller bitende spørsmål til hvert eneste innlegg. Uansett hva du sier blir du satt til veggs med direkte, provoserende spørsmål. Eller hva med han som MÅ kommentere alt du sier som en slags demonstrasjon av sin makt? Han som vil kuppe møtet? Hun som hele tiden påpeker at «Det har vi gjort før», «Det fungerer ikke», «Det tviler jeg på vil gå bra.» Har du truffet noen av dem, har du møtt en møteplager.
Dessverre finnes det også forbausende mange som benytter hersketeknikker som latterliggjøring av personer, argumenter eller saker, usynliggjøring av møtedeltagere, tilbakeholdelse av informasjon, fordømmelse, og påføring av skyld og skam. Dette er en møteplager av verste sort. Ta kontakt med nærmeste leder, HR -avdelingen, eller fagforening om du opplever slike møteplagere. Har du utfordringer med de andre typene kan du prøve dette;
Struktur, struktur, struktur
Første bud for å få has på en som forstyrrer eller en møteplager er å lage en god struktur for møtet. Mja, sier du, vi har morsomme, kreative møter, jeg er bekymret for at vi mister spontaniteten og de gode ideene ved å legge møte for stramt opp. Det gjør du ikke. Å sette regler betyr ikke at du må håndheve dem som en diktator og avbryte kreative spørsmål og innspill. Det betyr bare at du er i stand til å håndheve reglene med smil om munnen og glimt i øyet. Trikset er å skape et godt møteklima. Det er en vanesak.
Det du først og fremst trenger er en god agenda med klare mål og tidsangivelse for hver sak. Det du oppnår med å sette tiden allerede i innkallingen er at du kan vise til tidskjemaet og si i en hyggelig tone; «Jeg ser at vi har satt av 30 min til denne saken og jeg er redd for at vi ikke rekker å høre alles mening før tiden vår er ute. Kan du formulere deg i noen få setninger?» Dermed har du tatt deg av pratmakeren. Hun tar nok hintet og skjærer argumentene inn til beinet.
Møteregler – gull verd
Hva med han som stiller provoserende spørsmål, som kommenterer eller prøver å ta over møtet? Hva med den negative som avfeier alle innspill med at «Det har vi prøvd før?» Her er møteregler svaret. Det kan synes helt unødvendig å lage regler for å holde et vanlig møte. Vi er jo voksne folk, det skulle ikke være nødvendig! Nei, det er så, men som Henning Bang var inne på i sin avhandling «Effektivitet i ledergrupper» så er en tredjedel av tiden i et møte bortkastet og uproduktiv. Hvorfor?
Foruten å ha « klare mål for møtet» og «fokusert kommunikasjon», dvs.lite avsporing og utenomsnakk, konkluderer Bang også med at en «dialogisk måte å kommunisere på», var viktig for effektiviteten. Kommunikasjonen må preges av nysgjerrighet, åpenhet og respekt for andres synspunkt, sier han. Det er lettere sagt enn gjort. Gode møteregler som lages sammen er imidlertid et forbausende effektivt virkemiddel. Helt konkret ber møteleder gruppen om å tenke på de siste møtene de har deltatt i og foreslå regler som så skrives opp på en flipover og henges synlig for alle. Gode møteregler kan være:
- Alle holder seg til saken.
- En tidtager velges. Vedkomne sier fra når det for eksempel er 10 min igjen av tiden som er satt av til saken.
- Vi diskuterer bare sak og ikke person.
- Alle forslag skal tas i mot med respekt.
- Møteleder tar runden rundt bordet og har ansvar for at alle får uttale seg før en beslutning taes.
Deretter må alle si seg enig i møtereglene! Ta runden rundt bordet og spør hver enkelt om hun/han kan leve med disse reglene. Det er vanskelig for møtedeltagerne å sabotere reglene når de selv har vært med på å lage dem. Husk også at der du vil møte mest motstand mot å lage møteregler er der de trengs mest!
Møteleder er den som skal håndheve reglene på en vennlig måte. Er det argumenter som gjentar seg og saker som går i ring kan møteleder si; « Hvis jeg forstår deg rett er dette det samme argumentet som du nevnte før? Har du noe nytt å tilføye? Nei, da går vi videre.» Eller «Jeg er redd vi ikke har tid til å komme inn på samme synspunktet flere ganger. Har du noe nytt du vil føye til?»
Evaluering av møteregler
Etter møtet er det nyttig å evaluere hvordan møtereglene fungerte eller evt. ikke fungerte. Fulgte dere reglene? Bidro de til at møtet ble bedre? Hvis ikke, var det andre regler dere burde ha hatt? Noen ganger kan du oppleve stor motstand mot reglene fra enkelte og da er det på sin plass å spørre hvorfor. Er det reglene eller håndhevingen av dem som er problemet? Uansett er det beste en demokratisk avgjørelse. Da har du en god mulighet til å håndtere både de som forstyrrer og møteplagere. Godt møte!
Tekst: Dagny Mikkelsby, Foto: Istock,com
