Reglene for ansattes representasjonsrettigheter i aksjeselskapenes styrende organer er regulert i allmennaksjeloven og aksjeloven, med tilhørende forskrifter. Vi vil i det følgende i all hovedsak referere til aksjelovens bestemmelser, da ordlyden hva gjelder ansatterepresentasjon er lik i allmennaksjeloven og aksjeloven. Bestemmelsene danner grunnlaget for ansattes rett til representasjon i styret, gjennom direkte valg av, og blant de ansatte.

Aksjelovens § 6-4 skiller mellom to situasjoner; i) der de ansatte kan kreve ansatterepresentanter i styret, og ii) der selskapet plikter å ha ansatterepresentanter i styret. Dette vil som nevnt avhenge av antall ansatte i selskapet.

Detaljerte regler om gjennomføringen av valg av ansatterepresentanter mv. fremgår av forskrift om de ansattes rett til representasjon i aksjeselskapers og allmenaksjeselskapers styret og bedriftsforsamling mv. av 20. juni 2014 nr. 850 («Representasjonsforskriften»).

Ansatterepresentanters rettigheter og plikter

Ansatterepresentanter har tilsvarende rolle, ansvar og oppgaver som ethvert annet medlem i styret. De ansatte i styret er valgt av og blant de ansatte, mens de øvrige styremedlemmer er valgt av aksjeeierne.

Alle styremedlemmer har, uavhengig av hvem de er valgt av, som oppgave å ivareta selskapet på best mulig måte, og har de samme rettigheter og plikter i styret om å ivareta selskapets interesser. De ansatte vil imidlertid kunne bringe inn et noe annet fokus sammenliknet med de andre styremedlemmene, og kan i tillegg bidra på en konstruktiv måte med sin kjennskap til det «indre livet» i virksomheten.

Styret er underordnet generalforsamlingen, men har det generelle, overordnede ansvar for forvaltningen, dvs. driften av selskapet. Styret skal sørge for forsvarlig organisering av virksomheten, fastsette planer og budsjetter for virksomheten i nødvendig utstrekning, holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelse og selskapets virksomhet for øvrig.

Krav til styrerepresentasjon

Skillet mellom situasjoner der de ansatte kan velge ansattrepresentanter og hvor de ansatte skal velge ansattrepresentanter, vil som nevnt ovenfor, avhenge av antall ansatte i selskapet.

I selskaper med;

• Flere enn 30 ansatte (der selskapet ikke har bedriftsforsamling): Kravet til ansatterepresentasjon i selskaper med flere enn 30 ansatte, men færre enn 50 er frivillig, og betinget av at det fremmes krav om det. I selskaper med 200 eller færre ansatte er det altså opp til de ansatte å kreve representasjon. Krav om styrerepresentasjon må fremsettes av et flertall (simpelt flertall) av de ansatte[1] Lenke til et annet nettsted.. Det er således ingen plikt for selskapet på eget initiativ å etablere slik representasjon med mindre antallet ansatte overstiger 200.
• Flere enn 50 ansatte (der selskapet ikke har bedriftsforsamling): Kravet til ansatterepresentasjon i selskaper med flere enn 50 ansatte, men færre enn 200 er også frivillig, og betinget av at det fremmes krav om det. I selskaper med 200 eller færre ansatte er det opp til de ansatte å kreve representasjon. Krav om styrerepresentasjon må fremsettes av et flertall (simpelt flertall) av de ansatte[2] Lenke til et annet nettsted.. Det er ingen plikt for selskapet på eget initiativ å etablere slik representasjon med mindre antallet ansatte overstiger 200.
• Flere enn 200 ansatte: Dersom selskapet har flere enn 200 ansatte og det er avtalt at selskapet ikke skal ha bedriftsforsamling, har de ansatte en utvidet representasjonsrett, som gir krav på at ett styremedlem med varamedlem eller to observatører i tillegg til den representasjon som følger av aksjeloven § 6-4 annet ledd (inntil en tredel og minst to av styrets medlemmer med varamedlemmer) Kravet til ansatterepresentasjon er her obligatorisk.

For å oppsummere; i selskaper med mer enn 30 ansatte (der ingen bedriftsforsamling er opprettet), kan de ansatte velge ansatterepresentanter, og i selskaper med mer enn 200 ansatte (når det er avtalt at selskapet ikke skal ha en bedriftsforsamling) skal de ansatte velge ansatterepresentanter. Dermed er det ikke et krav at selskapet på eget initiativ etablerer en slik representasjon med mindre antall ansatte overstiger 200. Hvis det mottas en forespørsel, må det etableres representasjon på styrenivå.

Valgprosessen

Valg skal ledes av et valgstyre, som formelt skal opprettes av selskapet i samarbeid med de ansattes tillitsvalgte. Valgstyret skal bestå av minst tre personer med stemmerett, hvorav en leder. De ansatte og selskapet skal ha minst en representant hver i valgstyret.

Valget skal være anonymt og skriftlig, og avstemningen kan gjøres elektronisk.

Valget skal foregå som flertallsvalg. Valget skal imidlertid foregå som forholdstallsvalg dersom minst en femtedel av de som har stemmerett eller lokale fagforeninger som representerer minst en femtedel av de som har stemmerett skriftlig krever det senest seks uker før valgdagen.

Valget skal foregå i valgkretser dersom et flertall av de ansatte eller lokale fagforeninger som representerer et flertall av de ansatte skriftlig krever det senest syv uker før valgdagen.

Valg av ansattrepresentanter skal finne sted annet hvert år. Funksjonstiden regnes fra valget og opphører ved avslutningen av den ordinære generalforsamling det året valgperioden utløper. Dersom de ansatte ikke har valgt nye representanter på dette tidspunktet, fungerer sittende styremedlemmer, observatører og varamedlemmer inntil nye er valgt.

Heltidsansatte har én stemme, mens deltidsansatte har en halv stemme. Deltidsstilling (i denne sammenheng) er et arbeidsforhold hvor det gjennomsnittlig arbeides mindre enn 50 % av normal arbeidstid. Personer som arbeider minst 50 % av normal arbeidstid regnes som ansatte i heltidsstilling.

Funksjonstid

En ansatterepresentant har både rett og plikt til en to-års funksjonsperiode, med mindre han eller hun slutter i selskapet, eller dersom det foreligger særlige forhold som gir ansatterepresentanten rett til å fratre før perioden er utløpt.

[1] Representasjonsforskriften § 8

[2] Representasjonsforskriften § 8. Retten til en tredel av styremedlemmene vil ha praktisk betydning i alle tilfeller hvor styret består av minst 6 medlemmer. Loven er ikke til hinder for at de ansatte velger å ha mindre representasjon enn det loven åpner for.