Den umiddelbare forklaringen på dette er at arbeidsbyrden er for stor. Utvilsomt er det mange som har mye å gjøre, men lange dager og etterslep på arbeidsoppgaver kan også skyldes at arbeidsmønsteret er lite hensiktsmessig. Med arbeidsmønster menes medarbeidernes måte å jobbe på, tidsbruk i arbeidsdagen og hvordan rammebetingelser i form av IT-løsninger og fysiske betingelser i lokalene fungerer. Det handler også om tidstyver, hvordan arbeidsdagene er organisert og balansen mellom arbeid og privatliv.
Tidstyver i arbeidsdagen
Begrepet «tidstyv» er ikke entydig definert, men er i dagligtalen ofte synonymt med «bortkastet tid». En definisjon som gjerne brukes er: Tidstyver er aktiviteter som det brukes for mye tid på i forhold til hva som er hensiktsmessig for å nå målene for virksomheten.
Det kan være tungvint eller unødig rapportering, uhensiktsmessige rutiner, dobbeltarbeid osv. Å fjerne eller redusere tidstyver handler helst om å spare tid. I offentlig sektor er det ønskelig å fjerne tidstyver ved å prioritere kjerneoppgavene slik at ressursene brukes på en måte som gir gode og effektive tjenester for brukerne i samfunn og arbeidsliv.
På tross av økt interesse for temaet tidstyver både i offentlig og privat sektor, er noe av problemet med tidstyv-begrepet at det lett skaper en distanse mellom tidstyvene og løsningene, hvor løsningene i stor grad må baseres på konkrete tiltak i den enkelte organisasjon og i egen arbeidsdag. Det viser seg at mange tidstyver er knyttet til utfordringer i arbeidshverdagen, samt til arbeidsmønster og organisering i forhold til medarbeidernes arbeidssted og arbeidstid.
Hva er så tidstyvene?
Avbrytelser som forstyrrer utførelsen av arbeidsoppgaver, støy i arbeidslokalene og problemer med datautstyr er tre store utfordringer i den norske «kontorarbeidsdagen». I tillegg rapporterer en fjerdedel av medarbeiderne at det er vanskelig å få tak i kollegaer, og en knapp femtedel svarer at møterom er opptatt når det skal planlegges møter i egne lokaler. Dessuten rapporterer en av tre medarbeidere om problemer med datautstyret de bruker. Ni av ti som opplever dataproblemer, oppgir at det brukes tid på dette, og 42 prosent av dem at det går med mellom en halv og en hel arbeidstime til dataproblemer i løpet av tre arbeidsdager.
I gjennomsnitt brukes om lag en femtedel av arbeidstiden i norske virksomheter til møter, fortrinnsvis interne. Møtedeltakere oppgir at om lag en femtedel av møtetiden oppleves som bortkastet tid. Resultatene er basert på 3533 unike svar fra respondenter i privat og offentlig sektor i Norge (Company Pulse rapport 2014). Respondentene har rapportert sin tidsbruk, hvor man befinner seg i ulike tidsrom, hvor det jobbes og utfordringene de opplever. Rapportering av arbeidsmønster tar utgangspunkt i konkrete arbeidsdager og er basert på metodiske råd fra Statistisk sentralbyrå.
Analysene påviser også at E-post fortsatt brukes mye både til intern og ekstern kommunikasjon og til spredning av store mengder dokumentasjon. Dette skjer på tross av at det finnes mer egnede kommunikasjonsformer og arkivsystemer. I noen organisasjoner brukes det også uforholdsmessig mye tid på å få tak i samarbeidspartnere, noe som vitner om dårlig tilgjengelighetsstyring. Dette er et paradoks i en tid hvor datasystemer gir mulighet for å skape god synlighet til de fleste ressurser, som for eksempel å kunne se fagpersoners tilgjengelighet. Reisevirksomhet tar også mye tid, og mange av reisene kunne vært erstattet av digital kommunikasjon. Dessuten kunne flere fått unna mye arbeid på reiser.
Tidstyver som en følge av uhensiktsmessige arbeidsmønstre, enten det skyldes rammebetingelser eller bruk, eller en kombinasjon av de to, kan summeres fra omlag tretti minutter til to timer per arbeidsdag per medarbeider. En halvtime om dagen er mye tid på individuell basis og svært mye arbeidstid samlet sett for en organisasjon. I et virksomhetsøkonomisk perspektiv er dette kostbart da tid også er penger. Det viser seg at de respondentene som har rapportert disse utfordringene har lengre arbeidsdager enn andre, og i tillegg har de i større grad enn andre rapportert at de er på etterskudd med arbeidsoppgaver.
