Man skulle kanskje tro at de mest erfarne forhandlerne ikke synes forberedelser er så viktig, at de bare tar det på rutinen. Det viser seg at svaret er det stikk motsatte - er det én ting de erfarne legger vekt på så er det at forberedelser er viktig. Veldig mange erkjenner at erfaring i seg selv ikke er nok. Til tross for mange års erfaring i de respektive bransjene forbereder de beste forhandlerne seg godt til hver enkelt forhandling. 

The Program on Negotiation ved Harvard Law School har utviklet en sjustegsmodell for forberedelser til forhandling. Vi i Simoveo har laget vår egen modell for forberedelser til forhandling. Vi har tatt utgangspunkt i Harvard-modellen, men vi har tilpasset modellen med bakgrunn i vår forskning på norske forhandlingseksperter. Vår forberedelsesmodell er som følger: 

Første steg: Interesser og behov

Hvilke interesser og behov har du i forhandlingen? Hvilke interesser og behov har motparten? Det er viktig å gå en god runde på dette når du forbereder deg. Sett gjerne opp en rangert liste over dine og motpartens interesser. På denne måten får du en bedre forståelse av hvor viktige de ulike faktorene i forhandlingen er for deg - og for motparten. I tillegg vil du få en god oversikt over hvorvidt dere har noen sammenfallende interesser.

Andre steg: BATNA

Neste steg er å ta for seg hvilke alternativer til forhandlingen som finnes. Hvis du ikke har noen alternativer til den forestående forhandlingen blir du veldig avhengig av å komme til en løsning. Dette svekker forhandlingsstyrken din. Derfor er det viktig å finne ut hva som er ditt beste alternativ til en framforhandlet avtale. Det kaller vi BATNA, Best Alternative To a Negotiated Agreement. Ved å vite hva ditt beste alternativ er før du starter forhandlingene, vil du i stor grad vite hvor avhengig du er av å komme til enighet og hvor langt du kan strekke deg. 

Tredje steg: Tradables

En hver forhandling omfatter en del forskjellige faktorer. Ofte er disse faktorene fastsatt på forhånd. I tillegg til disse faktorene vil det nesten alltid være en del andre elementer du kan inkludere i forhandlingen. Å inkludere disse vil kunne være med på å øke verdien av avtalen. Mange har lett for å gi fra seg disse gratis. Det bør du ikke gjøre. For selv om en ting kan ha liten verdi for deg kan det ha stor verdi for motparten. Dette kalles tradables. Forut for hver enkelt forhandling er det viktig å skaffe seg en oversikt over hvilke tradables du har tilgjengelig og hvordan du skal bruke dem. 

Fjerde steg: Ekstern validering

Hvordan skal du argumentere for ditt syn i den kommende forhandlingen og hva bygger du argumentene på? Du bør så langt som mulig tilstrebe å bygge opp eksternt validerte argumenter. Et eksternt validert argument er et argument som underbygges av en uavhengig tredjepart. Eksempler kan være argumenter som bygger på statistikk fra Statistisk Sentralbyrå, Norges Lover, sedvane og tilsvarende avtaler. 

Femte steg: Forventninger

Noe det ofte syndes mot er å avstemme forventningene til forhandlingen. Har du opplevd å komme tilbake fra forhandlinger med et relativt godt resultat for så å bli møtt med skuffelse? Da har du nok ikke sørget for å justere forventningene til de rundt deg forut for forhandlingene. Hvis du hadde tatt deg tid til å realitetsorientere de rundt deg, ville de ha justert forventningene sine og vært i stand til å vurdere resultatet på en riktigere og mer fornuftig måte. 

Sjette steg: Samarbeidsklima

En grei læresetning er at «Du får som oftest det samarbeidsklimaet du fortjener». Når du forhandler med personer du er avhengig av å ha at godt forhold til, bør du legge til rette for at forholdet kan ivaretas. Hvis du ikke skal ha noe mer med personen å gjøre etter forhandlingen stiller det seg annerledes. Men husk at det går an å bevare et godt forhold selv om man er uenige. Det er viktig å forholde seg til uenigheten på en ryddig måte. 

Sjuende steg: Kommunikasjon

Hvordan skal du kommunisere i forhandlingen? Hvilken informasjon skal du dele? Hvilken informasjon skal du ikke dele? Og hvilken informasjon er det du er avhengig av at motparten deler med deg? Når du i første steg av forberedelsene så på motpartens interesser og behov gikk det kanskje opp for deg at det er begrensninger i hva du vet om motparten. Hvilken informasjon er det du mangler? Det kan lønne seg å notere ned konkrete spørsmål du vil stille motparten for å få på plass denne informasjonen. 

Går du gjennom disse sju stegene før du går i forhandlinger skal det mye til for at du får ubehagelige overraskelser underveis. Sjansen er også stor for at du får til en smidig og effektiv forhandling. 

Skribent: Ståle Bjørnersen, forhandlingstrener hos Simoveo AS. Simoveo utvikler, leverer og holder treningsprogrammer innen salg, forhandling og kommunikasjon.