Ifølge Bjørn o. Hopland i Smartendring handler Digital ledelse om å ta kontroll over de digitale verktøyene slik at både du og dine medarbeidere kan jobbe effektivt og målrettet.
– Når du jobber bevisst med digital ledelse vil du frigjøre tid til å jobbe med det som er viktig for deg som leder, måloppnåelse og ledelse. Hvis du ikke behersker digitale verktøy vil du ikke ha tid til å være en god leder. I løpet av de sist 25 årene har kommunikasjon endret seg fra brev, til telefaks, til e-post og sms/lynmeldinger. Dette innebærer at omløpshastigheten på kommunikasjon har gått fra 1 uke til få minutter. 20 år tilbake ble brev sendt med posten, og det var helt akseptabelt med en ukes ventetid på svar.
– I dag forventer alle svar raskt. Dette utvikler seg til et stresselement for mange ledere, hvor mailboksen fyller seg raskere opp enn det er mulig å svare. Du kommer ikke videre, og dagene går med til å drive problemløsning basert på innkomne e-poster. Når medarbeiderne i tillegg jobber til forskjellige tidspunkt, og på forskjellige steder er det viktig at du som leder bruker tiden din riktig, og sørger for god kommunikasjon i teamet.
Ekspert på digital ledelse
Bjørn Hopland jobber daglig med digital ledelse. Han har gjennom mange år som leder fått god innsikt i, og erfaring fra praktisk utnyttelse av digitale hjelpemidler. Denne erfaringen bruker han til å hjelpe ledere og bedrifter med å lage gode planer og struktur på arbeidet i en digital hverdag. Ikke minst viser han hvordan digitale hjelpemidler skal brukes for å oppnå resultat. Han deler 5 av sine tips med deg, slik at du kan ta det neste steget inn i den digitale verden.
1. Sørg for god opplæring av digitale verktøy
Hopland er opptatt av at alle skal få en tilhørighet til de nye hjelpemidlene. Dette oppnås best ved å lære opp hver avdeling samlet, slik at alle på avdelingen får samme grunnlag. Da kan de hjelpe hverandre, og sammen bidra til at alle gjør de endringene som skal til.
– All opplæring av digitale hjelpemidler må starte på ledernivå. Når lederen er komfortabel med digitale verktøy vil det bli enklere å implementere nye rutiner i bedriften. Når et team blir samlet i opplæringen, oppstår det et "gruppepress" som gjør det enklere å få alle med seg. Digitale løsninger for opplæring er et alternativ som flere bedrifter velger, men videokurs er ikke den beste løsningen. Mange klarer ikke å gjennomføre opplæringen når det er opp til hver enkelt. En slik løsning kan kun være aktuell i enkelte store bedrifter, men bør ikke brukes for opplæring av ledere.
2. Planlegg faste digitale møter for oppfølging
En leders hverdag har endret seg mye de siste årene. Hopland viser til at dagens ledere i mindre grad møter medarbeidere og andre i ledergruppen daglig.
– Før kunne man møtes uformelt i gangen og diskutere utfordringer når de dukket opp. Når et problem oppstod var en kjapp tur innom nabokontoret eller telefon til en kollega alt som skulle til. I dag jobber mange på hjemmekontor, de har tatt med jobben til hytta eller har stengt telefonen for å få arbeidsro. Dette krever en ny måte å løse den interne kommunikasjonen på, og digitale verktøy løser dette for deg. Jeg har erfart at en god plan for digitale møter og oppfølging både av hver enkelt og teamet vil føre til mindre e-poster til lederen og mellom teamet. Som leder må du planlegge faste avtalte møter med både teamet og hver enkelt medarbeider.
– Når alle vet når neste møte skal skje, kan hver enkelt samle opp saker fram til neste møte. Dette vil redusere antall e-poster og telefoner til lederen, og du vil få frigjort tid til dine primære oppgaver. Dette vil også gjøre at teamet kan jobbe mer målbevisst uten forstyrrelser underveis.
3. Legg opp til engasjerende digitale møter
Ifølge Hopland må du være bevisst hvordan du styrer digitale møter, slik at du som møteleder har oppmerksomheten hele møtet.
– Du må engasjere deltakerne hvert tredje minutt. Vil du ha oppmerksomheten må du også engasjere. Det kan gjøres ved å spørre enkeltpersoner underveis; "Knut, hva mener du?". Siden Knut mest sannsynlig ikke har lyst til å svare "Ehh, hva snakker du om?", sørger du for at alle følger med. Bruk også en digital tavle som deltakerne kan skrive på slik at de kan komme med innspill underveis. Ved å sørge for dialog vil du få deltakerne med deg. Video er den beste digitale møteformen, dersom alle har på web-kamera får lederen økt fokus på egen prestasjon. I tillegg vil medarbeidere som vet at de når som helst kan sees, ha lettere for å holde konsentrasjon gjennom hele møtet. Husk også å ta pauser underveis.
4. Ha tillitt til dine medarbeidere
– Når medarbeidere og ledere jobber på forskjellige steder kreves det tillitt. Som leder må du lære deg å stole på dine medarbeidere og gi dem handlingsrom. Tillitt gjør at medarbeideren føler seg mer verdifull og sjeldnere trenger å spørre deg om lov. Det begrenser e-post strømmen inn til din mailboks. Jeg vil anbefale at oppfølging av hvert team og hver enkelt medarbeider, skjer ved faste planlagte møter og sjekkpunkter. Det kan være 1 gang i uken, 1 gang pr. måned eller hvert kvartal, alt avhengig av oppgaver og behov.
5. Sørg for digitale sosiale møteplasser
– For å fungere godt sammen er det viktig å kjenne hver enkelt medarbeider. Dette gjelder både for leder og ikke minst for medarbeideren. På tradisjonelle arbeidsplasser er kaffepraten i gangen og lunsjpausen med på å skape bånd mellom medarbeiderne. De blir kjent med hverandre både personlig og ikke minst profesjonelt. Det viktig å sørge for gode sosiale møteplasser digitalt, slik at det blir et godt samhold i teamet. Det kan være en lukket Facebook-gruppe, eller andre sosiale møteplasser på nettet. Det er lettere å spørre en du kjenner om hjelp.
– God kommunikasjon innad i hvert team, vil også bidra til at du får mindre e-post med spørsmål fra dine medarbeidere, da teamet ordner opp i utfordringer internt. Det bedrer også samarbeidet på tvers av team.
Slik frigjør du tid med digital ledelse:
- Sørg for god opplæring for bruk av digitale verktøy, start med ledergruppen
- Planlegg faste møter for oppfølging, unngå ad-hoc møter
- Legg opp til engasjerende digitale møter, dialog er viktig
- Ha tillitt til dine medarbeidere, frihet under ansvar
- Sørg for digitale sosiale møteplasser, slik at dine medarbeidere blir kjent med hverandre.
Tekst: Anne Bente Hauge Foto: privat
