Aktivitetsbaserte arbeidsplasser er som oftest inndelt med samarbeidssoner og stillesoner, og møbleringen er gjerne fleksibel. Brukerne skal veksle mellom ulike soner avhengig av behov for samarbeid med andre og behov for å jobbe alene. Kontorarbeidsplassene skal deles av brukerne, såkalt «free-seating». Arbeidsbordene skal ryddes etter bruk, gjerne kalt «clean desk». Papirarbeid skal erstattes av digitale arbeidsprosesser. Brukerne må bære med seg mobiltelefon og datamaskin til der de til enhver tid befinner seg.
Hva er de største fordelene med aktivitetsbaserte arbeidsplasser?
Aktivitetsbaserte arbeidsplasser kan by på flere fordeler. Et arkitektonisk moderne uttrykk og medarbeidere som i større grad jobber sammen, er noe av det man ønsker å oppnå. Aktivitetsbaserte arbeidsplasser kan også utformes mer arealeffektivt enn tradisjonelle cellekontor-miljøer.
Mulige fordeler med aktivitetsbaserte arbeidsplasser:
Muligheter for arealbesparelser og reduserte driftsutgifter
Lettere å gjøre forandringer med møblering og tilpasse endringer i bemanningen
Moderne arkitektonisk uttrykk kan gi styrket image for bedrift og medarbeidere
Lettere å bli kjent med hverandre (se og høre hverandre)
Mulighet for bedre informasjonsflyt
Hva er utfordringene?
Analyser og forskning viser at de største utfordringene med aktivitetsbaserte arbeidsplasser er ensidige fysiske bevegelsesmønstre, forstyrrende støy og avbrytende kommunikasjonsformer. Det viser seg at brukere ofte velger faste plasser og ikke bruker lokalene variert. Dermed har hovedhensikten med løsningen falt bort. Det er tre hovedårsaker til at dette skjer:
- Bevegelsesmønstre er vanedannet og derfor velger vi gjerne de samme plassene
- Kollegaer som skal samarbeide ønsker å plassere seg nær hverandre i lokalene
- De fleste medarbeidere liker å ha en fast plass fordi det føles trygt og godt
Avbrytelser, støy og IT-problemer er de største tidstyvene i den norske kontorarbeidsdagen. Tidstyver er kostbart for bedriften og frustrerende for medarbeidere. En svensk studie ledet av miljø-psykologen Helena Jahncke påviste at arbeidstakernes prestasjon forverres med mellom to og ti prosent når man oppfatter hva kollegaer sier sammenlignet med om det kun høres summing. Omtrent 230 000 svensker jobber i kontorlandskap, og forsiktig anslag har påvist at dette koster det svenske arbeidslivet over to milliarder kroner årlig. I Norge har Company Pulse analyser påvist en signifikant sammenheng mellom avbrytelser i kontorlandskap og medarbeidere som rapporterer at de er på etterskudd med arbeidsoppgaver.
Hva med lederrollen?
Aktivitetsbaserte arbeidsplasser kan redusere det fysiske overblikket i lokalet. Ledere må derfor forandre sitt lederskap i kontorlokalene ganske radikalt. Et fåtall ledere er dette bevisst og mangler kunnskap til ledelse av nye arbeidsformer.
Hvordan lykkes med aktivitetsbasert kontor og nye arbeidsformer?
Her er suksesskriteriene, basert på forskning, analyser og erfaringer:
Profesjonell analyse av arbeidsformene
Trådløs, sømløs og problemfri IT-infrastruktur
Mobilt og fleksibelt IT-utstyr av god kvalitet (skjerm og tastatur etc.)
Fleksibel møblering og optimal lydakustikk
Brukere som mestrer varierte fysiske bevegelsesmønstre
Lederskap tilpasset nye arbeidsformer
Tekst: Jan Kristian Karlsen, han er daglig leder i analyse- og rådgivingsselskapet Company Pulse AS. Foto: istock
