I disse ekstraordinære tider med restriksjoner for sosial omgang med venner, familie og kollegaer, så vil vi med «kontorjobb» uttrykke medfølelse med de som allerede er rammet av sykdom og jobbkonsekvenser som permitteringer, lønnsreduksjoner og oppsigelser. Svært mange av oss vil bli påvirket økonomisk, det er ikke et spørsmål om hvis, men når.
Også vi som kan klare oss uten å møte omgivelsene våre direkte men «bare» trenger PC for å gjøre en jobb blir påvirket av Korona situasjonen. I første rekke i form av at vi stiller (nesten) ikke lenger opp på kontoret, men må gjøre samme jobben fra hjemmekontor. Eller som skøyern på kontoret vil kalle det; «gjemmekontor»
Som leder kan det by på nye utfordringer å måtte forholde seg til å lede et team (kun) gjennom «digitale verktøy og kanaler»
Digitale team er heldigvis langt fra en ukjent arbeidsform, selv før Koronaen tvang dette frem i en mye større skala.
Google har identifisert 5 faktorer som forklarte hvorfor noen team er høyproduktive: 1) Psykisk trygghet (viktigst), 2) gjensidig avhengighet og tillit, 3)struktur og systematikk, 4)nødvendigheten av arbeidet (motivasjonstyper), 5)betydningen av arbeidet.
I følge BCG Lenke til et annet nettsted. viser «studie etter studie at team som jobber sammen på samme fysiske sted rapporterer høyere produktivitet, effektivitet og bedre beslutninger»
Øvrige faktorer Lenke til et annet nettsted. som kan øke risikoen for at en overgang til digitale team reduserer trivsel/produktivitet og øker utskiftingstakten blant ansatte er på lengre sikt: opplevd sosial isolasjon, redusert sosial tilhørighet til organisasjonen/teamet, og at «digitale ledere» oppleves som mindre «på» hva gjelder den ansattes behov for støtte.
Så, for å sikre at et team forblir høyproduktivt også når man fysisk er spredd for alle vinder og kun kan samles som et team via digitale løsninger, her er noen utfordringer og tilhørende forslag til løsninger.
Utfordring for digitalt hjemmearbeid vs. kontorarbeid | Mulig tiltak |
Leder av teamet: |
|
Digitale verktøy som erstatter det fysiske møtet | En rekke verktøy er tilgjengelig, hvor Microsoft Teams er et som er utbredt. |
Digitale verktøy som erstatter «audiovisuelle hjelpemidler» som tavler, mv. | Mural Lenke til et annet nettsted. og/eller Miro Lenke til et annet nettsted. er hjelpemidler som kan erstatte fysiske arbeidsmøter har som formål å drive med idémyldring og innovasjon |
Digitale verktøy som erstatter prosjektrommets statusoversikter ala «Big Visible Chart» (BVC Lenke til et annet nettsted.) | Asana Lenke til et annet nettsted., Monday Lenke til et annet nettsted., Trello Lenke til et annet nettsted. er noen visualiseringsverktøy for planlegging- og statuspresentasjon av oppgaver |
Redusert kvalitet i interaksjon og kommunikasjon | Som leder/møteorganisator av digitale møter må man være oppmerksom på viktigheten av, og støtte oppunder, Ikke-verbal kommunikasjon Lenke til et annet nettsted.. Kamerabruk/video kan avhjelpe dette. Eksplisitt invitt («taletid») til den enkelte om å dele synspunkter kan være en annen måte å sikre at alle stemmer blir hørt. Kommuniser tydelig og klart til teammedlemmene at du som leder er mer (enn noen gang) tilgjengelig for teamet og den enkelte Lenke til et annet nettsted.. Det er en god idé å ha hyppigere digitale møter enn når de samme møtene ble kjørt med teamet fysisk tilstede |
Redusert kvalitet i interaksjon og kommunikasjon | Gjør opptak av møtene, dermed sikrer du at de som evt. ikke kunne være med kan få samme detaljerte informasjon i ettertid |
Redusert eller manglende sosial interaksjon | «Den digitale kaffepraten»: Mye av den uformelle praten («kaffemaskin – og korridorpraten») forsvinner når teamet kun er samlet via digitale kanaler. Som leder kan du ved f.eks. å sette opp daglige småmøter av 10-15 min sørge for at den mer uformelle og (delvis) sosialt anlagte samhandlingen og kommunikasjonen blir ivaretatt |
Redusert eller manglende sosial interaksjon | «Det digitale Fredagsvinlotteriet», «Den digitale Mandags-quizen Lenke til et annet nettsted.», mange sosiale aktiviteter kan vi med litt forenkling/endring også gjennomføre digitalt. Ta i bruk verktøy som Kahoot Lenke til et annet nettsted., mv. |
|
|
Medarbeider i teamet: |
|
Hygieneutfordringer «hjemmekontoret» | Lag en god hjemmekontorplass: Tilstrekkelig avskjermet? «God nok» stol og pult? Ta med den eksterne PC-skjermen fra kontoret hjem? |
Eksisterende jobbrutiner brytes opp | Forsøk å holde på de rutiner du klarer fra arbeidsdagen: Morgenkaffe? Knekkebrød kl.10? Lunsj til vanlig tid? (og vanlig lengde). «Gå hjem» fra jobben til vanlig tid om mulig (les: legg fra deg jobben mentalt tilsvarende om du var fysisk på ditt vanlige arbeidssted) |
Redusert kvalitet i interaksjon og kommunikasjon | Ikke-verbal kommunikasjon Lenke til et annet nettsted. er viktig, men denne kommunikasjonsformen kan fort bli vanskeliggjort. Enten hindrene er av teknisk art (lav båndbredde, dårlig PC-mikrofon), eller en verktøystøtte som ikke legger opp til videokonferanse for alle møtedeltagerne, mv. Som medarbeider må man derfor være bevisst på at ens egen kommunikasjon må være mer eksplisitt i en digital sammenheng enn i et fysisk møte. |
Følger du som leder eller medarbeider disse tipsene, så er sjansen stor for at en evt. overgang til et (hel)digitalt arbeid ikke oppleves med negativt fortegn.
TEKST: Vidar Degrum. Han er forretningsrådgiver i Evry, innen operative tjenesteleveranser så vel som strategisk rådgiving. Han har økonomisk utdannelse, og har linje- og prosjektledererfaring.
